Projektmanagement-Kurs: Projektassistenz für Einsteiger: Basiswissen und erste Übungen

Projektassistenz ist eine der häufigsten Einstiegsfunktionen im Projektmanagement — und eine, bei der die Aufgaben weit über das Schreiben von Protokollen hinausgehen. Wer ein Projektteam wirklich unterstützen will, muss die Methoden verstehen, mit denen das Team arbeitet, und die Werkzeuge beherrschen, in denen Pläne, Fortschritte und Ressourcen gepflegt werden. Genau das vermittelt dieser Kurs: Basiswissen in Scrum und PRINCE2, agile Schätzmethoden und Priorisierungstechniken sowie praxisnahe Übungen mit Excel und MS Project. Der Kurs ist ausdrücklich für Einsteiger konzipiert — wer noch nie in einem Projektteam gearbeitet hat, ist hier genau richtig.

Modul 1 — Einführung in agile Arbeitsweise und Scrum Der erste Teil des Kurses vermittelt die konzeptionellen Grundlagen agiler Projektarbeit. Ausgangspunkt ist das Agile Manifest mit seinen vier Kernwerten und zwölf Prinzipien — ein Dokument, das seit 2001 die Grundlage fast aller agilen Methoden bildet. Darauf aufbauend wird das Scrum-Framework in seiner Gesamtheit erarbeitet: Rollen, Events, Artefakte und die Dynamik zwischen diesen Elementen. Besonderer Fokus liegt auf dem Verständnis der Funktion — warum gibt es ein Daily Scrum? Was ist der Unterschied zwischen Product Backlog und Sprint Backlog? Was leistet ein Product Owner, was kein Manager leistet?

• Prinzipien und Werte des Agilen Manifests
• Scrum-Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam
• Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Increment und Definition of Done
• Events: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective
• Best Practices für Sprint-Zeremonien in der Praxis
• Stakeholder-Einbindung und Anforderungsmanagement während des Sprints

Modul 2 — Erweiterte Scrum-Techniken und agile Werkzeuge Auf dem Scrum-Grundlagenwissen aufbauend behandelt dieses Modul konkrete Techniken für die tägliche Projektarbeit: Wie schätzt ein agiles Team Aufwände, und warum ist Story-Point-Schätzung der Zeitschätzung oft überlegen? Wie priorisiert ein Product Owner ein Backlog mit 80 Einträgen, wenn alles dringend erscheint? Kanban-Boards als visuelle Steuerungswerkzeuge werden hier eingeführt und von der Sprint-Planung abgegrenzt.

• Agile Schätzmethoden: Planning Poker, T-Shirt Sizing, Story Points
• Priorisierungstechniken für Product Backlogs: MoSCoW, WSJF
• Nutzung von Kanban-Boards zur Visualisierung von Arbeitsflüssen
• ScrumBan: hybride Kombination aus Scrum und Kanban
• Skalierte Scrum-Methoden für größere Teams (konzeptioneller Überblick)
• Umgang mit wechselnden Anforderungen im laufenden Sprint

Modul 3 — Einführung in PRINCE2 für die Projektassistenz PRINCE2 liefert den strukturierten Rahmen für klassische und hybride Projekte. Für Projektassistentinnen und -assistenten ist PRINCE2-Wissen besonders wertvoll, weil PRINCE2-Projekte eine klar definierte Dokumentenstruktur und Rollenstruktur haben — wer diese kennt, kann Meetings vorbereiten, Berichte einordnen und Managementdokumente pflegen, ohne jeden Prozessschritt selbst durchführen zu müssen. Dieser Block behandelt die Grundprinzipien und die zentralen Prozesse auf Basisniveau.

• Grundprinzipien von PRINCE2 (sieben Prinzipien, u. a. kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung, Managementphasen)
• PRINCE2-Themen: Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiken, Änderungssteuerung, Fortschritt
• Prozesse: Projektvorbereitung, Projektinitiierung, Phasensteuerung, Produktlieferung, Phasenübergang, Projektabschluss
• Rollenmodell und Managementdokumente in PRINCE2-Projekten
• Anpassung von PRINCE2 an unterschiedliche Projektarten
• Überblick: Wo ergänzen sich PRINCE2 und agile Methoden?

Modul 4 — Excel und MS Project für die Projektassistenz Wer als Projektassistenz arbeitet, kommt täglich mit Tabellen und Projektplänen in Kontakt. Dieser Block vermittelt den gezielten Einsatz von Excel für typische Projektassistenz-Aufgaben — von der einfachen Aufgabenliste bis zur Pivot-Auswertung von Sprint-Daten — sowie die Grundlagen von MS Project für die Arbeit mit klassischen Projektplänen.

• Excel für Projektplanung: Aufgabenlisten, Terminverfolgung, Fortschrittsberichte
• Scrum-Board in Excel erstellen und aktuell halten
• MS Project für die Planung und Nachverfolgung agiler und klassischer Projekte
• Ressourcenmanagement und Auslastungsberichte in MS Project
• Integration von Excel und MS Project für Zeitpläne und Statusberichte
• Einfache Dashboards für Projektleiter und Stakeholder aufbauen

Praxisblock — Fallstudien und Sprint-Simulation Der Kurs schließt mit einem intensiven Praxisteil, in dem alle erlernten Methoden und Werkzeuge in realistischen Fallstudien angewendet werden. Eine vollständige Sprint-Simulation — von Planning bis Retrospektive — steht im Mittelpunkt dieses Blocks.

• Agile Projektplanung und Priorisierung in einer Fallstudie
• Durchführung eines simulierten Sprints mit Daily Scrum und Retrospektive
• Scrum-Board-Simulation in Excel mit laufenden Aktualisierungen
• MS-Project-Übung: Zeitplan für ein klassisches Projekt erstellen und anpassen
• Fallstudie: Anforderungen priorisieren und Sprint planen
• Sprint Review vorbereiten und Ergebnisse präsentieren
• Teamdynamik und Stakeholder-Kommunikation in der Simulation erleben
• Dokumentation von Sprint-Ergebnissen nach PRINCE2-Logik
• Ressourcenplan für ein Projektteam in MS Project aufbauen
• Abschlussbericht für ein Übungsprojekt erstellen
• Einbindung agiler Methoden in bestehende klassische Arbeitsabläufe simulieren
• Skalierung agiler Ansätze auf eine größere fiktive Organisation skizzieren

Dieser Kurs wurde speziell für Einstiegspositionen in der Projektassistenz und Projektkoordination entwickelt. Angesprochen sind Personen, die erstmals in die Unterstützung von Projektteams einsteigen, sowie Büro- und Verwaltungsfachkräfte, die ihre Tätigkeit in Richtung Projektmanagement erweitern wollen. Das Programm eignet sich nicht für erfahrene Projektleiter — wer bereits selbstständig Projekte leitet, benötigt einen Practitioner-Kurs.

• Einsteiger in Projektassistenz und Projektkoordination ohne PM-Vorerfahrung
• Kaufmännische Fachkräfte, die in projektorientierten Unternehmen arbeiten
• Büro- und Verwaltungsangestellte, die den nächsten Karriereschritt machen wollen
• Personen, die sich nach Ausbildung oder kurzer Berufserfahrung neu orientieren
• Interessierte an Projektmanagement, die mit einer assistierenden Rolle beginnen

Theorie und Praxis sind in diesem Kurs eng verzahnt. Live-Sessions im virtuellen Klassenzimmer wechseln sich mit begleiteten Übungsblöcken ab. Die Sprint-Simulation und die Fallstudien sind Kernstücke des Programms: Sie erzeugen eine realistische Projekterfahrung, bevor die erste Stelle angetreten wird. MS-Project- und Excel-Übungen werden direkt am eigenen Computer durchgeführt. Das Combined-Learning-Format läuft überwiegend in Vollzeit; Teilzeitvarianten sind verfügbar.

Das Programm umfasst mehrere Wochen im Vollzeitformat. Die Kombination aus Scrum-Block, PRINCE2-Grundlagen und Tool-Teil ist als integriertes Paket konzipiert, das aufeinander aufbaut. Einzelne Modulblöcke können nicht separat gebucht werden — das Programm ist als Gesamtpaket für Einsteiger gedacht.

Das Programm bereitet optional auf die Scrum Foundation Zertifizierung vor. Wer die externe Prüfung ablegt und besteht, erhält das Scrum-Foundation-Zertifikat des jeweiligen Prüfungsanbieters. Alle Teilnehmenden erhalten zusätzlich eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung für das Gesamtprogramm. Diese trägerinterne Bescheinigung dokumentiert die vermittelten Inhalte und ist bei Bewerbungen als Nachweis der Kursabsolvierung anerkannt.

Die Rolle der Projektassistenz ist in vielen Unternehmen der direkteste Weg in das Projektmanagement — und der unterschätzteste. Wer als Projektassistenz anfängt und versteht, was im Projekt passiert, wird schnell zu einem unverzichtbaren Teil des Teams: nicht weil die Person Protokoll führt, sondern weil sie Methoden kennt, Werkzeuge beherrscht und Prozesse einordnen kann. Der Mehrwert der Methodenkombination in diesem Kurs liegt in der Breite: Scrum für agile Umgebungen, PRINCE2-Grundlagen für klassische und hybride Projekte, Excel und MS Project für die operative Werkzeugkompetenz. Wer nach dem Kurs eine Stelle als Projektassistenz antritt, ist auf sehr unterschiedliche Projektumgebungen vorbereitet — agile Startups genauso wie klassische Mittelstandsunternehmen mit PRINCE2-Rahmen. Besonders der Excel-MS-Project-Block unterscheidet diesen Kurs von reinen Methoden-Schulungen. Technische Tool-Kompetenz ist im Projektalltag der Unterschied zwischen einer Assistenz, die Aufgaben überträgt bekommt, und einer, die eigenständig Berichte erstellt, Pläne aktualisiert und Daten auswertet. Diese operative Handlungsfähigkeit ist für Einsteiger ein messbarer Kompetenzvorsprung.