Microsoft Project — Projektplanung und -steuerung

Projekte scheitern selten an fehlendem Fachwissen, häufig aber an mangelnder Planung und unzureichendem Ressourcenmanagement. Microsoft Project ist die meistgenutzte Projektmanagementsoftware in deutschen Unternehmen und bietet leistungsfähige Werkzeuge für Terminplanung, Ressourcenzuweisung, Fortschrittsüberwachung und Berichtswesen. In dieser Weiterbildung lernen Sie, MS Project von Grund auf sicher zu bedienen und Projekte aller Größenordnungen damit professionell zu planen, zu steuern und zu dokumentieren. Sie arbeiten mit realen Projektszenarios, üben die Feinabstimmung von Ressourcen und erlernen den Datenaustausch mit anderen MS-Office-Anwendungen.

Das erste Modul führt in die Grundlagen von Microsoft Project ein. Teilnehmende lernen die Benutzeroberfläche kennen, richten neue Projekte ein und erarbeiten die grundlegenden Konzepte der Projektplanung in der Software. Nach diesem Modul können sie eigenständig ein Projekt aufsetzen.

• Programmoberfläche, Menübereiche und Ansichten
• Projektstart, Kalendereinstellungen und Projektinformationen
• Vorgänge anlegen, benennen und strukturieren
• Meilensteine definieren und Phasen gruppieren
• Vorgangsdauer und Terminplanung
• Abhängigkeiten und Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen

Das zweite Modul befasst sich mit Ressourcen und ihrer Zuordnung zu Vorgängen, einem der kritischsten Bereiche jeder Projektplanung. Teilnehmende lernen, Ressourcenpools anzulegen, Auslastungen zu prüfen und Engpässe aufzulösen.

• Ressourcentypen: Arbeit, Material, Kosten
• Ressourcen anlegen, pflegen und dem Projekt zuweisen
• Auslastungsdiagramm und Ressourcenkonflikte erkennen
• Ressourcennivellierung manuell und automatisch durchführen
• Teilzeitressourcen und externe Dienstleister korrekt abbilden
• Kostenberechnung und Budgetplanung in MS Project

Das dritte Modul behandelt die Fortschrittsverfolgung und Berichtserstellung, also jene Funktionen, die das laufende Projektcontrolling ermöglichen. Teilnehmende lernen, Basislinien zu setzen, Fortschritte zu erfassen und Abweichungen zu analysieren.

• Baseline setzen und verwalten
• Fortschrittserfassung: Prozentwerte und tatsächliche Dauern
• Earned-Value-Analyse für fortgeschrittene Projektcontroller
• Berichtvorlagen nutzen und eigene Berichte erstellen
• Projektstatus für Lenkungskreise und Stakeholder aufbereiten
• Kritischen Pfad identifizieren und Terminrisiken sichtbar machen

Das vierte Modul widmet sich der Datenverwaltung, Formatierung und dem Datenaustausch mit anderen Anwendungen. Teilnehmende lernen, Projektdaten zu filtern, anzupassen und in anderen Formaten zu exportieren.

• Projektpläne formatieren, drucken und als PDF ausgeben
• Benutzerdefinierte Felder, Filter und Sortierungen
• Ansichten speichern und als Vorlagen nutzen
• Datenaustausch mit Excel, Outlook und SharePoint
• XML- und MPX-Export für externe Systeme
• Mehrprojektumgebungen und Masterprojekte verwalten

Ein umfangreicher Praxisteil verbindet alle Modulinhalte in realistischen Projektsimulationen. Die Aufgaben sind so aufgebaut, dass die Teilnehmenden MS Project in echten Berufssituationen einsetzen und die komplette Planungs- und Steuerungskette durchlaufen.

• Vollständige Planung eines fiktiven Bauprojekts von der Strukturplanung bis zur Ressourcenzuweisung
• Anlegen eines Softwareprojekts mit Sprint-Struktur und Meilensteinen
• Ressourcenkonflikt durch Nivellierung auflösen und Terminauswirkungen analysieren
• Baseline setzen und nach simulierter Projektverzögerung Soll-Ist-Vergleich erstellen
• Statusbericht für Auftraggeber aus MS Project generieren und formatieren
• Kalenderausnahmen für Feiertage und Sonderurlaubszeiten einpflegen
• Projektdaten nach Excel exportieren und dort weiterverarbeiten
• Filterkombinationen für individuelle Auswertungen erstellen
• Mehrere Projekte in einer Masterprojektdatei zusammenführen
• Kritischen Pfad visualisieren und Pufferzeiten im Gantt-Diagramm darstellen
• Kostenübersicht für das Projektbudget erstellen und prüfen
• Abschlussübung: vollständige Projektplanung mit Bericht und Abnahme durch Kursleitung

Der Praxisblock ist so aufgebaut, dass die Teilnehmenden schrittweise von einfachen Projekten zu komplexen Mehrprojektszenarien geführt werden. Die Aufgaben spiegeln reale Berufssituationen wider und trainieren das methodische Denken, das für professionelles Projektmanagement unerlässlich ist.

Dieser Kurs richtet sich an alle, die im beruflichen Umfeld Projekte planen, steuern oder koordinieren und dabei auf Microsoft Project setzen oder setzen wollen.

• Projektleiter/innen und Projektmanager/innen, die ihre Planungskompetenz mit professioneller Software unterstützen möchten
• Projektassistenten und Projektcontroller, die Termine, Ressourcen und Berichte verwalten
• Führungskräfte, die Projektstatus verfolgen und Berichte erstellen müssen
• Fachkräfte, die in neue Projektmanagementrollen wechseln und MS Project von Grund auf erlernen
• Teilnehmende anderer Projektmanagement-Weiterbildungen, die das Softwarewerkzeug ergänzend erlernen möchten

Der Kurs wird im Combined Learning durchgeführt und kombiniert selbstgesteuerte Lernphasen mit betreuten Übungseinheiten. In den Selbstlernphasen werden Programmbedienung und Konzepte erarbeitet. In den betreuten Einheiten stehen praktische Übungen, gemeinsame Fallbesprechungen und individuelle Fragen im Vordergrund. Die starke Praxisorientierung des Kurses stellt sicher, dass die Teilnehmenden MS Project nach Kursende direkt in ihrer beruflichen Tätigkeit einsetzen können.

Der Kurs dauert mehr als eine Woche bis zu einem Monat und wird in Vollzeit durchgeführt. Die kompakte Struktur ermöglicht eine zügige Qualifizierung ohne lange Unterbrechung des Berufslebens. Alle Kernthemen werden innerhalb des Kurszeitraums vollständig behandelt, sodass die Teilnehmenden den Kurs mit einem soliden und direkt anwendbaren Kenntnisstand abschließen.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des durchführenden Bildungsträgers. Dieses Dokument weist die erworbenen Kompetenzen in der Anwendung von Microsoft Project nach und wird von Arbeitgebern im Projektmanagementbereich anerkannt. Der Kurs bereitet nicht auf eine externe Microsoft-Zertifizierungsprüfung vor.

In der Praxis zeigt sich regelmäßig, dass Projektleiter ohne Softwareunterstützung wertvolle Planungszeit verlieren und Ressourcenkonflikte häufig zu spät erkennen. Wer MS Project sicher beherrscht, hat gegenüber Kolleginnen und Kollegen einen spürbaren Effizienzvorteil: Pläne werden schneller erstellt, Abweichungen früher sichtbar und Berichte professioneller aufbereitet. Das erhöht die Qualität der Projektarbeit und verbessert die eigene Position im Unternehmen. MS Project gehört in vielen Branchen zu den Standardwerkzeugen im Projektmanagement. Branchen wie Bau, IT, Pharma, Maschinenbau und Beratung setzen voraus, dass Projektmanager die Software beherrschen. Die in diesem Kurs erworbenen Kompetenzen sind damit ein Qualifikationsmerkmal, das auf Stellenanzeigen häufig explizit gefordert wird und den beruflichen Marktwert der Teilnehmenden steigert. Bei AZAV-zertifizierten Trägern ist die Weiterbildung in der Regel über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder der Jobcenter förderbar. Zusätzlich kommen je nach persönlicher Situation das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr, Rehabilitationsleistungen oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht. Eine Beratung durch die zuständige Vermittlungsfachkraft klärt, welche Förderung im Einzelfall möglich ist.