Agile und klassische Projektmanagement Methoden inkl. Outlook und Kanban

Dieser Kurs kombiniert drei aufeinander abgestimmte Bausteine: die Gegenüberstellung agiler und klassischer Projektmanagement-Methoden, den praktischen Umgang mit Microsoft Outlook als Organisationswerkzeug im Projektalltag sowie die Kanban-Methode als visuelles System zur Steuerung laufender Arbeit. Wer Projekte flexibel begleiten und dabei Arbeitsstände jederzeit sichtbar halten möchte, erhält hier eine praxisorientierte Kombination aus Methodenwissen und Werkzeugkompetenz.

Im ersten Modul stehen die klassischen Projektmanagement-Grundlagen im Mittelpunkt. Teilnehmende lernen, wie Projekte mit festen Phasen und einem strukturierten Terminplan gesteuert werden, und schaffen damit die Vergleichsbasis für die agilen Themen der folgenden Module.

• Projektdefinition, Projektziele und Stakeholder-Analyse
• Phasenmodelle und Vorgehen nach klassischer Methodik
• Erstellung von Projektstrukturplänen und Terminplänen
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung im Projektverlauf
• Risiko- und Änderungsmanagement in klassisch geführten Projekten
• Projektabschluss, Dokumentation und Auswertung

Das zweite Modul führt in agile Vorgehensweisen als Gegenmodell zur klassischen Planung ein. Der Schwerpunkt liegt auf dem Verständnis iterativer Zyklen und selbstorganisierter Teamarbeit als Grundlage für die spätere Vertiefung im Kanban-Modul.

• Werte und Prinzipien agiler Vorgehensmodelle
• Rollen in agilen Teams und deren Zusammenspiel
• Iterative Planungs- und Feedbackzyklen
• Priorisierungstechniken für Aufgaben und Anforderungen
• Umgang mit sich ändernden Anforderungen während der Projektlaufzeit
• Vergleich agiler und klassischer Steuerung anhand konkreter Beispiele

Der dritte Block behandelt Microsoft Outlook als zentrales Organisationswerkzeug. Die Teilnehmenden üben, wie E-Mail-Kommunikation, Terminplanung und Aufgabenverwaltung so eingerichtet werden, dass sie im Projektalltag tatsächlich Entlastung bringen.

• Postfach-Struktur, Ordner, Kategorien und Suchordner anlegen
• Regeln und Filter zur automatisierten E-Mail-Organisation einrichten
• Kalenderfreigaben, Terminserien und Besprechungsanfragen verwalten
• Aufgabenlisten und Erinnerungen für die Projektsteuerung nutzen
• Kontakte, Verteilerlisten und Gruppen für Projektteams pflegen
• Zusammenspiel von Outlook-Aufgaben mit visuellen Steuerungswerkzeugen

Das vierte Modul vertieft die Kanban-Methode als eigenständiges System zur Steuerung laufender Arbeit. Anders als im DevOps-orientierten Geschwisterkurs liegt der Fokus hier konsequent auf dem visuellen Board als Steuerungsinstrument für Teams mit kontinuierlichem Arbeitsfluss.

• Herkunft und Grundprinzipien der Kanban-Methode
• Aufbau eines Kanban-Boards mit Spalten und Zuständen
• Festlegung und Wirkung von Work-in-Progress-Limits
• Visualisierung von Engpässen und Ableitung von Verbesserungen
• Kennzahlen zur Steuerung des Arbeitsflusses, etwa Durchlaufzeit
• Einführung von Kanban in bestehende Teamstrukturen

Im begleitenden Praxisteil wenden die Teilnehmenden das Gelernte an konkreten Übungsszenarien an, wobei bewusst zwischen Methodik, Outlook-Praxis und Kanban-Anwendung gewechselt wird.

• Erstellung eines Projektstrukturplans für ein Beispielprojekt
• Aufbau eines eigenen Kanban-Boards für ein laufendes Übungsprojekt
• Festlegen sinnvoller Work-in-Progress-Limits für ein Beispielteam
• Aufbau einer Outlook-Ordnerstruktur für ein Projektpostfach
• Einrichten von Regeln zur automatischen E-Mail-Sortierung
• Planung einer Terminserie mit mehreren Projektbeteiligten
• Analyse eines simulierten Kanban-Boards auf Engpässe
• Übertragung von Outlook-Aufgaben in ein Kanban-Board
• Diskussion, wann Kanban und wann klassische Terminplanung sinnvoller ist
• Bearbeitung eines Fallbeispiels mit kontinuierlich eintreffenden Aufgaben
• Auswertung von Durchlaufzeiten anhand eines Beispieldatensatzes
• Zusammenführung von Outlook-Terminen und Kanban-Board zu einer Projektübersicht

Der Kurs legt Wert darauf, dass Outlook- und Kanban-Praxis nicht getrennt voneinander stehen, sondern gemeinsam an denselben Übungsprojekten geübt werden. So wird sichtbar, wie ein digitales Postfach und ein visuelles Board sich im Arbeitsalltag ergänzen können. Am Ende jedes Themenblocks werden die Inhalte in kurzen Übungssequenzen gefestigt, bevor der nächste Baustein aufgebaut wird. So entsteht ein durchgängiger roter Faden von der klassischen Planung über die agile Steuerung bis zur Kanban-Praxis.

Der Kurs richtet sich an Personen, die Projekte oder laufende Arbeitsprozesse koordinieren und dafür Methodenwissen mit sichtbaren, visuellen Steuerungswerkzeugen verbinden möchten. Angesprochen sind insbesondere Berufstätige, die häufig mit kontinuierlich eintreffenden Aufgaben statt mit klar abgegrenzten Projektphasen arbeiten.

• angehende Projektmanagerinnen und Projektmanager
• Projektmitarbeitende, die Outlook intensiver für die Teamorganisation nutzen möchten
• Fachkräfte, die von klassischer zu agiler Projektsteuerung wechseln
• Teammitglieder, die Arbeitsabläufe mit Kanban-Boards sichtbar machen möchten
• Berufsrückkehrende, die ihre Projektmanagement-Kenntnisse auffrischen möchten

Die drei Themenstränge werden im Wechsel unterrichtet, sodass Methodenwissen, Outlook-Praxis und Kanban-Anwendung sich gegenseitig stützen. Theoretische Einführungen münden jeweils in Übungen an einem durchgehenden Beispielprojekt, an dem sowohl Terminplanung als auch Board-Steuerung geübt werden. Kurze Gruppendiskussionen zu Engpässen und Priorisierung ergänzen die praktischen Übungen.

Der Kurs ist so aufgebaut, dass die drei Themenblöcke Projektmanagement-Methodik, Outlook und Kanban zeitlich aufeinander abgestimmt durchlaufen werden. Der Umfang richtet sich nach den individuellen Lernvoraussetzungen und wird zu Kursbeginn mit den Teilnehmenden abgestimmt.

Der Kurs schließt mit einer qualifizierten Teilnahmebescheinigung des Kursanbieters ab, die die behandelten Themenfelder und erworbenen Kompetenzen dokumentiert. Eine externe Zertifizierungsprüfung ist nicht Bestandteil dieses Kurses.

Viele Arbeitsbereiche sind heute weniger von klar abgegrenzten Projektphasen geprägt als von kontinuierlich eintreffenden Aufgaben, die sichtbar gesteuert werden müssen. Dieser Kurs greift genau das auf, indem er klassische und agile Methoden zunächst gegenüberstellt und anschließend mit der Kanban-Methode ein konkretes Werkzeug für die visuelle Steuerung solcher Arbeitsflüsse vermittelt. Die Outlook-Kompetenzen werden dabei nicht losgelöst unterrichtet, sondern direkt mit dem Kanban-Board verzahnt: Teilnehmende erleben, wie E-Mail-Aufgaben und Termine aus Outlook in ein visuelles Board überführt werden und wie beide Werkzeuge sich sinnvoll ergänzen. Wer nach diesem Kurs in sein Team zurückkehrt, kann nicht nur begründen, ob ein Projekt eher klassisch oder agil gesteuert werden sollte, sondern verfügt mit Kanban auch über ein direkt einsetzbares Werkzeug, um laufende Arbeit sichtbar und nachvollziehbar zu organisieren.