Back Office Einkauf mit Microsoft Office

Dieser Kurs vermittelt auf Basis von Microsoft Office alle Grundlagen für den sicheren Umgang mit verbreiteten Büroprogrammen und verbindet sie mit den kaufmännischen Prozessen des Einkaufs und der Auftragsbearbeitung. Beginnend mit dem PC und dem Betriebssystem Windows lernen Sie die Datei- und Ordnerstruktur kennen und eignen sich auch ohne technische Vorkenntnisse die gängigen Programme an. Sie erwerben Kenntnisse in Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Online-Korrespondenz und Bildbearbeitung. Für die kaufmännische Tätigkeit lernen Sie die Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen kennen – von der Angebotserstellung über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung – und bearbeiten diese mit einer ERP-Software. So entsteht ein praxisnahes Profil für das Back Office im Einkauf und in der Auftragsbearbeitung.

Der Kurs verbindet eine solide Office-Grundbildung mit den kaufmännischen Abläufen des Einkaufs. So lernen Sie nicht nur Programme, sondern auch die Prozesse, in denen sie eingesetzt werden. Den Einstieg bilden PC-Grundlagen und Dateiorganisation.

• Umgang mit Tastatur und Maus
• Dateien und Verzeichnisse
• Externe Laufwerke und Drucker

Den größten Raum nehmen die Office-Anwendungen ein.

• Textverarbeitung, Formatierung und Drucken mit Microsoft Word
• Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Abbildungen und Formen
• Serienbriefe erstellen
• Tabellen und Formeln in Microsoft Excel
• Präsentationen mit PowerPoint

Zur modernen Büroarbeit gehören Kommunikation und Bildbearbeitung.

• Internet und Suchmaschinen
• E-Mails, Termine und Besprechungen mit Outlook
• Bilder retuschieren und korrigieren mit einem Grafikprogramm

Den kaufmännischen Schwerpunkt bilden die Wertschöpfungsprozesse.

• Die Wertschöpfungskette vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung
• Bearbeitung der Vorgänge mit einer ERP-Software
• Überblick über Unternehmensorganisation und -steuerung
• Grundlagen des Controllings

Im praktischen Teil bearbeiten Sie typische Vorgänge des Einkaufs und der Auftragsbearbeitung mit Office- und ERP-Software und durchlaufen die Wertschöpfungskette an konkreten Beispielen. So wird greifbar, wie Bürowerkzeuge und kaufmännische Prozesse zusammenwirken. Ein wichtiger Lerneffekt ist, dass die einzelnen Belege – Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung – Teil eines zusammenhängenden Ablaufs sind, den Sie im Back Office sicher begleiten können. Damit Werkzeuge und Prozesse zusammenfinden, bearbeiten Sie typische Vorgänge des Einkaufs vollständig und durchlaufen die Wertschöpfungskette an konkreten Beispielen.

• Einholen und Vergleichen von Angeboten
• Erstellen einer Bestellung im ERP-System
• Erfassen und Prüfen des Wareneingangs
• Abgleich von Lieferschein und Bestellung
• Prüfen und Verbuchen der Eingangsrechnung
• Pflege von Lieferanten- und Artikelstammdaten
• Erstellen von Serienbriefen für die Korrespondenz mit Lieferanten
• Aufbereiten von Auswertungen und Übersichten in Excel
• Erstellen von Präsentationen für interne Abstimmungen
• Organisieren von Terminen und Aufgaben mit Outlook
• Ablegen und Dokumentieren der Vorgänge in sinnvoller Struktur
• Einordnen der Vorgänge in Unternehmensorganisation und Controlling

So wird greifbar, wie die einzelnen Belege und Programme zu einem geordneten Beschaffungsprozess zusammenwirken. Sie lernen, den Ablauf nicht nur in Teilen, sondern als Ganzes zu überblicken und zuverlässig zu begleiten.

Der Kurs richtet sich an Personen, die im Büro arbeiten möchten, einschließlich Quereinsteiger ohne Erfahrung mit der Eingabe von Texten und Daten am PC.

• Quereinsteiger, die im Büro oder Einkauf Fuß fassen möchten
• Personen mit Grundlagenwissen in der Auftragserfassung
• Mitarbeitende, die tägliche Routinen im Unternehmen übernehmen wollen
• Interessierte, die die Warenwirtschaft in weiteren Modulen vertiefen möchten

Der Kurs ist praxisorientiert und legt Wert darauf, dass Sie auch ohne Vorkenntnisse und ohne Prüfungsstress sicher werden. Erklärungen werden unmittelbar an eigenen Dokumenten und an Beispielvorgängen angewendet. Laut den vorliegenden Angebotsdaten wird der Kurs überwiegend als Combined Learning angeboten, also als Mischung aus angeleitetem Unterricht und betreuten Übungsphasen, in der Regel in Vollzeit.

Wegen des breiten Themenspektrums von der PC-Grundbildung bis zu den Wertschöpfungsprozessen ist der Kurs umfangreicher als ein einzelnes Office-Modul. Die ausgewerteten Termindaten zeigen überwiegend eine Dauer von mehr als drei Monaten bis zu sechs Monaten in Vollzeit, abhängig von Anbieter und Zeitmodell.

Zum Abschluss erhalten Sie in der Regel ein trägerinternes Zertifikat beziehungsweise eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die die behandelten Inhalte ausweist. Eine staatliche Prüfung ist nicht Teil des Kurses; die konkrete Bezeichnung des Nachweises unterscheidet sich je nach Bildungsträger.

Büro- und Sachbearbeitungstätigkeiten gehören zu den am häufigsten nachgefragten Aufgaben, und sichere Office-Kenntnisse sind dabei eine Grundvoraussetzung. Wer zusätzlich die kaufmännischen Prozesse versteht und mit einer ERP-Software umgehen kann, ist im Back Office von Einkauf und Auftragsbearbeitung besonders gut einsetzbar. Besonders wertvoll ist, dass der Kurs Werkzeug- und Prozesswissen verbindet. Sie lernen nicht isoliert einzelne Programme, sondern verstehen, wie Belege und Abläufe zusammenhängen. Damit können Sie Routineaufgaben eigenständig und zuverlässig erledigen und das Team spürbar entlasten. Gerade für Quereinsteiger ist der Kurs ein realistischer Einstieg in die Bürowelt, weil er bei den Grundlagen ansetzt und Schritt für Schritt zu kaufmännischer Handlungskompetenz führt. Hinzu kommt, dass Einkauf und Auftragsbearbeitung in nahezu jedem Unternehmen anfallen und damit ein breites Einsatzfeld bieten. Wer die gängigen Belege und ihren Ablauf kennt und sie sowohl in Office als auch in einer ERP-Software bearbeiten kann, ist im Back Office vielseitig einsetzbar. Gerade die Verbindung aus sicherem Office-Handwerk und Prozessverständnis hebt das Profil über reine Schreibtätigkeiten hinaus. Damit eröffnet der Kurs einen verlässlichen Einstieg in kaufmännische Tätigkeiten mit Entwicklungsmöglichkeiten in Einkauf und Sachbearbeitung. Für Arbeitsuchende ist der Kurs bei AZAV-zertifizierten Trägern in der Regel über einen Bildungsgutschein förderbar; je nach persönlicher Situation kommen außerdem das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr, Leistungen zur Rehabilitation oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht.