Büroassistent/in mit vorbereitender Buchhaltung

Die Weiterbildung zur Büroassistentin mit vorbereitender Buchhaltung vermittelt alle wesentlichen Kenntnisse und Fertigkeiten, die für eine professionelle Tätigkeit in Büros, Sekretariaten und kaufmännischen Abteilungen erforderlich sind. Der Kurs verbindet drei Themenschwerpunkte zu einem kohärenten Gesamtprogramm: erstens die sichere Bedienung von MS Word als wichtigstes Textverarbeitungswerkzeug im Büroalltag, zweitens die Grundlagen der vorbereitenden Buchhaltung einschließlich kaufmännischen Rechnens und Buchführungsrecht, und drittens die organisatorischen Kernaufgaben eines modernen Sekretariats und Büros. Dieses Lernpaket ist auf Personen zugeschnitten, die einen strukturierten und praxisnahen Einstieg in kaufmännisch-verwaltende Berufsfelder suchen.

Der erste Themenblock widmet sich der professionellen Textverarbeitung mit MS Word. Ob einfache Schreiben oder komplexe Seriendruckdokumente — MS Word ist das zentrale Arbeitswerkzeug in jedem Büro. Die Teilnehmenden lernen das Programm von Grund auf kennen und erweitern ihre Kompetenzen bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen.

• MS Word kennenlernen und Benutzeroberfläche verstehen
• Grundlegende Techniken der Textbearbeitung und Zeichenformatierung
• MS Word individualisieren, Optionen und Ansichten anpassen
• Textarbeit: Suchen, Ersetzen, Autokorrektur und Rechtschreibprüfung nutzen
• Text, Absätze und Dokumente formatieren, Gliederungsebenen verwenden
• Seitenlayout, Ränder, Ausrichtung und Druckbereiche einrichten
• Dokumentvorlagen erstellen, speichern und wiederverwenden
• Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Abschnittsumbrüche
• Abbildungen und Formen einfügen, positionieren und bearbeiten
• Arbeiten mit Tabellen, Zeilen und Spalten formatieren und berechnen
• Seriendruck mit Datenquellen verbinden, Umschläge und Etiketten erzeugen
• Korrekturhilfen einsetzen, Druckoptionen konfigurieren

Der zweite Themenblock behandelt kaufmännisches Rechnen und vorbereitende Buchhaltung. Die Buchführung ist die Grundlage jeder betrieblichen Transparenz. Hier werden sowohl mathematische Grundlagen als auch buchhalterische Konzepte eingeführt. Die Buchführung ist die Grundlage jeder betrieblichen Transparenz. Hier werden sowohl mathematische Grundlagen als auch buchhalterische Konzepte eingeführt.

• Kaufmännisches Rechnen: Prozentrechnung, Dreisatz, Rabatten und Zuschlägen
• Kontenarten, Kontenrahmen und Kontenplan im Überblick
• Buchungssätze und Buchungsverfahren für typische Geschäftsvorfälle
• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und gesetzliche Pflichten
• Umsatzsteuer berechnen, Vorsteuerabzug und Steuersätze unterscheiden
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einfache Abschlüsse vorbereiten

Der dritte Themenblock umfasst Sekretariats- und Büroorganisation. Erst das Zusammenspiel von Schreibkompetenz und Organisationstalent macht eine Büroassistenz wirklich wertvoll. Dieser Bereich vermittelt die praktischen Alltagskompetenzen für den Sekretariatsberuf.

• Professionelle Korrespondenz nach DIN 5008, Geschäftsbriefe und E-Mails verfassen
• Zeit- und Terminmanagement, Prioritäten setzen und Kalender führen
• Protokollführung und Dokumentation für Besprechungen
• Ablage und Dokumentenmanagementsysteme effizient nutzen

Ergänzend absolvieren die Teilnehmenden praxisnahe Übungsaufgaben, in denen alle drei Themenbereiche angewendet werden.

• Erstellen von Angebots- und Auftragsbestätigungsschreiben mit MS Word
• Anlegen und Pflegen einer Kontaktliste mit Seriendruck
• Buchungssätze für Warenein- und -ausgänge formulieren
• Einfache Umsatzsteuerberechnung für typische Belege durchführen
• Aufbereitung von Protokollen nach einer simulierten Besprechung
• Strukturiertes Ablegen von Dokumenten in einem simulierten Bürosystem
• Erstellen eines Terminplans für eine Projektwoche
• Verfassen eines vollständig formatieren Geschäftsbriefes mit Fußzeile und Briefkopf
• Anlegen einer Dokumentvorlage für interne Berichte
• Überprüfung und Korrektur eines fehlerhaften Buchungssatzes
• Kalkulationsübung mit Rabatten und Mehrwertsteuer
• Erstellung eines Serienbriefes für eine fiktive Kundenliste

Die Weiterbildung schließt alle drei Bereiche in einem abgestimmten Curriculum zusammen, sodass die Lerninhalte aufeinander aufbauen und sich gegenseitig verstärken. Praxisnahe Aufgaben, Fallbeispiele und Übungsdokumente sichern den Transfer ins reale Arbeitsleben.

Diese Weiterbildung richtet sich an Menschen, die einen strukturierten Einstieg in kaufmännisch-verwaltende Berufsfelder suchen oder nach einer Pause ins Erwerbsleben zurückkehren möchten. Auch Quereinsteiger ohne kaufmännische Ausbildung, die erste fundierte Kenntnisse erwerben wollen, profitieren von diesem Kurs.

• Wiedereinsteiger nach Elternzeit, Pflegepause oder längerem Krankheitsaufenthalt
• Quereinsteiger aus anderen Branchen, die in ein Büroumfeld wechseln möchten
• Personen mit allgemeiner Schulausbildung ohne abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich
• Migranten mit deutschem Sprachniveau B1 bis B2, die schnell in den Arbeitsmarkt einsteigen wollen
• Personen, die erste Buchführungsgrundlagen für die Selbstständigkeit oder eine Assistenzstelle benötigen

Die Weiterbildung wird im Combined Learning-Format angeboten und verbindet präsenz- und onlinebasierte Lernphasen miteinander. Didaktisch werden theoretische Einführungen durch unmittelbare Praxisaufgaben ergänzt, sodass jede neue Kompetenz direkt angewendet wird. Kursbegleitend stehen Übungsdokumente, Muster-Buchungssätze und Textvorlagen zur Verfügung, die den Alltag authentisch simulieren. Trainerinnen und Trainer begleiten die Lernenden individuell, geben Feedback und unterstützen beim Transfer des Gelernten. Lerneinheiten wechseln zwischen angeleiteten Übungen am Computer und eigenständiger Projektarbeit, sodass selbstgesteuerte Lernphasen eingeübt werden.

Die Weiterbildung dauert mehr als drei Monate und bis zu sechs Monate. Sie wird überwiegend in Vollzeit durchgeführt, einzelne Anbieter bieten auch Teilzeitvarianten an. Der Gesamtumfang ist auf eine vollständige berufliche Handlungsfähigkeit in kaufmännischen Assistenztätigkeiten ausgelegt und beinhaltet sowohl Unterrichtsstunden als auch betreute Übungsphasen. Das Combined-Learning-Format erlaubt dabei flexible Übergänge zwischen Präsenz- und Onlinephasen, was die Vereinbarkeit mit familiären Verpflichtungen erleichtert.

Bei erfolgreichem Abschluss der Weiterbildung erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des jeweiligen Bildungsträgers. Dieses Zertifikat dokumentiert die absolvierten Inhalte und erworbenen Kompetenzen gegenüber Arbeitgebern und kann in Bewerbungsunterlagen aufgeführt werden. Es handelt sich um kein staatlich anerkanntes Berufsabschluss-Zertifikat, sondern um eine qualifizierte Bescheinigung, die den Arbeitgebern zeigt, welche konkreten Fertigkeiten erworben wurden. Mehrere renommierte Bildungsträger stellen dieses Zertifikat aus, darunter SBW GmbH, VHS Offenburg und weitere AZAV-zertifizierte Anbieter.

Diese Weiterbildung öffnet den Zugang zu einer breiten Palette kaufmännischer Assistenzberufe, in denen sowohl Büroorganisation als auch buchhalterische Vorkenntnisse verlangt werden. Unternehmen verschiedenster Branchen — vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum mittelständischen Dienstleistungsunternehmen — suchen kontinuierlich nach Mitarbeitenden, die selbstständig Korrespondenz führen, Buchungsunterlagen vorbereiten und Büroprozesse reibungslos koordinieren können. Durch die Kombination dieser Kompetenzen in einem einzigen Lehrgang sparen Absolventen Zeit und steigen mit einem klar umrissenen Qualifikationsprofil ins Berufsleben ein. Für Personen in Übergangssituationen — sei es Rückkehr nach Elternzeit, Berufswechsel oder erste Berufsaufnahme nach einer Weile — bietet dieser Kurs eine realistische und strukturierte Möglichkeit, in kurzer Zeit beschäftigungsfähig zu werden. Die Fördermöglichkeiten über den Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit bzw. des Jobcenters machen die Teilnahme für viele Menschen ohne eigene Investition zugänglich. Ebenso sind Förderungen nach dem Qualifizierungschancengesetz, über die Deutsche Rentenversicherung und — für Angehörige der Bundeswehr — über die Berufsförderung möglich. Längerfristig bietet das erworbene Wissen eine solide Basis für weiterführende Qualifikationen in der Finanzbuchhaltung, im Controlling oder im Projektmanagement. Wer nach dieser Weiterbildung erste Berufserfahrungen gesammelt hat, kann mit gezielten Aufbaukursen in Richtung Bilanzbuchhaltung oder kaufmännische Sachbearbeitung weiterwachsen und so einen kontinuierlichen Karrierepfad im kaufmännischen Bereich aufbauen.