Büro-Experte/in — Einkauf und Rechnungswesen

Diese Weiterbildung qualifiziert Quer- und Wiedereinsteiger für anspruchsvolle kaufmännische Aufgaben in Einkauf und Rechnungswesen. Sie ist als Aufbaukurs konzipiert und setzt grundlegende Kenntnisse in Buchführung, Auftragserfassung sowie Microsoft Word und Excel voraus. Im Zentrum stehen die umfassende Vertiefung der Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft, der Einstieg in Kostenrechnung und Bilanzierung sowie die praktische Arbeit mit ERP-Software. Ergänzend werden Personalwirtschaft, Anlagenwirtschaft und betriebliche Statistik behandelt. Wer diesen Kurs abschließt, ist in der Lage, eigenständig die täglichen Routinen im Rechnungswesen zu bewältigen und darüber hinaus komplexere buchhalterische Aufgaben zu übernehmen — von der Erstellung des Jahresabschlusses bis zur Bearbeitung von Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung.

Die Weiterbildung gliedert sich in thematisch klar abgegrenzte Module, die aufeinander aufbauen. Zunächst werden die Office-Grundlagen vertieft, bevor das Hauptthema — Buchführung, Rechnungswesen und Warenwirtschaft — in der ganzen Breite behandelt wird. ERP-Praxis und kaufmännische Querschnittsthemen runden die Inhalte ab. Microsoft Office — Word und Excel bilden den ersten Abschnitt. Solide Office-Kenntnisse sind in kaufmännischen Büroberufen unverzichtbar. Dieser Block stellt sicher, dass alle Teilnehmenden beide Programme auf dem für die weiteren Module benötigten Niveau beherrschen.

• Microsoft Word: Benutzeroberfläche, Dokumentenformatierung, Tabulatoren und Inhaltsverzeichnisse
• Word: Serienbriefe erstellen und automatisierte Korrespondenz einrichten
• Microsoft Excel: Zellen, Arbeitsmappen und Dateiverwaltung
• Excel: Formeln und Funktionen (SUMME, WENN, SVERWEIS, DATUM)
• Excel: Diagramme und Grafiken aus Tabellendaten erstellen

Finanzbuchhaltung und Buchführung sind der inhaltliche Kern der Weiterbildung. Hier werden die Grundlagen der doppelten Buchführung sowie die praktische Belegerfassung und Kontenführung vermittelt.

• Aufgaben und Bedeutung der Buchführung im Unternehmen
• Belegerfassung: Belege prüfen, kontieren und buchen
• Kontenrahmen und Kontenplan: SKR03/SKR04 im Überblick
• Doppelte Buchführung: Soll und Haben, Buchungssätze für typische Geschäftsvorfälle
• Umsatzsteuer, Vorsteuer und Buchung von Steuervorgängen

Kalkulation, Kostenrechnung und Bilanzierung vertiefen das Rechnungswesen auf betriebswirtschaftlicher Ebene. Hier lernen Teilnehmende, über reine Buchhaltungsroutinen hinaus zu denken und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zu verstehen.

• Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger unterscheiden
• Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung durchführen
• Preisgestaltung: Kostenaufschlagsverfahren und Deckungsbeitrag
• Jahresabschluss: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorbereiten
• Bewertungsregeln für Vorräte, Anlagen und Forderungen

Personalwirtschaft, Anlagenwirtschaft und Statistik bilden den dritten thematischen Abschnitt. Diese Querschnittsthemen sind in kaufmännischen Berufen mit Spezialisierung auf Einkauf und Rechnungswesen regelmäßig relevant.

• Personalaufwendungen buchen: Gehälter, Lohnnebenkosten, Sozialversicherung
• Personalwirtschaft im Überblick: Stellenplanung, Aufgabenverteilung
• Anlagenwirtschaft: Zugänge, Abgänge, lineare Abschreibung
• Statistik: Daten darstellen, Tabellen lesen, einfache statistische Kennzahlen
• Buchführungsvergleich: Unterschiede Einnahmen-Überschuss-Rechnung und doppelte Buchführung

Im praktischen Anwendungsblock werden alle Kursinhalte anhand von vollständigen Wertschöpfungsprozessen in einer ERP-Software praktisch geübt.

• Angebot in der ERP-Software erfassen und Auftragsbestätigung erzeugen
• Lieferschein und Rechnung aus dem Auftrag generieren
• Wareneingänge buchen und Bestandsveränderungen nachvollziehen
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung in der ERP-Software bearbeiten
• Auswertungen und Berichte aus dem ERP-System generieren
• Vollständigen Buchungsvorgang für einen Geschäftsmonat in Excel nachbauen
• Jahresabschluss vorbereiten: Buchungen zum Jahresende, Inventur, Bilanzaufstellung
• Kostenstellenrechnung anhand eines Praxisbeispiels vollständig durchführen
• Serienbriefe für Mahnung und Angebote in Word erstellen
• Statistik: betriebliche Kennzahlen berechnen und in Diagrammen darstellen
• Fallstudie Büro-Alltag: mehrere Geschäftsvorfälle eines fiktiven Unternehmens bearbeiten
• Abschlusspräsentation: Ergebnisse der Fallstudie vorstellen und erläutern

Alle Übungen sind an reale Unternehmenssituationen angelehnt. Praxisaufgaben aus der täglichen Büroarbeit — von der Rechnungserfassung bis zur Monatsauswertung — sichern, dass das Gelernte direkt in berufliche Handlungskompetenz überführt werden kann.

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die kaufmännische Tätigkeiten mit Schwerpunkt Einkauf und Rechnungswesen anstreben und bereits über ein Grundlagenwissen in Buchführung und Bürosoftware verfügen.

• Quer- und Wiedereinsteiger mit kaufmännischen Grundkenntnissen
• Personen, die nach einer Berufspause ihre Kenntnisse aktualisieren wollen
• Fachkräfte aus verwandten Berufen, die sich in Richtung Buchhaltung und Einkauf weiterentwickeln wollen
• Beschäftigte, die eigenständig buchhalterische Routinen übernehmen sollen
• Arbeitsuchende, die eine klare kaufmännische Spezialisierung anstreben

Die Weiterbildung wird im Combined-Learning-Format angeboten. Neue Inhalte werden in geführten Unterrichtseinheiten eingeführt, ergänzt durch Selbstlernphasen mit praxisorientierten Übungsaufgaben. ERP-Software und Office-Programme werden am Computer direkt geübt. Fallstudien und praxisnahe Szenarien ermöglichen es, das Gelernte in realitätsnahen Kontexten anzuwenden. Regelmäßige Lernstandskontrollen helfen Teilnehmenden, offene Fragen frühzeitig zu klären. Gemeinsame Besprechungen und Korrekturen stärken das Verständnis und fördern die Eigenständigkeit.

Der Kurs dauert mehr als drei Monate bis zu sechs Monate in Vollzeit. Dieser Zeitrahmen ist dem umfangreichen Curriculum geschuldet: Von Microsoft Office über Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bis zu ERP-Praxis und Jahresabschluss werden alle Themen gründlich behandelt. Die täglichen Lerneinheiten sind auf maximalen Lerntransfer ausgelegt und verbinden Theorie mit direkter praktischer Anwendung am Computer.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des Bildungsanbieters. Dieses Dokument bestätigt die erworbenen Kompetenzen in kaufmännischem Rechnungswesen, Einkauf, ERP-Praxis und Microsoft Office. Ein IHK-Abschluss oder staatlich anerkannter Berufsabschluss ist damit nicht verbunden, die Bescheinigung ist jedoch ein anerkannter Nachweis in Bewerbungsverfahren und kann den Einstieg in einschlägige kaufmännische Tätigkeiten wirksam unterstützen.

Fachkräfte, die sowohl buchhalterische Grundlagen als auch Warenwirtschaft und ERP-Praxis beherrschen, sind in kleinen und mittelständischen Unternehmen, im Einkauf, in der Finanzbuchhaltung und in der allgemeinen kaufmännischen Verwaltung gefragt. Diese Kombination aus theoretischem Wissen und konkreter Softwarekompetenz ist das Alleinstellungsmerkmal dieser Weiterbildung: Sie qualifiziert nicht nur für Routinetätigkeiten, sondern bereitet auf die eigenständige Übernahme buchhalterischer Verantwortung vor. Wer nach diesem Kurs im Beruf steht, kann sofort produktiv Buchungen erfassen, Lieferscheine und Rechnungen im ERP-System bearbeiten, Kosten zuordnen und an der Vorbereitung von Jahresabschlüssen mitwirken. Das spart Einarbeitungszeit und erhöht die Attraktivität für Arbeitgeber, die keine langen Onboarding-Phasen planen können. Für Wiedereinsteiger ist dieser Kurs außerdem eine gezielte Auffrischung, die den Anschluss an aktuelle Softwarestandards und moderne Buchführungsverfahren sicherstellt. Bei AZAV-zertifizierten Bildungsträgern ist dieser Kurs in der Regel über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar. Darüber hinaus können je nach persönlicher Situation das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung (BFD) der Bundeswehr, Rehabilitationsleistungen oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung genutzt werden. Interessierte sollten frühzeitig das Gespräch mit ihrer zuständigen Förderstelle suchen.