Business Analysis – Prozessmodellierung EXIN + MS Teams

Während viele Business-Analysis-Kurse den gesamten Analyselebenszyklus abdecken, legt diese Weiterbildung den Schwerpunkt konsequent auf Geschäftsprozesse: Wie werden Prozesse erfasst, visualisiert, analysiert und gezielt verbessert? Das Curriculum orientiert sich am EXIN-Practitioner-Zertifikat in der Modellierung von Geschäftsprozessen und vermittelt die konzeptionellen wie praktischen Grundlagen für die professionelle Prozessarbeit. Ergänzt wird das Programm durch Microsoft Teams als modernes Kollaborationswerkzeug für prozessnahe Projektarbeit. Im Unterschied zu Business-Analysis-Kursen mit breiterem Scope steht hier die Modellierungsebene im Zentrum — von der Aufnahme bestehender Prozesse über deren Analyse bis zur Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen.

Das erste Modul führt in den Kontext der Geschäftsprozessmodellierung ein und klärt grundlegende Begriffe und Ziele. Prozessmodellierung ist kein Selbstzweck — sie dient der Transparenz, der Kommunikation und der gezielten Verbesserung. Teilnehmende verstehen, warum Unternehmen Prozesse modellieren, welche Stakeholder dabei eingebunden sind und wie Modellierungsinitiativen in die Unternehmensstruktur eingebettet werden.

• Definition und Abgrenzung von Geschäftsprozessen gegenüber Projekten und Tätigkeiten
• Ziele der Prozessmodellierung in verschiedenen Unternehmenskontexten
• Stakeholder der Prozessarbeit: IT, Fachbereich, Management, Prozessverantwortliche
• Ebenen der Prozessmodellierung (strategisch, taktisch, operativ)
• Überblick über gängige Modellierungsstandards und Notationsformen
• Das EXIN-Kompetenzprofil für Prozessmodellierer

Das zweite Modul bildet das methodische Kernstück des Kurses: die systematische Erfassung und Dokumentation von Ist-Prozessen. Bevor Prozesse verbessert werden können, müssen sie präzise und vollständig aufgenommen sein. Teilnehmende erlernen strukturierte Techniken zur Prozessaufnahme und üben, komplexe Abläufe klar und verständlich darzustellen.

• Techniken der Prozessaufnahme: Interviews, Beobachtungen, Dokumentenanalyse
• Modellierung von Ist-Prozessen in gängigen Notationsformen
• Umgang mit Schleifen, Ausnahmen und Parallelabläufen im Modell
• Dokumentation von Aufgaben, Rollen und Informationsflüssen
• Prozessmodelle lesen, prüfen und Qualitätsstandards einhalten
• Abstimmung von Prozessmodellen mit betroffenen Fachbereichen

Das dritte Modul widmet sich der Analyse von Geschäftsprozessen und der systematischen Identifikation von Verbesserungspotenzialen. Gute Prozessmodellierung endet nicht beim Zeichnen von Diagrammen — sie fragt, warum Prozesse so ablaufen, wo Reibungsverluste entstehen und welche Stellschrauben die größte Wirkung haben.

• Analyse von Medienbrüchen, Redundanzen und Engpässen
• Messung von Prozessleistung (Zeit, Kosten, Qualität, Fehlerrate)
• Schwachstellenanalyse und Priorisierung von Handlungsfeldern
• Konzeption von Sollprozessen als Basis für Optimierungsschritte
• Entscheidungssituationen in der Prozessanalyse handhaben
• Verbindung von Prozessverbesserung und strategischen Unternehmenszielen

Das vierte Modul integriert Microsoft Teams als Arbeitswerkzeug für die Zusammenarbeit in Prozessmanagementprojekten. Modellierungsprojekte sind Teamaufgaben — mehrere Fachbereiche, unterschiedliche Standorte und externe Partner müssen koordiniert werden. MS Teams bietet dafür eine zentrale Plattform für Kommunikation, Dokumentation und Aufgabensteuerung.

• MS Teams als Projektplattform für Prozessmanagement-Teams
• Kanäle und Aufgabenboards (Planner) für Prozessmodellierungsprojekte nutzen
• Gemeinsame Ablage und Bearbeitung von Prozessdokumenten
• Virtuelle Abstimmungsrunden mit Stakeholdern in MS Teams führen
• Prozessmodelle in der Teams-Umgebung präsentieren und kommentieren
• Integration von Visio, LucidChart oder anderen Modellierungstools via Teams-Apps

Praxisblock: Prozessmodellierung von der Aufnahme bis zur Optimierungsempfehlung Im Praxisblock durchlaufen die Teilnehmenden einen vollständigen Prozessmodellierungszyklus — von der ersten Prozessaufnahme bis zur strukturierten Optimierungsempfehlung. Branchenübergreifende Fallstudien stellen sicher, dass das Gelernte nicht auf eine spezifische Domäne begrenzt bleibt.

• Aufnahme eines realen oder realistisch nachgebildeten Geschäftsprozesses
• Erstellung eines vollständigen Ist-Prozessmodells
• Analyse des Modells auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale
• Konzeption eines Soll-Prozessmodells mit nachvollziehbarer Begründung
• Präsentation der Analyseergebnisse und Verbesserungsempfehlungen
• Peer-Feedback auf Modellierungsqualität und Dokumentation
• Üben der Stakeholder-Kommunikation in MS Teams
• Simulation eines Abstimmungsgesprächs mit Fachbereichsvertretern
• Überarbeitung des Modells auf Basis von Feedback
• Qualitätsprüfung des finalen Prozessmodells nach EXIN-Kriterien
• Rückschau des eigenen Modellierungsansatzes und typischer Fehler
• Anwendung der Konzepte für das Practitioner-Zertifikat in der Aufgabenlösung

Der EXIN-Practitioner in der Modellierung von Geschäftsprozessen ist das angestrebte Zertifikat dieses Programms. Es richtet sich an Analysten, die Prozesse nicht nur kennen, sondern aktiv modellieren, dokumentieren und verbessern können.

Der Kurs spricht Berufstätige an, die in ihrer Rolle regelmäßig mit Geschäftsprozessen zu tun haben und eine strukturierte, zertifizierte Methodik für die Prozessarbeit erwerben möchten.

• Business Analysten mit Schwerpunkt Prozessmodellierung
• Prozessmanager und Organisationsentwickler
• IT-Projektmitarbeitende mit Schnittstellenfunktion zu Fachbereichen
• Qualitätsmanager und interne Berater mit Prozessverbesserungsauftrag
• Fachkräfte, die das EXIN-Practitioner-Zertifikat in Prozessmodellierung anstreben

Der Kurs kombiniert Theoriephasen mit umfangreichen Modellierungsübungen, in denen die Teilnehmenden eigene Prozessmodelle erarbeiten und gegenseitig reviewen. Fallstudien aus verschiedenen Branchen machen die Inhalte anschaulich und transferierbar. Der MS-Teams-Anteil wird durch praktische Übungen am System erarbeitet, sodass die Kollaborationsplattform unmittelbar genutzt werden kann. Gruppenübungen simulieren die Teamdynamik realer Prozessmanagementprojekte.

Der Kurs erstreckt sich über mehrere Wochen; die genaue Dauer hängt von der Lernintensität und dem Anbieter ab. Neun Angebote stehen zur Wahl, um unterschiedlichen zeitlichen Verfügbarkeiten und Lernpräferenzen gerecht zu werden.

Der Kurs bereitet auf das EXIN-Practitioner-Zertifikat in der Modellierung von Geschäftsprozessen vor. Das Practitioner-Zertifikat weist nach, dass Absolventinnen und Absolventen Prozesse auf einem höheren Anwendungsniveau modellieren und analysieren können — über die reine Konzeptkenntnis des Foundation-Niveaus hinaus. Ergänzend stellt der Kursanbieter ein trägerinternes Lehrgangszertifikat aus.

Schlecht dokumentierte oder ineffiziente Prozesse kosten Unternehmen täglich Geld, Zeit und Mitarbeitermotivation. Wer Prozesse professionell modellieren und analysieren kann, schafft die Grundlage für echte Effizienzgewinne — nicht durch Digitalisierungsversprechen, sondern durch präzises Verstehen und gezieltes Verändern von Abläufen. Das EXIN-Practitioner-Zertifikat gibt dieser Kompetenz ein anerkanntes Gesicht. Im Unterschied zu breiter angelegten Business-Analysis-Programmen konzentriert sich dieser Kurs auf das, was in vielen Organisationen am dringendsten fehlt: die Fähigkeit, Prozesse nicht nur grob zu skizzieren, sondern vollständig, widerspruchsfrei und für alle Beteiligten verständlich zu modellieren. Gerade in Digitalisierungs- und ERP-Projekten ist diese Kompetenz oft der kritische Engpass. Die Integration von MS Teams in den Kurs ist keine technische Beigabe, sondern Abbild der Praxis. Prozessmanagementprojekte laufen heute über verteilte Teams, erfordern asynchrone Abstimmung und brauchen eine zentrale Plattform für Dokumente und Kommunikation. Wer nach dem Kurs in ein Prozessverbesserungsprojekt einsteigt, kann MS Teams sofort als Koordinationswerkzeug einsetzen und spart sich die Einarbeitung.