Datenbanken mit MS Access - Grundlagen

Datenbanken sind in nahezu jedem Berufsfeld präsent – ob in der Sachbearbeitung, der Verwaltung, im Gesundheitswesen oder in technischen Dokumentationsaufgaben. Dieser Kurs führt in zwei Schichten ein: zunächst in das allgemeine Konzept relationaler Datenbanken (was sind Tabellen, Schlüssel, Beziehungen?), dann in die konkrete Arbeit mit Microsoft Access, dem weit verbreiteten Datenbankprogramm aus der Microsoft-Office-Familie. Wer nach diesem Kurs mit Access umgehen kann, ist in der Lage, strukturierte Datenhaltung eigenständig aufzubauen und im Büroalltag zu nutzen – ohne Programmierkenntnisse.

Grundlagen relationaler Datenbanken Bevor Access geöffnet wird, werden die konzeptionellen Grundlagen erklärt. Was ist eine relationale Datenbank? Warum ist es besser, Daten in mehreren verknüpften Tabellen zu speichern statt in einer einzigen großen Liste? Das Entity-Relationship-Modell als gedankliches Werkzeug zur Datenbankplanung wird eingeführt, ohne in Fachjargon zu verfallen. Teilnehmer lernen, eine einfache Datenbankstruktur auf Papier zu planen, bevor sie diese in Access umsetzen.

• Was ist eine Datenbank und wozu wird sie gebraucht?
• Tabellen, Felder und Datensätze als Grundbausteine
• Primärschlüssel und eindeutige Identifikation von Datensätzen
• Redundanz als Problem und warum Normalisierung hilft
• Eins-zu-Viele- und Viele-zu-Viele-Beziehungen erkennen
• Entity-Relationship-Modell als Planungswerkzeug einsetzen

Microsoft Access kennenlernen und erste Datenbank aufbauen Das zweite Modul führt die Oberfläche von Microsoft Access ein. Die Navigation zwischen Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten – den vier Hauptobjekten einer Access-Datenbank – wird systematisch erklärt. Teilnehmer legen ihre erste Datenbank an, erstellen eine Tabelle und befüllen sie mit echten Daten.

• Access-Oberfläche kennenlernen: Navigationsbereich, Ribbonmenü, Objekte
• Neue Datenbank anlegen und erste Tabelle im Design-Modus erstellen
• Datentypen und Feldeigenschaften: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Nachschlagefeld
• Primärschlüssel setzen und AutoWert nutzen
• Daten in der Tabellenansicht eingeben und bearbeiten
• Tabellen verknüpfen und Beziehungsfenster einrichten

Datenbankabfragen, Filter und Sortierung Abfragen sind das mächtigste Werkzeug von Access: Sie ermöglichen es, aus großen Datenmengen gezielt die relevanten Informationen herauszufiltern, zu berechnen und zu sortieren. Das Modul behandelt den grafischen Abfrage-Designer (QBE) und führt in einfache berechnete Felder ein.

• Auswahlabfragen mit dem grafischen Abfrage-Designer erstellen
• Kriterien und Filterbedingungen: Text, Zahlen, Datumsbereiche
• Sortierung und Gruppierung in Abfragen
• Berechnete Felder: einfache Formeln und Ausdrücke
• Aggregatfunktionen: Summe, Anzahl, Durchschnitt
• Parameterabfragen für dynamische Auswertungen

Formulare und Berichte für den Praxiseinsatz Dieses Modul verwandelt die technische Datenbank in ein benutzerfreundliches Arbeitsinstrument. Formulare ermöglichen eine strukturierte, fehlerarme Dateneingabe; Berichte erzeugen druckfertige Auswertungen. Beide Objekte werden sowohl über den Assistenten als auch im Design-Modus erstellt.

• Formular-Assistent: schnelle Eingabeformulare erstellen
• Formulare im Design-Modus anpassen: Layout, Farben, Beschriftungen
• Steuerelemente: Textfelder, Kontrollkästchen, Kombinationsfelder
• Unterformulare für verknüpfte Tabellen einbinden
• Berichts-Assistent: strukturierte Auswertungen und Gruppenberichte
• Berichte in Design-Ansicht optimieren und für den Druck vorbereiten

Praxisblock: Durchgängige Datenbankprojekte

• Komplettes Datenbankprojekt von der Planung bis zum fertigen Bericht umsetzen
• Adress- oder Kundendatenbank mit Beziehungen und Formular aufbauen
• Artikelverwaltung mit Bestandsführung und Abfrageauswertungen anlegen
• Importieren von Daten aus Excel in Access-Tabellen
• Exportieren von Abfrageergebnissen nach Excel oder als PDF
• Daten suchen, ersetzen und bereinigen
• Mit Filtern in Tabellen und Formularen effizient arbeiten
• Datenbank komprimieren, reparieren und sichern
• Zugriffsrechte auf Datenbankebene verstehen
• Verknüpfte Tabellen und externe Datenquellen einbinden
• Fehler in Beziehungen und Abfragen analysieren und beheben
• Datenbankdokumentation anlegen und Feldbeschreibungen eintragen

Dieser Kurs richtet sich an Berufstätige, die im Büroalltag mit strukturierten Daten arbeiten und lernen wollen, diese effizient mit Microsoft Access zu verwalten – ohne Vorkenntnisse in Datenbanken oder Programmierung zu benötigen.

• Kaufmännische und verwaltende Fachkräfte, die Daten strukturiert erfassen und auswerten wollen
• Sachbearbeiter in Behörden, Sozialeinrichtungen oder im Gesundheitswesen mit Dokumentationsaufgaben
• Techniker und Ingenieure, die Messdaten, Prüfprotokolle oder Inventar datenbankgestützt verwalten wollen
• Personen, die bisher alles in Excel-Listen verwaltet haben und die Grenzen davon kennen
• Quereinsteiger, die Datenbankgrundlagen für neue berufliche Aufgaben benötigen

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format als Vollzeitkurs statt. Jedes Konzept wird zunächst erläutert und dann unmittelbar am Computer umgesetzt. Die Lernprogression folgt dem Aufbau einer echten Datenbank: von der Planung über Tabellenstruktur und Abfragen bis hin zu Formularen und Berichten. Da Microsoft Access visuell und intuitiv gestaltet ist, liegt der Schwerpunkt des Unterrichts weniger auf dem Lesen von Handbüchern, sondern auf dem Ausprobieren, Beobachten und Verstehen von Datenbankverhalten.

Die Weiterbildung wird als Vollzeitkurs angeboten. Die Unterrichtsintensität erlaubt es, in kompakter Zeit von einer einfachen Tabellenstruktur bis hin zu vollständigen Datenbankprojekten mit Formularen und Berichten zu gelangen. Mit 6 verfügbaren Angeboten von 2 Anbietern ist das Angebot spezialisierter als in anderen IT-Bereichen; Terminverfügbarkeit sollte frühzeitig geprüft werden.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmer eine trägerinterne Teilnahmebescheinigung des jeweiligen Anbieters. Diese dokumentiert die erworbenen Datenbankgrundlagen und Access-Kenntnisse. Es handelt sich nicht um ein Microsoft-Herstellerzertifikat – offizielle Microsoft-Zertifizierungen für Datenbankprodukte beziehen sich typischerweise auf SQL Server oder Azure-Dienste und erfordern separate Prüfungen.

Wer bisher Daten in Excel-Tabellen verwaltet hat, kennt die Grenzen dieser Lösung: Redundante Einträge, fehleranfällige Querverweise zwischen Tabellenblättern, begrenzte Filtermöglichkeiten bei wachsenden Datenmengen. Eine relationale Datenbank löst diese Probleme strukturell. Nach diesem Kurs können Teilnehmer einfache bis mittlere Datenbanklösungen für ihren Arbeitsbereich eigenständig aufbauen und pflegen, ohne auf IT-Abteilungen angewiesen zu sein. Microsoft Access ist in vielen Unternehmen und Behörden noch aktiv im Einsatz und bietet für typische Büroanwendungen – Kundenverwaltung, Projektverfolgung, Inventarlisten, Terminplanung – eine niedrigschwellige Möglichkeit, strukturierte Datenhaltung ohne Serverinfrastruktur aufzubauen. Die enge Integration mit der Microsoft-Office-Familie, insbesondere mit Excel und Outlook, macht den Datenaustausch unkompliziert. Wer Access beherrscht, kann Daten aus Excel importieren, Abfrageergebnisse zurück nach Excel exportieren und Berichte als PDF ausgeben. Für Personen, die langfristig tiefer in Datenbankthemen einsteigen wollen, legt dieser Kurs das konzeptionelle Fundament. Relationale Datenbanken, Schlüsselkonzepte, SQL-Logik (die hinter Access-Abfragen steht) und Normalisierungsprinzipien sind Grundlagen, die auch für den späteren Einstieg in professionelle Datenbanksysteme wie MySQL, PostgreSQL oder SQL Server relevant bleiben.