Grundlagen Excel / Outlook / Access Version 2019

Excel, Outlook und Access 2019 bilden ein Trio aus Tabellenprogramm, Mailprogramm und Datenbankprogramm, das im Büroalltag regelmäßig zusammen eingesetzt wird. Dieser Grundlagenkurs führt in alle drei Programme systematisch ein — von der ersten Formel in Excel über den strukturierten Umgang mit E-Mails in Outlook bis zum Aufbau einfacher Datenbanken in Access. Wer diesen Kurs abschließt, beherrscht die Werkzeuge, die in kaufmännischen, verwaltenden und organisierenden Tätigkeiten täglich gefragt sind. Die Version 2019 unterscheidet sich in einigen Punkten von früheren Installationen und von Microsoft 365; ein eigener Abschnitt zu den Neuerungen sorgt für Orientierung beim Einstieg oder beim Wechsel auf diese Version.

Microsoft Excel — Tabellen, Formeln und Datenauswertung Excel ist das meistgenutzte Werkzeug für strukturierte Zahlendarstellung und einfache Berechnungen. Der Grundlagenblock führt in die Logik des Programms ein: wie Zellen, Zeilen, Spalten und Tabellenblätter zusammenhängen, wie Formeln aufgebaut werden und wie Daten sinnvoll dargestellt werden.

• Arbeitsmappenstruktur: mehrere Tabellenblätter anlegen, umbenennen, verschieben und verknüpfen
• Zelladressierung: relative, absolute und gemischte Bezüge verstehen und anwenden
• Grundfunktionen: SUMME, MITTELWERT, WENN, SVERWEIS, ZÄHLENWENN und SUMMEWENN
• Zahlenformate: Währung, Datum, Prozent und benutzerdefinierte Formate
• Bedingte Formatierung: Zellen nach Werten einfärben, Datenbalken und Symbolsätze
• Daten sortieren und filtern: AutoFilter, benutzerdefinierte Filter und mehrstufige Sortierung
• Einfache Diagramme erstellen: Balken-, Linien- und Kreisdiagramme aus Tabellendaten
• Seitenlayout für den Druck: Kopf- und Fußzeilen, Druckbereiche, Gitterlinien

Microsoft Outlook — E-Mail, Kalender und Aufgaben Outlook ist mehr als ein E-Mail-Programm: Es ist eine Zentrale für Kommunikation und Terminorganisation. Der Grundlagenblock zeigt, wie das Postfach sauber strukturiert bleibt, wie Termine und Aufgaben verwaltet werden und wie Outlook mit anderen Office-Anwendungen zusammenspielt.

• Ordnerstruktur im Postfach anlegen und Regeln für automatische E-Mail-Sortierung definieren
• Kategorien und Farben für die visuelle Klassifizierung von Nachrichten nutzen
• Kalender: Termine und Besprechungen anlegen, Einladungen verschicken und beantworten
• Aufgaben: Fälligkeiten festlegen, Statusverfolgung und Erinnerungsfunktionen
• Kontaktverwaltung: Kontakte anlegen, in Gruppen organisieren und für den Mailversand nutzen
• Signaturverwaltung: mehrere Signaturen anlegen und automatisch einfügen
• Verbindung zu freigegebenen Postfächern und Ressourcenkalendern

Microsoft Access — Datenbankgrundlagen Access ermöglicht die strukturierte Verwaltung größerer Datenmengen, die in Excel-Tabellen unhandlich werden. Der Grundlagenblock erklärt die Logik relationaler Datenbanken und zeigt, wie Daten sauber erfasst, verknüpft und ausgewertet werden.

• Datenbankkonzepte: Tabellen, Felder, Datensätze und Primärschlüssel
• Tabellen anlegen: Feldtypen definieren (Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, AutoWert)
• Beziehungen zwischen Tabellen definieren: 1:n-Beziehungen und referentielle Integrität
• Abfragen erstellen: Auswahlabfragen mit Kriterien und berechneten Feldern
• Formulare: einfache Eingabeformulare für den komfortablen Datenzugriff anlegen
• Berichte: strukturierte Druckausgaben mit Gruppierungen und Summenfeldern erstellen
• Import und Export: Daten aus Excel-Tabellen in Access einlesen

Neuerungen Office 2019 — Überblick für Einsteiger und Umsteiger Wer von Office 2016 oder einer älteren Version wechselt, findet in Office 2019 eine Reihe von Ergänzungen. Dieser kompakte Block schafft Orientierung und verhindert, dass nützliche Funktionen unentdeckt bleiben.

• Neue Diagrammtypen in Excel: Trichterdiagramm, Kartendiagramm und Kastengrafik
• Verbesserte Co-Authoring-Funktionen und Kommentarfeatures
• Freihandeingabe und Stiftunterstützung in Office-Anwendungen
• Verbesserte KI-gestützte Funktionen in Outlook (Relevante Posteingangsfunktion)

Praxis-Anwendungsszenarien Die Kursmodule werden durch konkrete Aufgaben verbunden, bei denen die drei Programme auch im Zusammenspiel eingesetzt werden.

• Eine Ausgabentabelle in Excel mit SUMMEWENN-Formel und bedingter Formatierung aufbauen
• Diagramm aus einer Excel-Tabelle erstellen und für einen einseitigen Bericht aufbereiten
• Postfach-Struktur in Outlook anlegen und E-Mail-Regeln für automatische Sortierung definieren
• Besprechungsserie im Outlook-Kalender anlegen und Einladungen versenden
• Kontaktgruppe in Outlook erstellen und für einen Sammelversand nutzen
• Einfache Kundendatenbank in Access anlegen: Tabellen mit Beziehung, Formular und Bericht
• Datenexport aus Access und Weiterverarbeitung in Excel
• Bedingte Formatierung in Excel für eine Aufgabenliste mit Ampelfarben einrichten
• SVERWEIS-Formel einsetzen, um Daten aus einer Referenztabelle nachzuschlagen
• Abfrage in Access mit berechneten Feldern und Datumsfilter erstellen
• Drucklayout in Excel mit Kopfzeile, Druckbereich und Seitenumbruchvorschau einstellen
• Outlook-Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und Erinnerung anlegen und verfolgen

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die im Büroalltag mit Daten, E-Mails und strukturierter Datenverwaltung umgehen und dabei Excel, Outlook und Access in der Version 2019 produktiv einsetzen wollen.

• Bürofachkräfte und Sachbearbeitende ohne oder mit sehr geringen Vorkenntnissen in diesen drei Programmen
• Personen, die von älteren Office-Versionen auf 2019 wechseln und die aktuellen Funktionen kennenlernen wollen
• Kaufmännische Auszubildende oder Berufseinsteiger, die ihre Office-Kompetenz systematisch aufbauen möchten
• Mitarbeitende in Verwaltung, Buchhaltung oder Einkauf, die mit Tabellen und Datenbeständen arbeiten

Der Kurs ist im Combined-Learning-Format organisiert, was angeleitete Unterrichtseinheiten und eigenständige Übungsphasen miteinander verbindet. Die Unterrichtseinheiten werden — je nach Anbieter — als Präsenz- oder Online-Veranstaltung durchgeführt. Die Übungsphasen ermöglichen es, Gelerntes direkt an konkreten Aufgaben zu festigen. Das Vollzeit- und Teilzeitformat wird angeboten; der modulare Aufbau lässt eine schrittweise Bearbeitung zu.

Der Kurs wird überwiegend in Vollzeit, teils auch in Teilzeit angeboten. Der genaue Umfang hängt vom jeweiligen Anbieter und dem gewählten Zeitmodell ab. Mit 32 Angeboten bundesweit ist eine flexible Terminwahl möglich.

Nach Abschluss wird eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung ausgestellt, die die behandelten Module und Programme dokumentiert. Ergänzend kann nach einer gesonderten Microsoft-Zertifizierungsprüfung ein Herstellerzertifikat erworben werden. Die Teilnahmebescheinigung eignet sich als Nachweis gegenüber Arbeitgebern sowie als Grundlage für weiterführende Office-Kurse.

Excel, Outlook und Access sind in diesem Kurs nicht zufällig kombiniert: Sie ergänzen sich im Büroalltag. Daten, die in Access strukturiert gepflegt werden, lassen sich für Berechnungen nach Excel exportieren; aus Excel-Auswertungen entstehen Inhalte, die per Outlook kommuniziert werden. Wer alle drei Programme grundlegend beherrscht, kann solche Arbeitsabläufe fließend gestalten, ohne bei jedem Programmwechsel neu lernen zu müssen. Gerade Access ist ein Programm, das viele Bürokräfte scheuen, weil es anders funktioniert als die vertrauten Tabellen. Der Kurs nimmt sich die Zeit, das relationale Denken hinter Access sauber zu erklären — damit danach klar ist, wann eine Datenbank sinnvoller ist als eine Excel-Tabelle und wie man beides verknüpft. Das ist praktisches Wissen, das unmittelbar wirkt. Die Verbindung aus drei Programmen in einem Kurs ist außerdem zeiteffizient: Statt drei separate Kurse zu absolvieren, baut dieser Kurs die Grundlagen konzentriert auf — und schafft dabei Querbezüge, die isolierte Einzelkurse selten leisten. Wer den Kurs abschließt, hat ein kohärentes Bild davon, wie das Microsoft-Office-Ökosystem in der Version 2019 zusammenhängt.