Integrierte Managementsysteme — IMS nach High Level Structure

In vielen Organisationen sind heute mehrere Managementsysteme gleichzeitig im Einsatz: ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001, ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 und häufig auch ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001. Wer diese Systeme getrennt verwaltet, arbeitet ineffizient und erzeugt unnötige Doppelarbeit in der Dokumentation, bei internen Audits und in der Kommunikation. Dieser Kurs vermittelt das methodische Know-how, um verschiedene Managementsysteme über die gemeinsame High Level Structure (HLS) miteinander zu verbinden, eine einheitliche Vorgabedokumentation aufzubauen und integrierte Audits durchzuführen. Fach- und Führungskräfte sowie Qualitäts- und Umweltbeauftragte erwerben die Kompetenz, Prozesse ganzheitlich zu betrachten, Synergien zwischen den Systemen zu nutzen und Unterschiede transparent zu machen.

Grundlagen integrierter Managementsysteme Der erste Block schafft das konzeptuelle Fundament für das Verständnis integrierter Managementsysteme. Die Teilnehmenden lernen, warum eine Integration von Managementsystemen sinnvoll ist, welche historische Entwicklung dieser Ansatz genommen hat und welche Grundbegriffe und Modelle dabei eine Rolle spielen. Gleichzeitig wird die Ausgangssituation in Unternehmen analysiert: Was bedeutet es konkret, mehrere parallele Systeme zu betreiben?

• Definition und Abgrenzung: Was ist ein integriertes Managementsystem?
• Historische Entwicklung der ISO-Managementsystemnormen
• Motive für die Integration: Ressourceneinsparung, vereinfachte Audits, einheitliche Kommunikation
• Risiken der Integration: mögliche Zielkonflikte und systemspezifische Anforderungen
• Überblick über gängige Managementsystemnormen: ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, ISO 45001, ISO 27001
• Modell des integrierten Managementsystems: gemeinsame Elemente und Schnittstellen

High Level Structure als gemeinsames Strukturprinzip Der zweite Block widmet sich der High Level Structure (HLS), dem gemeinsamen Aufbau aller modernen ISO-Managementsystemnormen. Die HLS ist der Schlüssel zur Integration, denn sie definiert identische Kapitelstrukturen und Begriffe für alle Normen. Die Teilnehmenden analysieren, wie die einzelnen Normen auf diese Struktur aufbauen und wo systemspezifische Ergänzungen erforderlich sind.

• Aufbau und Logik der High Level Structure: Kapitel 4 bis 10
• Gemeinsame Anforderungen: Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung, Verbesserung
• Spezifische Anforderungen von ISO 9001: Kundenfokus, Produktqualität, Messung
• Spezifische Anforderungen von ISO 14001: Umweltaspekte, Compliance-Verpflichtungen
• Spezifische Anforderungen von ISO 50001: Energieleistungskennzahlen, Energieaudit
• Schnittmengen und Unterschiede in der Anforderungsanalyse

Aufbau der gemeinsamen Vorgabedokumentation Im dritten Block erarbeiten die Teilnehmenden praktisch, wie eine gemeinsame Dokumentationsstruktur für ein integriertes Managementsystem aufgebaut wird. Ausgehend von der HLS-Struktur werden gemeinsame Verfahrensanweisungen, Richtlinien und Formulare entwickelt, die mehrere Systeme gleichzeitig abdecken. Dieser Block ist besonders praxisrelevant, da Dokumentationsvereinfachung einer der Hauptvorteile eines IMS ist.

• Dokumentationsanforderungen der HLS: welche Dokumente sind verpflichtend
• Aufbau einer einheitlichen Richtlinienstruktur für QM, UM und EM
• Gemeinsame Verfahrensanweisungen erstellen: Muster und Vorlagen
• Systemspezifische Dokumentationsanforderungen kennzeichnen und integrieren
• Dokumentenlenkung im IMS: Versionierung, Freigabe, Verteilung
• Überarbeitung vorhandener Dokumentation: Migration von Einzelsystemen zum IMS

Auditierung integrierter Managementsysteme Der vierte Block befasst sich mit der Planung und Durchführung integrierter interner Audits. Integrierte Audits prüfen mehrere Systeme in einem gemeinsamen Auditprogramm und reduzieren so den Zeit- und Ressourcenaufwand erheblich. Die Teilnehmenden erlernen die methodischen Grundlagen der Auditierung im IMS-Kontext und üben anhand von Fallbeispielen.

• Internes Audit im IMS: Planungsgrundlagen und Auditprogramm
• Kombinierte Checklisten für integrierte Audits
• Auditdurchführung: Eröffnungsgespräch, Befragung, Begehung, Abschlussgespräch
• Auditfeststellungen dokumentieren: Konformitäten, Nichtkonformitäten, Verbesserungspotenziale
• Auditbericht im IMS: Anforderungen und praktische Aufbereitung
• Externe Zertifizierungsaudits für integrierte Managementsysteme
• Korrekturmaßnahmen systemübergreifend koordinieren und nachverfolgen
• Management-Review im IMS: Inhalte, Ergebnisse und Dokumentation
• Vorbereitung auf externe Zertifizierungsaudits nach ISO 9001, 14001 und 50001
• Weitere integrierbare Systeme: Einführung in ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 45001 (Arbeitssicherheit)
• Praxisfallstudie: Analyse eines realen oder fiktiven IMS-Aufbaus im Unternehmen
• Abschlusspräsentation: Entwurf eines IMS-Konzepts für ein Beispielunternehmen

Die Kursinhalte werden anhand von Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen veranschaulicht. Die Teilnehmenden können eigene Unternehmensbeispiele einbringen, was den Lerntransfer erheblich verbessert.

Der Kurs richtet sich an Personen mit Grundkenntnissen in mindestens einem ISO-Managementsystem, die ihre Expertise auf integrierte Systeme ausweiten möchten.

• Qualitätsbeauftragte und Qualitätsmanager mit Erfahrung in ISO 9001
• Umweltbeauftragte und Umweltmanager mit Erfahrung in ISO 14001
• Energiebeauftragte und Energiemanager mit Erfahrung in ISO 50001
• Interne Auditoren für Managementsysteme, die ihre Audits integrieren möchten
• Projektverantwortliche für den Aufbau oder die Weiterentwicklung von Managementsystemen

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format durchgeführt. Theoretische Inhalte zur HLS-Struktur und zu den Normforderungen werden in digitalen Lerneinheiten vermittelt, während Präsenzphasen für Fallstudien, Gruppenarbeiten und Übungen zur Dokumentenerstellung und Auditdurchführung genutzt werden. Der Austausch zwischen Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen und Branchen ist ein wichtiger Bestandteil des Lernerfolgs, da er unterschiedliche Perspektiven auf die Integration von Managementsystemen eröffnet.

Der Kurs dauert mehr als eine Woche und bis zu einem Monat, in Vollzeit. Der genaue Stundenumfang variiert je nach Anbieter. Erfahrungsgemäß sollten zwei bis vier Vollzeitwochen eingeplant werden, um die Inhalte gründlich zu erarbeiten und die Praxisaufgaben zu bearbeiten.

Nach erfolgreicher Teilnahme erhalten die Absolventen ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des jeweiligen Bildungsanbieters. Dieses Dokument weist die erworbene Qualifikation im Bereich integrierter Managementsysteme nach und ergänzt bestehende Zertifizierungen als Qualitäts-, Umwelt- oder Energiemanagementbeauftragter. Es handelt sich nicht um eine externe Zertifizierung nach ISO-Norm, sondern um eine anerkannte Weiterbildungsbescheinigung.

Unternehmen, die mehrere Managementsysteme parallel betreiben, stehen vor der Herausforderung, Ressourcen nicht doppelt einzusetzen. Qualitätsbeauftragte, die das nötige Know-how für ein integriertes Managementsystem mitbringen, sind in der Lage, diesen Effizienzgewinn für ihr Unternehmen zu heben. Sie sparen Zeit bei der Dokumentation, bei internen Audits und bei der Vorbereitung auf externe Zertifizierungsaudits — ein direkter wirtschaftlicher Mehrwert, der von Arbeitgebern und Zertifizierungsstellen gleichermaßen geschätzt wird. Die Beherrschung der High Level Structure als gemeinsames Strukturprinzip aller modernen ISO-Normen ist eine Kernkompetenz, die weit über den aktuellen Kurs hinaus nützlich ist. Wer die HLS versteht, kann jede neue ISO-Managementsystemnorm schnell einordnen und in ein bestehendes IMS integrieren. Das ist besonders relevant, da ISO regelmäßig neue oder überarbeitete Normen herausgibt, die in Unternehmen umgesetzt werden müssen. Bei Trägern mit AZAV-Zertifizierung ist der Kurs in der Regel über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar. Je nach persönlicher Situation kommen auch das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr, Leistungen zur Rehabilitation und Teilhabe sowie Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht.