Microsoft 365 Lists — Datenverwaltung und Team-Tracking

Microsoft 365 Lists ist ein oft unterschätztes Werkzeug im Ökosystem von Microsoft 365, das weit mehr bietet als eine einfache Tabellenverwaltung. Mit Lists lassen sich strukturierte Informationen — von Aufgabenlisten über Projekttracker bis hin zu Inventarverzeichnissen — in Teams, SharePoint und der eigenen Lists-App verwalten, freigeben und mit Power Automate automatisieren. Wer Lists beherrscht, erspart sich den Umweg über komplexere Datenbanklösungen und schafft gleichzeitig transparente, kollaborative Strukturen im Team. Dieser Kurs führt systematisch durch alle wichtigen Funktionen von Microsoft 365 Lists: vom Erstellen und Anpassen von Listen über bedingte Formatierungen und Ansichten bis hin zur Integration mit anderen Microsoft 365-Diensten. Praxisorientierte Übungen sorgen dafür, dass das Erlernte unmittelbar im Arbeitsalltag anwendbar ist.

Modul 1 — Microsoft 365 Lists kennenlernen Dieses Einführungsmodul schafft ein klares Bild davon, was Microsoft 365 Lists ist, wo es seinen Platz im Microsoft 365-Ökosystem hat und für welche Anwendungsfälle es besonders geeignet ist. Teilnehmende erhalten einen Überblick über die Oberfläche und die grundlegende Navigation.

• Was ist Microsoft 365 Lists und wie unterscheidet es sich von Excel-Tabellen?
• Die Lists-App im Microsoft 365-Portal öffnen und navigieren
• Unterschiede zwischen persönlichen Listen und SharePoint-Listen
• Überblick über Vorlagen: Problemverfolgung, Mitarbeiterprofil, Reiseplanung und mehr
• Listenverwaltung: umbenennen, duplizieren, löschen
• Favoriten und zuletzt verwendete Listen im Blick behalten

Modul 2 — Listen erstellen und Datenstruktur aufbauen Der Kern einer jeden effektiven Liste liegt in ihrer Struktur. Dieses Modul zeigt, wie man eine Liste von Grund auf neu anlegt oder aus Vorlagen ableitet, welche Datentypen zur Verfügung stehen und wie Spalten so konfiguriert werden, dass die Dateneingabe effizient und fehlertolerant wird.

• Listen aus Vorlagen erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Neue Listen von Grund auf anlegen
• Spaltentypen: Text, Mehrere Textzeilen, Zahl, Währung, Datum, Auswahl, Person, Hyperlink
• Pflichtfelder und Standardwerte konfigurieren
• Rechtevergabe durch Gruppenzuweisung: Besitzer, Mitglieder, Besucher
• Einfache und komplexe Datentypen im Vergleich

Modul 3 — Listen bearbeiten und Formatierungen nutzen Listen werden lebendig durch Elemente, Ansichten und Formatierungen. Dieses Modul vermittelt alle wichtigen Techniken zur effizienten Datenverwaltung und zur visuellen Aufbereitung von Listeninhalten — ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz im Team.

• Elemente über die Rasteransicht schnell eingeben und massenbearbeiten
• Automatische Prüfung der Datentypbedingung nutzen
• Bedingte Formatierungen einrichten: Farben, Symbole und Balken
• Standardansicht anpassen und neue Ansichten erstellen (Galerie, Kalender, Kacheln)
• Filter, Sortierungen und Gruppierungen in Ansichten konfigurieren
• Regeln erstellen: E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen automatisieren

Modul 4 — Integration mit dem Microsoft 365-Ökosystem Microsoft 365 Lists entfaltet seinen vollen Wert erst in der Verbindung mit anderen Diensten. Dieses Modul zeigt, wie Lists nahtlos mit Power Automate, Excel, Teams und SharePoint zusammenarbeitet und wie dadurch durchgängige digitale Workflows entstehen.

• Microsoft 365 Lists und Power Automate: Flows auslösen und automatisieren
• Listen aus Excel importieren: Voraussetzungen und Schritt-für-Schritt
• Listendaten nach Excel exportieren und weiterverarbeiten
• Lists in Microsoft Teams einbetten: Registerkarte erstellen und Teamzugriff einrichten
• Lists und SharePoint: Verbindung, Seitenintegration und Berechtigungskonzepte
• Gemeinsame Nutzung von Listen mit externen Personen: Möglichkeiten und Grenzen

Praxisblock — Aufgaben und reale Anwendungsfälle Im Praxisblock wenden Teilnehmende das Erlernte an konkreten betrieblichen Szenarien an. Praxisaufgaben spiegeln typische Situationen aus dem Büroalltag wider und trainieren das eigenständige Problemlösen mit Microsoft 365 Lists.

• Erstellen eines Projekttrackers für ein fiktives Team-Projekt
• Aufbau einer Mitarbeiter-Onboarding-Liste mit Statusverfolgung
• Konfiguration einer automatisierten Benachrichtigungsregel bei überfälligen Aufgaben
• Import einer bestehenden Excel-Inventurliste und Überarbeitung der Spaltenstruktur
• Einrichten einer Ansicht für die Geschäftsführung mit gefilterten Spalten und bedingter Formatierung
• Erstellen eines Power-Automate-Flows zur automatischen Zuweisung von Aufgaben
• Einbetten einer Liste als Teams-Registerkarte und Testen der Teamarbeit
• Export einer bearbeiteten Liste nach Excel und Weiterverarbeitung als Pivot-Tabelle
• Fehlersuche bei falschen Datentypen und Berechtigungsproblemen
• Tipps zur Verwaltung großer Listen mit vielen Elementen
• Überblick über Erweiterungsoptionen: Power Apps als Frontend für Lists-Daten
• Nächste Schritte: Weiterführende Kurse in Power Automate, Power Apps und SharePoint

Teilnehmende verlassen den Kurs mit der Fähigkeit, Microsoft 365 Lists eigenständig und sicher in ihrer täglichen Arbeit einzusetzen. Praxisaufgaben und reale Anwendungsbeispiele sorgen dafür, dass das Erlernte direkt in den Berufsalltag übertragbar ist.

Der Kurs richtet sich an alle Berufstätigen, die mit strukturierten Daten in Microsoft 365-Umgebungen arbeiten und ihre Produktivität steigern möchten.

• Büroangestellte, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die Informationen strukturierter verwalten möchten
• Office-Manager und Assistenzkräfte, die Teamprozesse optimieren wollen
• Teamleiterinnen und Teamleiter, die gemeinsame Listen und Tracker aufbauen möchten
• IT-Anwender, die das Microsoft 365-Ökosystem gezielt erweitern
• Alle, die von Excel als alleinigem Datenverwaltungswerkzeug wegkommen wollen

Der Kurs wird als Combined Learning angeboten und kombiniert Live-Sessions mit Übungsphasen. Konkrete Aufgaben und Anwendungsbeispiele aus dem betrieblichen Alltag stehen im Mittelpunkt. Schritt-für-Schritt-Anleitungen und begleitetes Ausprobieren sorgen dafür, dass Teilnehmende nicht nur zuschauen, sondern selbst handeln. Fragen können direkt in den Live-Sessions gestellt werden. Ergänzende Unterstützung bei Bewerbungsunterlagen und Jobsuche ist Teil des Gesamtangebots.

Der Kurs ist in kompakten Varianten bis zu drei Tagen verfügbar, aber auch in ausgedehneteren Formaten von mehr als einer Woche bis zu mehreren Monaten. Vollzeit- und Teilzeitzeitmodelle werden angeboten. Individuelle Starttermine sind nach Absprache möglich.

Nach erfolgreichem Kursabschluss erhalten Teilnehmende ein international anerkanntes Herstellerzertifikat sowie ein Lehrgangszertifikat von New Horizons. Diese Dokumente belegen die erworbenen Kenntnisse in Microsoft 365 Lists und können in der Bewerbungskommunikation eingesetzt werden. Der Kurs bildet eine solide Grundlage für weiterführende Zertifizierungen im Microsoft-365-Ökosystem.

Microsoft 365 Lists wird in vielen Organisationen noch immer unterschätzt oder schlicht nicht genutzt — dabei bietet es eine leistungsstarke, kostengünstige Alternative zu Spezialtools für Aufgabenverwaltung, Inventurerfassung oder Projektnachverfolgung. Wer Lists kennt und gezielt einsetzt, reduziert den Informationsverlust im Team, spart Zeit durch automatisierte Workflows und schafft Transparenz ohne aufwendige IT-Infrastruktur. Die Integration mit Power Automate, Excel, Teams und SharePoint macht Lists zum Bindeglied in vielen betrieblichen Prozessen. Anwenderinnen und Anwender, die diese Verbindungen beherrschen, gehören zu den gefragten Mitarbeitenden in modernen, digital arbeitenden Teams. Der Kurs zahlt sich deshalb nicht nur fachlich, sondern auch karrieretechnisch aus — denn Microsoft-365-Kompetenz ist heute in nahezu jeder Bürostelle ein relevantes Qualifikationsmerkmal. Bei Kursträgern mit AZAV-Zertifizierung ist eine Förderung über den Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters in der Regel möglich. Auch das Qualifizierungschancengesetz, Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung kommen je nach persönlicher Situation als Finanzierungsweg in Betracht. Eine Beratung zu Fördermöglichkeiten wird vor Kursbeginn angeboten.