Microsoft Access – Filterabfragen & Datenbankadministration

Wer Access täglich im Büro einsetzt, steht vor anderen Herausforderungen als jemand, der eine Datenbank von Grund auf neu baut. Dieser Kurs setzt den Fokus auf operative Kompetenz: präzise Datensuche und Filterung, das Einrichten von Startoptionen und Zugriffsschutz, Import- und Exportvorgänge sowie das Verständnis von Tabellenbeziehungen im laufenden Betrieb. Er bereitet ebenfalls auf die MOS-Zertifizierung Access Database Expert vor und richtet sich an Fachkräfte, die Access als Werkzeug der täglichen Datenverwaltung beherrschen wollen.

Modul 1 — Datensuche und Filteroperationen In laufenden Datenbankbetrieb sind schnelle, präzise Abfragen entscheidend. Dieses Modul vermittelt, wie man in Access-Tabellen und -Abfragen effizient sucht — mit Filtern, Kriterien und parametrisierten Abfragen für wiederkehrende Suchanfragen.

• Datensatzsuche mit Suchen-und-Ersetzen sowie Schnellfilter
• Filteroperationen in Tabellenblättern: nach Auswahl, nach Formular, erweiterter Filter
• Abfragekriterien formulieren: Platzhalter (*,?), Vergleichsoperatoren, Zwischen/Und
• Logische Verknüpfungen AND / OR in Abfragezeilen
• Parameterabfragen für flexible, benutzerdefinierte Suchen

Modul 2 — Tabellenbeziehungen im Betrieb Beziehungen zwischen Tabellen sind das Rückgrat einer relationalen Datenbank. Dieses Modul zeigt, wie man Beziehungen liest, überprüft und bei problematischen Verknüpfungen korrigiert — ohne die Datenbankstruktur zu gefährden.

• Beziehungsfenster lesen und Beziehungstypen unterscheiden (1:1, 1:n, m:n)
• Referenzielle Integrität aktivieren und ihre Auswirkungen verstehen
• Verwaiste Datensätze erkennen und bereinigen
• Verknüpfte Tabellen (externe Quellen) einrichten und aktualisieren
• Tabellenbeziehungen für bestehende Datenbanken anpassen

Modul 3 — Kennwortschutz und Startoptionen Produktive Access-Datenbanken müssen geschützt und benutzerfreundlich konfiguriert sein. Dieses Modul behandelt Handlungsschritte zum Schutz der Datenbankstruktur vor unerwünschtem Zugriff sowie die Gestaltung des Startverhaltens.

• Datenbankdateien mit Kennwort verschlüsseln und öffnen
• Startoptionen konfigurieren: Startformular, Titel, Menüband ausblenden
• Navigationsbereich ausblenden für Endbenutzeroberflächen
• Backend-Frontend-Prinzip: Trennung von Daten und Benutzeroberfläche verstehen
• Sicherheitsstufen und vertrauenswürdige Orte in Access

Modul 4 — Import, Export und Datenaustausch Access-Datenbanken arbeiten selten isoliert. Daten kommen aus Excel-Tabellen, CSV-Dateien oder anderen Systemen — und müssen dorthin auch wieder ausgegeben werden. Dieses Modul zeigt die wesentlichen Wege des Datenaustauschs.

• Daten aus Excel und CSV importieren: Assistentengeführt und manuell
• Importspezifikationen speichern und wiederverwenden
• Daten nach Excel, HTML, PDF und Textdateien exportieren
• ODBC-Verbindungen und externe Datenquellen verknüpfen
• Exportspezifikationen für regelmäßige Berichtsläufe nutzen

Aus den Praxiseinheiten kommen unter anderem folgende Aufgaben.

• Bestehende Datenbank analysieren (Beziehungen überprüfen und verwaiste Datensätze finden)
• Parameterabfrage für Datumsbereichsfilterung erstellen
• Aktionsabfrage zur Aktualisierung von Datensätzen nach Filterkriterium
• Startformular einrichten und Navigationsbereich für Benutzer ausblenden
• Kennwortschutz aktivieren und Datenbank verschlüsseln
• Excel-Tabelle mit gespeicherter Importspezifikation regelmäßig einlesen
• Monatsreport als Excel-Export mit Exportspezifikation konfigurieren
• Verknüpfte externe Tabelle einrichten und Verknüpfung aktualisieren
• Makro zur automatisierten Ausführung eines Exportvorgangs erstellen
• Abschlussaufgabe — Betriebsdatenbank fit machen (Schutz, Startoptionen, Import- und Exportroutinen)

Der Kurs arbeitet bevorzugt an realistischen Szenarien aus dem Büroalltag. Teilnehmende bringen im besten Fall eigene Access-Datenbanken mit typischen Problemen mit — oder nutzen vorbereitete Übungsdatenbanken mit bekannten Schwachstellen, die es zu diagnostizieren und zu beheben gilt.

Dieser Kurs richtet sich an Fachkräfte, die Access bereits im Alltag nutzen oder rasch produktiv einsetzen wollen. Die folgende Aufstellung zeigt typische Zielgruppen.

• Büroangestellte und Office-Fachkräfte, die mit bestehenden Access-Datenbanken arbeiten
• Sachbearbeiter/innen, die Daten täglich suchen, filtern und auswerten
• IT-Koordinatoren, die Access-Anwendungen betreuen und sichern
• Personen, die Exportroutinen und Datenaustauschprozesse einrichten sollen
• alle, die die MOS-Zertifizierung auf dem Weg der operativen Praxis anstreben

Der Unterricht findet als Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer statt, kombiniert mit eigenständigen Übungsphasen. Der Ansatz ist stark praxisorientiert: Trainer zeigen Szenarien aus dem echten Datenbankbetrieb, Teilnehmende lösen Aufgaben an vorbereiteten Übungsdatenbanken. Direkte Fragen an die Trainer können jederzeit per Chat oder Mikrofon gestellt werden. Kursformat ist in Vollzeit und Teilzeit verfügbar.

Die Kursdauer ist vom gewählten Format abhängig. Aktuelle Terminoptionen sind beim Anbieter zu erfragen. Die Lerneinheiten bauen aufeinander auf und decken systematisch alle für die MOS-Prüfung relevanten operativen Themenbereiche ab.

Der Kurs bereitet auf die MOS-Prüfung Access Database Expert vor, die unabhängig davon bei einem akkreditierten Prüfungszentrum abgelegt wird. Teilnehmende erhalten zusätzlich eine trägereigene Teilnahmebescheinigung. Das MOS-Zertifikat wird von Microsoft ausgestellt.

In vielen Organisationen gibt es fertige Access-Datenbanken, die nicht vollständig genutzt werden — weil niemand weiß, wie man sauber filtert, Exporte konfiguriert oder Startoptionen anpasst. Dieser Kurs schließt genau diese Lücke: Er macht Teilnehmende zu kompetenten Anwendern bestehender Datenbankumgebungen, nicht nur zu Entwicklern neuer. Der operative Fokus unterscheidet diesen Kurs von klassischen Datenbankdesign-Kursen. Hier geht es nicht zuerst darum, eine neue Datenbank zu entwerfen, sondern darum, bestehende Access-Anwendungen zu verstehen, zu schützen, zu pflegen und für den täglichen Betrieb zu optimieren. Das ist häufig die realistischere Aufgabe im Berufsalltag. Die MOS-Zertifizierung als Ziel stellt sicher, dass das Kursniveau objektiv messbar ist. Wer den Kurs mit Zertifikat abschließt, kann gegenüber Arbeitgebern dokumentiert nachweisen, dass er Access auf professionellem Niveau bedienen kann — und das ist in kaufmännischen, administrativen und IT-nahen Berufen ein echter Vorteil. Darüber hinaus schafft der Kurs ein sicheres Grundverständnis dafür, wie Access-Anwendungen intern aufgebaut sind. Dieses Verständnis zahlt sich aus, sobald neue Anforderungen kommen oder Fehler in bestehenden Datenbanken behoben werden müssen — ohne dass man jedes Mal externe Hilfe benötigt. Wer einmal verstanden hat, wie Filter, Beziehungen und Exportroutinen zusammenspielen, kann Access-Datenbanken eigenverantwortlich betreuen und pflegen. Das ist eine Kompetenz, die in der Praxis täglich benötigt wird und die Abhängigkeit von externem Support spürbar reduziert.