Microsoft Access & OneNote Professional – Kurs

Dieser Kurs verbindet zwei auf den ersten Blick unterschiedliche Microsoft-Werkzeuge zu einer sinnvollen Einheit: Microsoft Access als relationales Datenbanksystem und Microsoft OneNote Professional als Wissens- und Notizenmanagement-Plattform. Access ermöglicht es, Informationen strukturiert zu speichern, zu verwalten und auszuwerten – von einfachen Listen bis hin zu mehrschichtigen relationalen Datenbankmodellen. OneNote Professional ergänzt diese Datenkompetenz um die Fähigkeit, Wissen zu dokumentieren, zu verknüpfen und kollaborativ bereitzustellen. Wer beide Werkzeuge beherrscht, kann Informationen im Büroalltag sowohl strukturiert verwalten als auch kontextreich dokumentieren. Die Kombination ist besonders für Fachkräfte relevant, die in projektbezogenen oder administrativen Rollen Daten erfassen, auswerten und gleichzeitig Wissensarchive aufbauen müssen. Im Unterschied zur Basisvariante dieses Kursformats legt diese Variante mit dem Titel „Professional" einen stärkeren Fokus auf die professionellen Einsatzszenarien von OneNote – insbesondere auf die tiefere Integration in Microsoft-365-Workflows, strukturierte Notizbücher für Teams und die Verbindung zu SharePoint und Teams.

Microsoft Access – Grundlagen und strukturierte Datenverwaltung Im Access-Modul erarbeiten die Teilnehmenden das konzeptionelle Fundament relationaler Datenbanken und lernen, Access-Datenbanken systematisch aufzubauen. Typische Anwendungsszenarien reichen von der Kundenverwaltung über Lagerbestands-Datenbanken bis hin zu Terminkalender-Systemen für kleinere Organisationen.

• Datenbankkonzepte: Tabellen, Felder, Datentypen und Beziehungsmodelle
• Primärschlüssel, Fremdschlüssel und referenzielle Integrität einrichten
• Auswahlabfragen mit Kriterien, Berechnungsfeldern und gruppierten Ergebnissen erstellen
• Parameterabfragen und Aktionsabfragen (Anfüge-, Aktualisierungs-, Löschabfragen) einsetzen
• Formulare für Dateneingabe und Navigation gestalten
• Berichte für Auswertungen, Etiketten und gedruckte Übersichten konfigurieren

Microsoft OneNote Professional – Wissensmanagement und Kollaboration Das OneNote-Modul vermittelt den professionellen Einsatz von OneNote jenseits einfacher Notizfunktionen. Der Fokus liegt auf strukturierten Notizbüchern für Teams, der Integration in bestehende Microsoft-365-Infrastruktur und dem Aufbau nachhaltiger Wissensarchive.

• Notizbücher hierarchisch strukturieren: Abschnitte, Abschnittsgruppen und Seiten
• Inhalte in OneNote organisieren: Text, Tabellen, eingebettete Dateien, Bilder und Links
• OneNote mit SharePoint verbinden: Teamnotizbücher freigeben und synchronisieren
• OneNote in Microsoft Teams integrieren: Kanäle, Registerkarten und gemeinsame Bearbeitung
• Berechtigungen und Freigaben in OneNote Professional steuern
• Suche, Tags und Aufgabenlisten für effizientes Wissensabrufen einsetzen

Microsoft Access – Abfragen, SQL und Praxisszenarien Dieser Vertiefungsblock geht über die Access-Grundlagen hinaus und behandelt komplexere Datenbankoperationen sowie die Verbindung zu externen Datenquellen. Ziel ist es, Teilnehmende in die Lage zu versetzen, realistische Büro-Datenbanken eigenständig zu konzipieren und zu betreiben.

• Grundlagen der SQL-Abfragesprache in Access (SELECT, WHERE, JOIN, GROUP BY)
• Datenbankoptimierung: Indizes, Abfrage-Performance und Fehlerbehandlung
• Verknüpfung von Access mit externen Datenquellen (Excel, CSV, ODBC)
• Kennwortschutz und Startoptionen für Access-Datenbanken einrichten
• Makros in Access für wiederkehrende Abläufe automatisieren
• Datenbankwartung: Komprimieren, Reparieren und Sichern von Access-Datenbanken

Praxisblock – Übergreifende Anwendungsszenarien Dieser abschließende Block verbindet die Access- und OneNote-Kompetenzen in integrierten Praxisszenarien, die dem Büroalltag in kleinen und mittleren Organisationen entsprechen. Teilnehmende erleben, wie beide Werkzeuge sich gegenseitig ergänzen und in eine gemeinsame Informationsarchitektur einbetten lassen.

• Kundendatenbank in Access aufbauen und mit OneNote-Dokumentation verknüpfen
• Projektverfolgung: Aufgaben und Fortschritte in OneNote dokumentieren, Kosten in Access auswerten
• Sitzungsprotokolle in OneNote führen und relevante Datenbankberichte einbetten
• Wissensdatenbank für ein Team aufbauen: OneNote als strukturiertes Intranet nutzen
• Importieren von Daten aus Access-Reports in OneNote für Management-Berichte
• Arbeitsabläufe analysieren und entscheiden, wann Access und wann OneNote das passende Werkzeug ist
• Typische Fehlerquellen in Access-Datenbanken erkennen und beheben
• Zugriffsschutz und Datensicherheit in beiden Anwendungen konfigurieren
• Backup-Strategien für Access-Datenbanken und OneNote-Notizbücher entwickeln
• Exportfunktionen in Access für Word, Excel und PDF nutzen
• OneNote-Notizbücher exportieren und archivieren
• Gesamtworkflow: Von der Dateneingabe in Access bis zur Dokumentation in OneNote

Beide Anwendungen werden im Kurs nicht isoliert betrachtet, sondern in ihrer komplementären Funktion vermittelt. Der Kurs schließt mit einer strukturierten Vorbereitung auf die herstellerseitige Zertifizierungsprüfung ab.

Der Kurs richtet sich an Fachkräfte aus kaufmännischen und administrativen Berufsfeldern, die ihre digitalen Werkzeugkenntnisse systematisch ausbauen wollen. Gesucht sind Teilnehmende, die im Berufsalltag mit Datenpflege, Dokumentation und Wissensmanagement zu tun haben und diese Aufgaben professioneller gestalten wollen.

• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Verwaltung, Einkauf oder Vertrieb
• Bürokaufleute und Office-Manager, die Datenbanken und Wissensarchive betreuen
• Assistenzkräfte, die Projektdokumentation und Berichterstattung verantworten
• Quereinsteiger, die sich für administrative IT-Aufgaben qualifizieren
• Fachkräfte, die OneNote bereits kennen und die Access-Kompetenz gezielt ergänzen möchten

Der Unterricht wechselt zwischen strukturierten Erklärphasen und unmittelbarer Anwendung an praxisnahen Aufgaben. Für das Access-Modul arbeiten Teilnehmende mit realistischen Datenbankszenarien, die schrittweise aufgebaut werden. Im OneNote-Modul werden eigene Notizbücher angelegt und kollaborative Funktionen aktiv erprobt. Übungsaufgaben und eigenständigen Übungsphasen ergänzen den Präsenz- bzw. Live-Online-Unterricht. Der Kurs kann im virtuellen Klassenzimmer oder vor Ort an einem Lernzentrum absolviert werden.

Die Weiterbildung ist modular aufgebaut; der genaue Umfang hängt von den gewählten Modulen und dem Lernformat ab. Typisch sind mehrere Wochen bis zu einem Monat. Vollzeit- und Teilzeitvarianten sind verfügbar. Die Kursdauer wird im Vorfeld individuell abgestimmt.

Nach Abschluss des Kurses können Teilnehmende eine herstellerseitige Zertifizierungsprüfung (Microsoft Office Specialist, MOS) ablegen. Der Kursanbieter stellt zudem ein Lehrgangszertifikat aus. Das MOS-Zertifikat ist international anerkannt und bei Arbeitgebern ein anerkannter Kompetenznachweis für Microsoft-Office-Kenntnisse.

Wer Access und OneNote Professional gemeinsam beherrscht, deckt zwei komplementäre Informationsbedürfnisse im Büroalltag ab. Strukturierte Daten gehören in eine Datenbank, kontextuelles Wissen und Dokumentation in ein gut gepflegtes Notizbuch. Wer beides beherrscht, reduziert Informationssilos, beschleunigt Recherchearbeit und macht Wissen im Team teilbar. Gerade in kleinen und mittleren Organisationen ohne eigene IT-Abteilung sind diese Fähigkeiten ein erheblicher Mehrwert. Das MOS-Zertifikat schärft das Bewerberprofil in kaufmännischen und administrativen Berufsfeldern. Arbeitgeber schätzen nachgewiesene Microsoft-Kompetenz als verlässliches Signal für digitale Eigenständigkeit. Der Nachweis über Access-Kenntnisse ist besonders in Positionen wertvoll, die Datenpflege, Reporting oder die Betreuung kleiner Fachdatenbanken umfassen – eine Aufgabe, die in der Praxis häufig ohne IT-Unterstützung erledigt werden muss. Dieser Kurs in der „Professional"-Variante unterscheidet sich von der Basisvariante durch den erweiterten OneNote-Fokus, der ausdrücklich auf professionelle Team-Szenarien und die Microsoft-365-Integration eingeht. Wer OneNote primär als persönliches Notizbuch nutzt, ist mit der Basisvariante gut bedient. Wer jedoch OneNote als Teamwerkzeug in SharePoint- und Teams-Umgebungen einsetzen möchte, profitiert von den vertieften Inhalten dieser Variante.