Microsoft Access with Microsoft Outlook Certification

Dieser Kombikurs deckt zwei Microsoft-Office-Anwendungen in der Tiefe ab, die in Büro- und Verwaltungsberufen täglich im Einsatz sind: Microsoft Access als Desktop-Datenbankplattform und Microsoft Outlook als professionelles E-Mail- und Kommunikationsmanagement-Tool. Der Kurs geht deutlich über eine bloße Bedienungseinführung hinaus — er schult die strukturierte Arbeit mit relationalen Datenbanken in Access sowie die systematische Verwaltung großer E-Mail-Aufkommen und Terminkalender in Outlook. Am Ende des Programms sind die Teilnehmenden auf die jeweiligen Microsoft Office Specialist (MOS)-Zertifizierungsprüfungen vorbereitet.

Modul 1 — Microsoft Access: Datenbankdesign und Abfragen Access ist eine relationale Desktop-Datenbankplattform, mit der sich Datenverwaltungsaufgaben strukturieren lassen, die für Excel zu komplex oder zu groß werden. Der erste Kursabschnitt führt systematisch in die Datenbankarchitektur und die grundlegenden Designprinzipien ein.

• Relationale Datenbankkonzepte: Tabellen, Datensätze, Felder, Datentypen
• Tabellenentwurf: Primärschlüssel, Fremdschlüssel, Normalisierungsgrundsätze
• Beziehungen zwischen Tabellen: 1:1-, 1:n- und n:m-Beziehungen in Access anlegen
• Referenzielle Integrität und Beziehungs-Joins konfigurieren
• Abfragen im Abfragedesigner: Auswahlabfragen, Kriterienfilter, Sortierung, berechnete Felder
• SQL-Grundlagen: SELECT, WHERE, ORDER BY, JOIN — direkt in Access nutzbar
• Aktionsabfragen: Aktualisierungsabfragen, Anfügeabfragen, Löschabfragen, Tabellenerstellungsabfragen
• Parameterabfragen für dynamische Datenbankauswertungen
• Aggregatfunktionen in Abfragen: Summe, Anzahl, Mittelwert, Gruppierung
• Kreuztabellenabfragen für strukturierte Übersichten

Modul 2 — Microsoft Access: Formulare, Berichte und Automatisierung Formulare machen die Dateneingabe nutzerfreundlich; Berichte strukturieren Daten für die Ausgabe. Automatisierungen mit Makros und einfachen VBA-Prozeduren reduzieren Routineaufgaben erheblich.

• Formulardesign mit dem Formularentwurf und dem Formularassistenten
• Steuerelemente in Formularen: Textfelder, Dropdown-Listen, Schaltflächen, Unterformulare
• Bedingte Formatierung in Formularen zur visuellen Hervorhebung
• Berichtsentwurf: Gruppierung, Sortierung, Zwischensummen und Gesamtsummen
• Kopf- und Fußzeilen, Seitennummerierung und Druckformatierung in Berichten
• Makroerstellung in Access: häufige Aktionen automatisieren (Formular öffnen, Abfrage ausführen, Export)
• Eingebettete Makros für Formularschaltflächen
• Grundlegende VBA-Prozeduren in Access: Modulstruktur, einfache Sub-Routinen
• Datenimport aus Excel-Tabellen und CSV-Dateien in Access-Tabellen
• Export von Abfrageergebnissen und Berichten nach Excel, PDF und CSV

Modul 3 — Microsoft Outlook: E-Mail-Management und Automatisierung Outlook ist in den meisten Büroumgebungen das zentrale Kommunikations-Tool. Dieses Modul vermittelt, wie sich Outlook so einrichten und nutzen lässt, dass auch große E-Mail-Aufkommen strukturiert verwaltet werden können.

• Outlook-Grundstruktur: Navigation, Ansichten, Posteingang, gesendete Elemente
• Ordnerstruktur und Archivierung: Ordner anlegen, verschieben, automatisch archivieren
• Regeln in Outlook erstellen: E-Mails automatisch sortieren, weiterleiten, kennzeichnen
• Quicksteps für häufige Aktionen: E-Mail verschieben, kategorisieren, weiterleiten mit einem Klick
• Kategorien und Farben für visuelles E-Mail-Management
• Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten konfigurieren
• E-Mail-Signaturen: mehrere Signaturen erstellen und kontextabhängig einsetzen
• Anlagen verwalten: Anhänge direkt in OneDrive/SharePoint speichern, Vorabansicht nutzen
• Suchfunktionen effektiv nutzen: Suche nach Absender, Datum, Anhang, Kategorie
• Spam- und Phishing-Schutz: Junk-E-Mail-Filter, sichere Absender, Berichtsfunktionen

Modul 4 — Microsoft Outlook: Kalender, Kontakte und Aufgaben Kalender- und Kontaktverwaltung sind eigenständige Fachbereiche innerhalb von Outlook, die in der Praxis häufig unterschätzt werden. Dieser Abschnitt behandelt die vollständige Kalender- und Kontaktfunktionalität.

• Kalenderansichten: Tag, Woche, Monat, Zeitplan, Gruppen-Overlays
• Besprechungseinladungen erstellen und verwalten: Terminvorschläge, Freigabe-Übersicht, Ressourcen buchen
• Freigegebene Kalender: Berechtigungen vergeben, Kalender-Overlay für Teamplanung
• Kontaktgruppen (Verteiler) anlegen und pflegen
• Visitenkartenansicht und Kontaktsuche optimieren
• Kontakte aus E-Mails importieren und mit LinkedIn-Daten verknüpfen
• Aufgaben in Outlook erstellen, delegieren und nachverfolgen
• Folgemaßnahmen (Follow-up) und Erinnerungen für E-Mails und Termine setzen
• Notizen in Outlook für schnelle Informationserfassung nutzen
• Integration von Outlook mit Microsoft Teams für Besprechungsplanung

Praxisblock Die Übungsaufgaben in diesem Block simulieren typische Büro- und Verwaltungssituationen, in denen Access und Outlook direkt eingesetzt werden.

• Access-Aufgabe: Datenbankschema für eine Kundenverwaltung entwerfen (Tabellen, Beziehungen, Normalisierung)
• Abfrage-Übung: Umsatzbericht für einen Zeitraum mit Gruppierung nach Kundenkategorie erstellen
• Formular-Aufgabe: Dateneingabeformular mit Validierungsregeln und Unterformular aufbauen
• Bericht-Aufgabe: Quartalsbericht mit Gruppierung, Teilergebnissen und Fußzeilen erstellen
• Makro-Übung: Formular-Öffnungsschaltfläche mit einem Makro verknüpfen
• Outlook-Aufgabe: Regelset für Projektkorrespondenz einrichten (drei Absender, zwei Kategorien, ein automatischer Anhang-Export-Trigger)
• Kalender-Aufgabe: Wöchentliche Teambesprechung als wiederkehrenden Termin anlegen und vier Kollegen einladen
• Kontakt-Aufgabe: Verteilerliste für ein Projektteam aufbauen und Kontaktdaten aus einer Excel-Tabelle importieren
• Integrationsaufgabe: Access-Abfrageergebnisse per E-Mail über Outlook als Anlage versenden (Automatisierung)
• MOS-Übungsblock Access: Probefragen aus allen Domänen der Access-Expert-Prüfung
• MOS-Übungsblock Outlook: Probefragen und Klick-Simulationen für die Outlook-Prüfung
• Abschlussaufgabe: vollständige Kundenverwaltungsdatenbank mit E-Mail-Versand-Automatisierung über Outlook

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die in Büro- und Verwaltungsberufen tätig sind oder diese anstreben und ihre Datenbankfähigkeiten sowie ihr E-Mail-Management professionell ausbauen möchten.

• Bürokaufleute und kaufmännische Angestellte, die mit Kundendaten und Korrespondenz arbeiten
• Sachbearbeiter und Assistenten in Verwaltung, Buchhaltung oder HR
• Personen, die ihre Microsoft-Office-Kenntnisse durch eine offizielle Zertifizierung belegen möchten
• Mitarbeitende, die Datenverwaltungsaufgaben von Excel auf Access migrieren möchten
• Sekretariate und Assistenzen in größeren Organisationen mit hohem E-Mail-Aufkommen

Der Unterricht findet im virtuellen Klassenzimmer statt und kombiniert Trainer-geführte Demonstrationen mit eigenständigen Übungen an der Software. Für Access werden Datenbank-Übungsszenarien aus dem kaufmännischen und verwaltungsnahen Bereich genutzt. Für Outlook-Abschnitte werden typische Bürokommunikationsszenarien simuliert. Beide Programme werden direkt in der Microsoft-Office-Umgebung bedient — Theorie und Praxis wechseln engmaschig ab. Ein PC-Arbeitsplatz mit dem aktuellen Microsoft 365 (Access und Outlook sind erforderlich) wird für die Teilnahme benötigt.

Die Kursdauer hängt vom gewählten Format ab. Module sind individuell kombinierbar; bei Buchung beider Programme ist die Gesamtdauer entsprechend länger als bei Einzelmodulen. Teilzeit- und Vollzeitalternativen stehen zur Verfügung. Die Selbstlernphasen zwischen den Live-Einheiten sind für die praktische Übung einzuplanen.

Der Kurs bereitet auf die MOS-Prüfungen (Microsoft Office Specialist) für Microsoft Access und Microsoft Outlook vor. Die MOS-Prüfungen werden bei Pearson-VUE-Testzentren oder als beaufsichtigte Online-Prüfungen abgelegt und von Microsoft zertifiziert. Zusätzlich stellt der Bildungsträger eine Teilnahmebescheinigung aus. MOS-Zertifikate sind zeitlich unbefristet, spiegeln aber den Versionsstand der geprüften Office-Version wider.

In Büro- und Verwaltungsberufen gehören Access und Outlook zu den am häufigsten genutzten, aber am seltensten professionell beherrschten Office-Programmen. Wer Access über die einfache Tabellenerstellung hinaus versteht — also relationale Datenbankdesign, Abfragen, Formulare und Berichte beherrscht — löst Datenverwaltungsaufgaben deutlich effizienter als mit Workarounds in Excel. Gerade in mittelständischen Unternehmen, Verwaltungen und gemeinnützigen Organisationen ist Access nach wie vor ein produktivitätsrelevantes Werkzeug. Outlook wird in vielen Organisationen weit unter seinen Möglichkeiten eingesetzt: Regeln, Quicksteps, freigegebene Kalender und Kontaktgruppen sparen messbar Zeit bei der täglichen E-Mail-Bearbeitung und Terminkoordination. Wer diese Funktionen beherrscht, kann Büroproduktivität strukturell verbessern — nicht nur für die eigene Arbeit, sondern auch als Unterstützung für das gesamte Team. Die MOS-Zertifizierung dient als standardisierter Beleg dieser Kenntnisse gegenüber Arbeitgebern und ist in Stellenausschreibungen für kaufmännische und verwaltende Positionen ein anerkanntes Qualitätsmerkmal.