Microsoft Access with Microsoft SharePoint Administrator

Dieser Kombikurs verbindet ein vollständiges Microsoft-Access-Training auf drei Niveaustufen mit einer Einführung in die Administration von Microsoft SharePoint. Beide Systeme spielen in mittleren und größeren Unternehmen eine wichtige Rolle: Access als lokales Datenbankwerkzeug für strukturierte Datenverwaltung, SharePoint als plattformübergreifende Kollaborationslösung für Dokumentenmanagement und interne Portale. Wer beide beherrscht, kann Daten nicht nur lokal verwalten, sondern auch in vernetzten Büroumgebungen zugänglich machen und pflegen. Ein wichtiger Hinweis vorab: Für Microsoft Access gibt es seit geraumer Zeit kein eigenständiges, aktives Microsoft-Zertifizierungsprogramm mehr. Der Kompetenzerwerb wird durch ein trägerinternes Zertifikat dokumentiert. Für SharePoint-Administration ist die frühere Zertifizierungsroute MS-300/MS-301 eingestellt; aktuelle Microsoft-Zertifizierungen im Bereich modernes Arbeiten und Teams-Administration finden sich heute unter MS-102 (Microsoft 365 Administrator) — entsprechende Pfade können je nach Anbieter angepasst ergänzt werden.

Modul 1: Microsoft Access Level 1 — Datenbanken verstehen und aufbauen Das erste Modul führt in die Logik relationaler Datenbanken ein. Teilnehmende lernen, Access als Werkzeug zu navigieren, erste Tabellen anzulegen und einfache Abfragen zu formulieren.

• Grundlagen des Datenbankentwurfs: Normalformen, Primärschlüssel, Beziehungen
• Navigationsbereich und Objektansichten in Access kennenlernen
• Tabellen in Datenblattansicht und Entwurfsansicht erstellen
• Felddatentypen: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Anlage, Nachschlageliste
• Daten suchen, sortieren und filtern; Suchkriterien in Abfragen
• Einfache Auswahlabfragen mit berechneten Feldern

Modul 2: Microsoft Access Level 2 — Fortgeschrittene Datenbankarbeit Auf der Grundlagenebene aufbauend werden professionellere Datenbanktechniken eingeführt. Dieses Modul schult den Umgang mit größeren Datenbeständen, komplexen Abfragen und benutzerfreundlichen Formularen.

• Tabellen mit Indizes optimieren und Tabellenbeziehungen pflegen
• Aktionsabfragen: Tabellenerstellungs-, Anfüge-, Aktualisierungs- und Löschabfragen
• Abfragen über mehrere Tabellen mit Verknüpfungstypen
• Formularentwurf: Unterformulare, Steuerelemente, Bedingte Formatierung
• Berichte erstellen, gruppieren und mit Drucklayouts versehen
• Excel-Daten importieren und Access-Daten nach Excel exportieren

Modul 3: Microsoft Access Level 3 — Automatisierung und Datenbankadministration Das fortgeschrittene Modul vermittelt die Fähigkeiten, die Access als vollständige Unternehmens-Datenbanklösung qualifizieren: Makrosteuerung, Sicherheitsarchitektur und Datenbankpflege.

• Makros erstellen, ausführen und an Formulare und Berichte binden
• Bedingte Makroausführung und Feldinhalt-abhängige Steuerung
• Sicherheitsstrukturen: ACCDE-Datenbanken, Kennwortschutz, Startoptionen
• Datenbanken reparieren, komprimieren, dokumentieren und archivieren
• Packen, Signieren und Verteilen von Access-Datenbanken im Unternehmen
• Extraktion und Nutzung signierter Pakete

Modul 4: Microsoft SharePoint Administrator — Kollaborationsplattform verwalten SharePoint ist in vielen Organisationen das Rückgrat für Dokumentenmanagement und interne Portale. Dieses Modul vermittelt die administrativen Grundkenntnisse, die für die Pflege und Konfiguration einer SharePoint-Umgebung erforderlich sind.

• SharePoint-Architektur: Websitesammlungen, Websites, Bibliotheken, Listen
• Benutzer und Berechtigungen verwalten: Gruppen, Rollen, Vererbung unterbrechen
• Dokumentenbibliotheken einrichten: Metadaten, Versionsverlauf, Einchecken/Auschecken
• Websitedesign und Navigation anpassen
• SharePoint und Teams: Verbindung zwischen Kanälen und SharePoint-Bibliotheken
• Einfache Listenkonfigurationen und Ansichtsanpassungen

Praxisphase: Integrierte Datenverwaltung Die Praxisphase verbindet Access-Datenbankprojekte mit SharePoint-Administrationsszenarios.

• Relationale Datenbank für eine Abteilung von Null entwerfen und aufbauen
• Aktionsabfragen für einen monatlichen Datenbereinigungsprozess entwickeln
• Makrogesteuertes Formular für die Dateneingabe durch Nicht-Access-Nutzer:innen bauen
• Sicherheitskonzept für eine Access-Datenbank umsetzen und testen
• SharePoint-Dokumentenbibliothek für ein Projektteam einrichten
• Berechtigungsstruktur auf Site-Ebene planen und konfigurieren
• Access-Daten in eine SharePoint-Liste exportieren und Synchronisation verstehen
• Fehlerhafte Datenbank komprimieren und wiederherstellen
• Kombinierten Report (Access-Auswertung + SharePoint-Dokument) aufbauen
• Präsentation: Datenbankkonzept und SharePoint-Struktur vorstellen und erläutern

Die Praxiseinheiten simulieren reale betriebliche Anforderungen und stärken die Fähigkeit, eigenständig Lösungen zu entwickeln und gegenüber anderen zu erklären.

Dieser Kurs richtet sich an kaufmännische Fachkräfte, Sachbearbeitende und IT-Koordinator:innen, die strukturierte Daten professionell verwalten und in kollaborative Büroumgebungen einbetten möchten. Er ist auch für Quereinsteiger:innen geeignet, die in eine Datenbankadministration oder eine ähnliche Rolle wechseln wollen.

• Kaufmännische Angestellte und Sachbearbeitende, die Daten strukturiert verwalten müssen
• Bürofachkräfte, die interne Datenbanken ohne externe IT-Unterstützung pflegen sollen
• IT-Koordinator:innen, die SharePoint-Umgebungen für kleine Teams verwalten
• Personen, die eine Stelle in Datenbankverwaltung oder Office-IT anstreben
• Fachkräfte, die die Verbindung zwischen Access und SharePoint-/365-Umgebungen verstehen möchten

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format durchgeführt, das Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer mit der Option zur Teilnahme aus einem ausgestatteten Lernzentrum verbindet. Theorie, geführte Übungen, Fallstudienarbeiten und Praxisprojekte wechseln sich ab. Mikrofon, Kamera und Chat ermöglichen direkten Austausch mit Trainer:innen; eine HomeOffice-Genehmigung liegt vor. Individuelle Teilzeittermine können abgestimmt werden.

Der Kurs ist in Modulen organisiert; die Gesamtdauer hängt davon ab, welche Module in welcher Kombination und in welchem Zeitformat (Vollzeit oder Teilzeit) absolviert werden. Konkrete Starttermine und Laufzeiten erfragen Sie direkt beim Anbieter.

Nach Abschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat sowie eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die den Kompetenzerwerb in Access und SharePoint-Administration dokumentiert. Ein eigenständiges aktuelles Microsoft-Examen für Access existiert nicht; die SharePoint-Administration wird im aktuellen Microsoft-Zertifizierungsprogramm im Rahmen des MS-102-Pfads (Microsoft 365 Administrator) abgedeckt, auf den der Kurs hinweisen kann, ohne ihn als direkten Abschluss zu versprechen.

Access ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor ein aktiv genutztes Werkzeug für die Verwaltung strukturierter Daten, die weder für Excel zu komplex noch für ein vollwertiges SQL-Serversystem groß genug sind. Wer Access auf Level-3-Niveau beherrscht, kann diese Nische im Unternehmen besetzen und Datenbanken entwickeln, die von Kolleg:innen ohne technischen Hintergrund genutzt werden können. Die Ergänzung um SharePoint-Administrationskenntnisse ist strategisch sinnvoll: SharePoint ist in Microsoft-365-Umgebungen allgegenwärtig, und wer versteht, wie Daten zwischen Access-Datenbanken und SharePoint-Listen fließen, schließt eine Lücke, die viele rein kaufmännische Fachkräfte nicht haben. Das ermöglicht es, als interne:r Ansprechpartner:in für die digitale Dokumenten- und Datenverwaltung zu fungieren. Langfristig öffnet die Kombination auch den Weg in Richtung umfassendere Microsoft-365-Administration: Wer SharePoint schon kennt und versteht, hat einen deutlichen Vorsprung, wenn das Unternehmen Teams, OneDrive oder weitere 365-Dienste einführt oder erweitert.