PowerPoint + Outlook Kombikurs

Professionelle Bürokommunikation verlangt heute zwei eng verwandte Kompetenzen: strukturierte Kommunikation nach außen über E-Mail, Kalender und Aufgabenmanagement sowie überzeugende visuelle Darstellung für Meetings und Berichte. Diese Kombinations-Weiterbildung verbindet Microsoft PowerPoint — das Standardwerkzeug für Präsentationen — mit Microsoft Outlook, dem zentralen Hub für E-Mail, Terminplanung und Kontaktverwaltung. Im Verlauf des Kurses lernen Teilnehmende beide Programme auf professionellem Niveau und verstehen, wie Outlook-Daten (Besprechungen, Aufgaben, Kalenderinhalte) direkt in PowerPoint-Folien einfließen können.

Microsoft Outlook — E-Mail-Verwaltung und Kommunikationsorganisation Der erste Abschnitt behandelt Outlook als E-Mail-Plattform. Professionelle Postfachorganisation setzt voraus, dass eingehende Nachrichten schnell kategorisiert, weitergeleitet oder bearbeitet werden können. Regeln und Kategorien bilden das Fundament dafür.

• Ordnerstruktur im Postfach anlegen, Mails per Regel automatisch verschieben oder kennzeichnen
• Bedingte Formatierungen einrichten (z. B. E-Mails von bestimmten Absendern farblich hervorheben)
• E-Mail-Vorlagen erstellen und als Schnellbausteine für wiederkehrende Antworten speichern
• Verteilerlisten und Kontaktgruppen anlegen, E-Mails an mehrere Empfänger effizient adressieren
• Signaturverwaltung: mehrere Signaturen erstellen und automatisch zuweisen
• Abwesenheitsassistent konfigurieren, interne und externe Antwortregeln unterscheiden

Microsoft Outlook — Kalender, Aufgaben und Kontaktverwaltung Dieser Abschnitt vermittelt das professionelle Terminmanagement. Von der einfachen Besprechungseinladung bis zur Koordination teamweiter Kalender werden alle relevanten Funktionen praxisnah behandelt.

• Terminserien und Einzeltermine anlegen, Teilnehmer einladen und Raumanfragen verwalten
• Kalenderansichten anpassen (Tag, Woche, Monat, Zeitplan) für unterschiedliche Planungsbedürfnisse
• Aufgaben erstellen, mit Fälligkeit und Priorität versehen, an andere delegieren
• Kontakte anlegen, mit Kategorien versehen und als vCard exportieren
• Mehrere Kalender parallel verwalten (Privat, Projekte, Team) und farblich unterscheiden
• Outlook-Kalender in SharePoint oder Teams einbinden für team-übergreifende Transparenz

Microsoft PowerPoint — Foliendesign und visuelle Kommunikation Professionelle Folien entstehen nicht zufällig — sie folgen einem klaren Design-System. Dieses Modul legt den Grundstein: Folienmaster, Typografie, Farbsysteme und die wichtigsten Layouttypen werden so aufgebaut, dass spätere Inhalte konsistent und wiederverwendbar sind.

• Folienmaster und mehrere Folienlayouts (Titelfolie, Inhaltsfolie, Bildfolie, Agenda) anlegen
• Farbthemen, Schriftpaare und Absatzformate global festlegen und auf Folien anwenden
• Bilder und Grafiken positionieren, zuschneiden, mit Bildlayouts rahmen
• Formen, SmartArt und Organigramme für Strukturdarstellungen verwenden
• Tabellen direkt in PowerPoint anlegen und mit Füllfarben, Rahmen und Schriftformatierungen gestalten
• Vorlagendatei (.potx) speichern und für zukünftige Projekte wiederverwenden

Microsoft PowerPoint — Datenvisualisierung und Präsentation für Meetings Im letzten Modul geht es um die inhaltliche Seite: Daten überzeugend darstellen und Präsentationen so aufbauen, dass sie Meeting-Ergebnisse und Projektstatus klar kommunizieren.

• Diagramme (Balken, Linien, Kreis, Kombination) aus Excel-Daten einfügen und formatieren
• Dynamische Datenbeschriftungen, Trendlinien und Sekundärachsen konfigurieren
• Besprechungsagenda-Folie strukturieren: Tagesordnungspunkte, Zeitfenster, Verantwortliche
• Projektstatus-Folie mit Farbampel und Tabellenformat erstellen
• Animationsreihenfolge für Punkt-für-Punkt-Präsentation in Meetings optimieren
• Präsentation als schreibgeschütztes PDF für E-Mail-Versand über Outlook exportieren

Die Übungseinheiten übersetzen die Theorie in eigenständig ausgeführte Arbeitsschritte. Alle Aufgaben sind so gewählt, dass typische Büroszenarien nachgebildet werden.

• Outlook-Postfach strukturieren: drei Regeln anlegen, die E-Mails nach Absenderdomäne automatisch sortieren
• E-Mail-Vorlage für Besprechungseinladungen erstellen, mit Signatur verknüpfen
• Serientermin (wöchentliche Teamrunde) anlegen, sechs Teilnehmer einladen, Raumanfrage hinzufügen
• Aufgabenliste für ein Monatsprojekt mit Prioritäten und Fälligkeitsterminen in Outlook strukturieren
• Kontaktgruppe aus zwölf Adressen erstellen und mit einer Test-E-Mail adressieren
• Folienmaster mit Unternehmensfarben, Schriftthema und Logo-Platzhalter in PowerPoint aufbauen
• Vier Layoutvarianten im Master definieren und auf eine 15-seitige Meeting-Präsentation anwenden
• Balkendiagramm mit vier Datenreihen aus einer CSV-Datei in PowerPoint importieren und beschriften
• Projektstatus-Folie mit Ampelfarben (Rot/Gelb/Grün) und tabellarischer Meilensteinübersicht gestalten
• Animationssequenz für eine Agenda-Folie einrichten, bei der jeder Punkt einzeln eingeblendet wird
• Fertige Präsentation als schreibgeschütztes PDF exportieren und als Outlook-E-Mail-Anhang adressieren
• Abwesenheitsassistent in Outlook konfigurieren mit unterschiedlichen internen und externen Antworten

Die Weiterbildung ist auf berufstätige Fachkräfte zugeschnitten, deren Alltag von Bürokommunikation und regelmäßigen Präsentationstätigkeiten geprägt ist.

• Assistenzen und Sekretariate, die Termine koordinieren und Berichte aufbereiten
• Administrative Fachkräfte, die Postfachorganisation und Präsentationsarbeit verantworten
• Projektkoordinierende, die Meetings vorbereiten und Ergebnisse visuell dokumentieren
• Office-Fachkräfte, die ihre Outlook-Kenntnisse über das bloße E-Mail-Senden hinaus ausbauen möchten
• Berufseinsteigende mit Büroausbildung, die professionelle Microsoft-365-Kompetenzen nachweisen wollen

Der Kurs wird als Live-Training im virtuellen Klassenzimmer durchgeführt. Trainerinnen und Trainer demonstrieren jeden Arbeitsschritt direkt in der Anwendung; Teilnehmende führen alle Schritte unmittelbar nach. Kurs- und Übungsdateien werden bereitgestellt. Ergänzend steht im Nachgang aufgezeichnetes Schulungsmaterial zur Verfügung. Ort und Ausstattung: virtuelle Teilnahme vom Homeoffice oder von einem PC-Arbeitsplatz im Schulungszentrum mit zwei Bildschirmen.

Der Kursumfang ist abhängig von den gewählten Modulen und den Vorkenntnissen der Teilnehmenden. In der Regel beträgt der Gesamtumfang mehrere Tage bis zu einer Woche in Vollzeit. Teilzeit-Durchläufe über mehrere Wochen sind nach Absprache möglich.

Mit Kursabschluss erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die die abgedeckten Inhalte beider Programme dokumentiert. Wer im Anschluss eine offizielle Microsoft-Zertifizierungsprüfung (z. B. MO-200 Excel, MO-PowerPoint oder ähnlich) ablegen möchte, findet im Kursinhalt eine praxisnahe Grundlage. Die Prüfungsanmeldung erfolgt separat bei einem autorisierten Microsoft-Testcenter.

Für Bürofachkräfte ist die Kombination aus strukturiertem E-Mail- und Kalenderhandling (Outlook) und überzeugender visueller Aufbereitung (PowerPoint) ein unmittelbarer Produktivitätsgewinn im Arbeitsalltag. Wer Besprechungen planvoll vorbereitet, Ergebnisse klar strukturiert und die Kommunikation automatisiert, arbeitet schneller und verlässlicher als mit unstrukturierten Arbeitsweisen. Das Besondere an dieser Kombination ist die direkte inhaltliche Verbindung der beiden Werkzeuge: Besprechungseinladungen entstehen in Outlook, die dazugehörige Agenda-Folie in PowerPoint; nach dem Meeting werden Ergebnisse als schreibgeschütztes PDF per Outlook verschickt. Wer diesen Kreislauf beherrscht, hat einen echten Effizienzvorsprung gegenüber Kolleginnen und Kollegen, die beide Programme nur isoliert kennen. Für Arbeitgeber ist die doppelte Qualifikation ein klares Zeichen für einsatzbereite Microsoft-365-Kompetenz. In Stellenprofilen für Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsrollen werden Outlook und PowerPoint häufig gemeinsam gefordert — nach diesem Kurs lässt sich beides mit konkreten Fähigkeiten belegen.