Microsoft Word 365 - Modul 15 (Fortgeschrittenlevel)

Modul 15 der Word-365-Reihe widmet sich einer Herausforderung, die viele Word-Nutzerinnen und -Nutzer erst bei größeren Projekten wirklich zu spüren bekommen: dem Umgang mit umfangreichen Dokumenten. Statt einzelner Seiten geht es hier um mehrseitige Berichte, Handbücher oder Konzepte, bei denen Deckblätter, Inhaltsverzeichnisse, Indizes und Gliederungen ein Dokument erst navigierbar und professionell machen. Das Modul zeigt zudem, wie mit dem Zentraldokument mehrere Teildokumente zu einem großen Gesamtwerk zusammengeführt werden.

Das Modul gliedert sich in vier Schwerpunkte, die den typischen Aufbau eines umfangreichen Dokuments nachzeichnen — vom Deckblatt über die Navigationshilfen bis zur Verwaltung mehrerer Teildokumente. Der erste Schwerpunkt behandelt den Einstieg in umfangreiche Dokumente, insbesondere Deckblätter und die gezielte Platzierung leerer Seiten.

• Vorgefertigte Deckblattvorlagen einfügen und mit eigenen Angaben füllen
• Ein Deckblatt individuell gestalten und an das Corporate Design anpassen
• Leere Seiten gezielt zwischen Abschnitten einfügen, etwa vor neuen Kapiteln
• Seitenumbrüche von Abschnittsumbrüchen unterscheiden und passend einsetzen
• Titelseiten von der fortlaufenden Seitennummerierung ausnehmen
• Deckblatt und erste Kapitelseite optisch aufeinander abstimmen

Der zweite Schwerpunkt widmet sich dem Inhaltsverzeichnis, einem der zentralen Navigationswerkzeuge in langen Dokumenten.

• Überschriften konsistent mit Formatvorlagen auszeichnen, damit ein Inhaltsverzeichnis sie erkennt
• Ein automatisches Inhaltsverzeichnis auf Basis dieser Überschriften erstellen
• Die Gliederungstiefe des Inhaltsverzeichnisses festlegen
• Das Erscheinungsbild des Inhaltsverzeichnisses an das Dokumentdesign anpassen
• Das Inhaltsverzeichnis nach Textänderungen mit wenigen Klicks aktualisieren
• Verlinkte Inhaltsverzeichniseinträge für die digitale Navigation nutzen

Im dritten Schwerpunkt geht es um Index und Rechtsgrundlagenverzeichnis, zwei weitere Verzeichnisarten für besonders umfangreiche oder fachlich anspruchsvolle Dokumente.

• Relevante Begriffe im Text für den Index markieren
• Einen alphabetischen Index am Ende eines Dokuments automatisch generieren
• Indexeinträge mit Unterpunkten und Querverweisen strukturieren
• Rechtliche Quellen und Vorschriften im Text kennzeichnen
• Ein Rechtsgrundlagenverzeichnis auf Basis dieser Kennzeichnungen erstellen
• Index und Rechtsgrundlagenverzeichnis bei Textänderungen konsistent halten

Der vierte Schwerpunkt behandelt Gliederungen und das Zentraldokument, mit denen sich auch sehr große oder arbeitsteilig erstellte Dokumente organisieren lassen.

• Die Gliederungsansicht zur Übersicht über die Dokumentstruktur nutzen
• Textabschnitte in der Gliederungsansicht verschieben und neu anordnen
• Gliederungsebenen erhöhen, verringern und neu zuordnen
• Das Prinzip des Zentraldokuments für arbeitsteilige Großprojekte verstehen
• Einzelne Teildokumente in ein Zentraldokument einbinden
• Innerhalb umfangreicher Dokumente seitenweise gezielt vor- und zurückblättern

Der praktische Teil des Moduls führt die Teilnehmenden durch den vollständigen Aufbau eines umfangreichen Beispieldokuments, von der ersten leeren Seite bis zum fertigen Werk mit allen Verzeichnissen.

• Ein mehrseitiges Beispieldokument mit Deckblatt neu aufsetzen
• Überschriften im Beispieldokument konsistent mit Formatvorlagen versehen
• Ein automatisches Inhaltsverzeichnis für das Beispieldokument erstellen und testen
• Einen Index für ausgewählte Fachbegriffe im Beispieldokument aufbauen
• Ein Rechtsgrundlagenverzeichnis für ein Dokument mit fiktiven Rechtsbezügen anlegen
• Die Gliederungsansicht nutzen, um ein unstrukturiertes Dokument neu zu ordnen
• Mehrere kürzere Teildokumente zu einem Zentraldokument zusammenführen
• Ein bestehendes Zentraldokument um ein weiteres Teildokument ergänzen
• Nach nachträglichen Textänderungen alle Verzeichnisse eines Dokuments aktualisieren
• Ein sehr langes Dokument mit der Seitenweise-blättern-Funktion durcharbeiten
• Ein unvollständig verzeichnetes Dokument um fehlende Index- und Rechtseinträge ergänzen
• Ein vollständiges Beispielhandbuch mit allen behandelten Elementen fertigstellen

Am Ende des Moduls steht die Fähigkeit, auch sehr umfangreiche Dokumente strukturiert, navigierbar und professionell aufzubauen — ein Kompetenzbereich, der weit über einfache Textbearbeitung hinausgeht und insbesondere bei Handbüchern, Berichten und Konzepten mit vielen Seiten zum Tragen kommt.

Modul 15 richtet sich an kaufmännische Angestellte, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Fach- und Führungskräfte, die regelmäßig umfangreiche Dokumente wie Berichte, Konzepte oder Handbücher erstellen oder pflegen. Es eignet sich sowohl eigenständig als auch als Baustein einer individuellen Word-365-Modulkombination.

• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die lange Berichte mit Verzeichnissen erstellen
• Fachkräfte im Büromanagement, die Handbücher oder Leitfäden pflegen
• Assistenzkräfte der Geschäftsführung, die umfangreiche Vorlagen verwalten
• Personen, die arbeitsteilig an großen Dokumenten mit mehreren Beteiligten arbeiten

Die Vermittlung erfolgt entlang des typischen Aufbaus eines umfangreichen Dokuments, sodass jede neue Funktion — vom Deckblatt bis zum Zentraldokument — im logischen Zusammenhang mit den vorherigen Schritten geübt wird. Organisiert wird im Combined-Learning-Format; die Teilnahme erfolgt überwiegend in Vollzeit, teils auch in Teilzeit.

Als einzelnes Modul innerhalb der 23-teiligen Word-365-Reihe ist der Umfang auf das Thema umfangreiche Dokumente begrenzt und lässt sich mit weiteren Modulen zu einer größeren Weiterbildung kombinieren. Die konkrete Stundenzahl richtet sich nach der gewählten Modulzusammenstellung.

Nach Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein international anerkanntes Herstellerzertifikat sowie ein eigenes Lehrgangszertifikat des Bildungsanbieters, die die erworbenen Kenntnisse im Bereich umfangreicher Dokumente dokumentieren.

Wer regelmäßig lange Berichte, Konzepte oder Handbücher erstellt, weiß, wie mühsam es ist, ein Inhaltsverzeichnis von Hand zu pflegen oder den Überblick über Dutzende Seiten zu behalten. Die in diesem Modul vermittelten Funktionen — automatische Verzeichnisse, Gliederungsansicht und Zentraldokument — lösen genau dieses Problem und sparen bei jedem größeren Dokument spürbar Zeit gegenüber einer rein manuellen Vorgehensweise. Besonders das Zentraldokument eröffnet neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit: Statt ein einzelnes, unhandliches Riesendokument gemeinsam zu bearbeiten, lassen sich Teildokumente getrennt erstellen und anschließend zu einem konsistenten Gesamtwerk zusammenführen. Das erleichtert die arbeitsteilige Erstellung größerer Unterlagen erheblich, ohne dass am Ende Formatierungsbrüche entstehen. Da automatische Inhaltsverzeichnisse und Indizes direkt auf konsistent verwendeten Formatvorlagen aufbauen, verbindet das Modul zudem sauber mit anderen Word-365-Modulen zu Formatvorlagen und Designs — wer beides kombiniert, kann umfangreiche Dokumente nicht nur navigierbar, sondern auch optisch durchgehend konsistent gestalten.