MS Access Level 1 – Einführung/Basic – Weiterbildung

Dieser Kurs vermittelt die Grundlagen von Microsoft Access für alle, die noch nie oder nur sehr wenig mit relationalen Datenbanken gearbeitet haben. Im Mittelpunkt steht der Aufbau einfacher, aber sauber strukturierter Datenbanken: vom Datenbankentwurf über Tabellen und Datentypen bis zu ersten Abfragen und Formularen. Am Ende können Teilnehmende eigenständig kleine Datenbestände anlegen, pflegen, durchsuchen und mit Excel austauschen – ein solides Fundament, auf dem sich fortgeschrittenere Access-Kenntnisse später aufbauen lassen.

Modul 1 – Datenbankgrundlagen und Struktur: Bevor es an die konkrete Arbeit in Access geht, klärt dieser Block die grundlegende Denkweise hinter relationalen Datenbanken.

• Grundlagen des Datenbankentwurfs und sinnvolle Strukturierung von Datenbeständen
• Unterschied zwischen Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten im Überblick
• Den Navigationsbereich von Access kennenlernen und individuell anpassen
• Zwischen Datenblatt-, Entwurfs- und weiteren Ansichten wechseln
• Objektbeziehungen innerhalb einer Access-Datenbank grob einordnen
• Typische Einsatzszenarien von Access im Büroalltag besprechen

Modul 2 – Tabellen und Datentypen: Dieser Block widmet sich dem Kernstück jeder Datenbank – der sauberen Anlage und Pflege von Tabellen.

• Tabellen in der Datenblattansicht direkt anlegen und befüllen
• Tabellen in der Entwurfsansicht strukturiert planen
• Passende Felddatentypen für unterschiedliche Dateninhalte auswählen
• Feldeigenschaften wie Format und Gültigkeitsregeln anpassen
• Primärschlüssel festlegen und deren Bedeutung für die Datenintegrität verstehen
• Bestehende Felddatentypen nachträglich ändern, ohne Dateninhalte zu verlieren

Modul 3 – Daten durchsuchen und aufbereiten: Hier geht es darum, mit vorhandenen Datenbeständen aktiv zu arbeiten statt sie nur anzulegen.

• Daten in Tabellen gezielt suchen und ersetzen
• Datensätze nach unterschiedlichen Kriterien sortieren
• Filter auf einzelne Felder oder Feldkombinationen anwenden
• Berechnete Felder für einfache Auswertungen definieren
• Eingegebene Werte auf Plausibilität und Vollständigkeit prüfen
• Erste einfache Abfragen zur gezielten Datenauswahl erstellen

Modul 4 – Abfragen, Formulare und Datenaustausch: Der letzte inhaltliche Block verbindet die bisherigen Grundlagen zu praxisnahen Arbeitsabläufen.

• Kriterien in Abfragen formulieren, um Ergebnisse präzise einzugrenzen
• Abfragen mit berechneten Feldern auf Basis mehrerer Tabellen aufbauen
• Grundprinzip relationaler Datenbanken anhand verknüpfter Tabellen nachvollziehen
• In Formularen sortieren und filtern, um die Dateneingabe zu erleichtern
• Excel-Dateien nach Access importieren
• Access-Daten für die Weiterverarbeitung nach Excel exportieren

Der Praxisteil begleitet die einzelnen Themenblöcke durchgehend mit konkreten Übungsaufgaben, sodass jeder neue Begriff sofort an eigenen kleinen Datenbanken ausprobiert werden kann.

• Anlage einer einfachen Kontakt- oder Artikeldatenbank von Grund auf
• Definition passender Felddatentypen für unterschiedliche Dateninhalte
• Übungen zum Wechsel zwischen Datenblatt- und Entwurfsansicht
• Erstellung und Test einfacher Suchkriterien in Tabellen
• Aufbau erster Abfragen mit einem, dann mit mehreren Kriterien
• Verknüpfung von zwei Tabellen und Bau einer darauf basierenden Abfrage
• Berechnung einfacher Kennzahlen über berechnete Felder
• Aufbau eines einfachen Formulars zur komfortablen Dateneingabe
• Sortier- und Filterfunktionen direkt im Formular anwenden
• Import einer bestehenden Excel-Tabelle in eine Access-Datenbank
• Export von Abfrageergebnissen zurück nach Excel
• Fehlersuche bei fehlerhaften oder unvollständigen Dateneinträgen

Durch den engen Praxisbezug entsteht ein Verständnis dafür, wie Access-Datenbanken im beruflichen Alltag tatsächlich eingesetzt werden – etwa zur Verwaltung von Kontakten, Beständen oder einfachen Vorgängen, bei denen Excel-Tabellen an ihre Grenzen stoßen. Am Ende dieses einführenden Kurses stehen Teilnehmende auf einem Kenntnisstand, der sie befähigt, eigene kleine bis mittlere Datenbanken selbstständig zu planen, aufzubauen und im Tagesgeschäft zu pflegen, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.

Der Kurs richtet sich an kaufmännische Angestellte, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Fach- und Führungskräfte, die bislang wenig oder keine Erfahrung mit Datenbanken haben und Access von Grund auf erlernen möchten. Er eignet sich für alle, die im Berufsalltag strukturierte Datenbestände verwalten müssen und dafür über reine Tabellenkalkulation hinausgehen wollen.

• Kaufmännische Angestellte, die erstmals mit Datenbanken arbeiten
• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit wachsendem Datenvolumen im Tagesgeschäft
• Fach- und Führungskräfte, die Datenbankgrundlagen für die Teamarbeit benötigen
• Berufsrückkehrer und Quereinsteiger mit Interesse an Bürosoftware
• Personen, die von reiner Excel-Nutzung zu strukturierten Datenbanken wechseln möchten

Der Kurs kombiniert im Combined-Learning-Format angeleitete Erklärungen mit unmittelbarem Ausprobieren am eigenen Rechner, sodass jeder neue Access-Begriff direkt an einer kleinen Übungsdatenbank nachvollzogen wird. Die Zeitgestaltung erfolgt überwiegend in Teilzeit, mit vereinzelten Vollzeit-Terminen, wodurch sich das Lerntempo an unterschiedliche berufliche Situationen anpassen lässt. Kurze Praxisaufgaben nach jedem Themenblock sichern das neu erworbene Wissen direkt ab.

Der zeitliche Umfang ist auf eine solide Einführung in die vier zentralen Themenbereiche Datenbankentwurf, Tabellen, Abfragen und Formulare ausgelegt, ohne bereits in fortgeschrittene Automatisierungsthemen vorzustoßen. Je nach gewähltem Zeitmodell verteilt sich der Stoff über einen längeren Teilzeit-Zeitraum oder eine kompaktere Vollzeit-Phase.

Der Kurs schließt mit einem international anerkannten Herstellerzertifikat sowie einem ergänzenden Lehrgangszertifikat ab, die die erworbenen Access-Grundkenntnisse dokumentieren. Damit lässt sich der erfolgreiche Abschluss der Einführungsstufe gegenüber Arbeitgebern oder in beruflichen Unterlagen belastbar nachweisen.

Für den Berufsalltag ist dieser Einführungskurs deshalb wertvoll, weil viele Büroprozesse irgendwann über die Möglichkeiten einer einfachen Excel-Tabelle hinauswachsen – etwa wenn Datenbestände größer werden, mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen oder Informationen aus verschiedenen Tabellen sinnvoll verknüpft werden müssen. Genau an diesem Punkt setzt Access an, und dieser Kurs vermittelt die notwendigen Grundlagen, um diesen Schritt selbstständig zu gehen. Die erlernten Fähigkeiten – vom sauberen Tabellenentwurf über gezielte Abfragen bis zum komfortablen Formular – lassen sich unmittelbar auf reale Büroaufgaben übertragen, etwa die Verwaltung von Kontakten, Beständen, Projekten oder einfachen Vorgängen. Wer diese Grundlagen beherrscht, kann Datenbestände nicht nur pflegen, sondern auch gezielt auswerten und für Kolleginnen und Kollegen nutzbar aufbereiten. Gleichzeitig bildet dieser Kurs die notwendige Basis für alle, die perspektivisch tiefer in Access einsteigen möchten, etwa in Richtung Automatisierung mit Makros oder komplexeren Berichtsstrukturen. Ohne ein sicheres Verständnis von Tabellen, Datentypen und einfachen Abfragen bleiben fortgeschrittene Access-Funktionen abstrakt – dieser Einführungskurs schafft dafür das notwendige Fundament.