MS Excel 365 Teil 1 - grundlegende Bedienung und Formatierungsoptionen, einfache Funktionen

Microsoft Excel gehört in nahezu jedem kaufmännischen und verwaltungsnahen Beruf zum täglichen Handwerkszeug. Wer die Oberfläche kennt, Zellen sicher formatieren und einfache Berechnungen fehlerfrei durchführen kann, arbeitet effizienter und vermeidet kostspielige Fehler. Dieser Kurs vermittelt den praxisnahen Einstieg in Excel 365: von der ersten Orientierung in der Ribbonoberfläche über das Aufbereiten und Formatieren von Tabellen bis hin zu elementaren Funktionen wie SUMME, MITTELWERT und WENN. Wer hier beginnt, legt das stabile Fundament, auf das spätere Vertiefungen — Pivot-Tabellen, Diagramme, Power Query — aufbauen.

Modul 1 — Excel-Oberfläche und grundlegende Bedienung Der Einstieg widmet sich dem strukturierten Kennenlernen der Arbeitsumgebung. Die Excel-365-Oberfläche unterscheidet sich in einigen Details von älteren Versionen — besonders das dynamische Ribbon und die kontextbezogenen Registerkarten erfordern eine gezielte Orientierungsphase. In diesem Block lernen Teilnehmende, Arbeitsmappen anzulegen, zu benennen und zu speichern, sowie zwischen Tabellen zu navigieren.

• Excel starten, Arbeitsmappe anlegen und Tabellen umbenennen
• Zellnavigation mit Tastaturkürzeln (Strg+Pos1, Strg+Ende, Strg+Pfeiltasten)
• Zeilen und Spalten einfügen, löschen, ausblenden und in der Breite anpassen
• Inhalte kopieren, ausschneiden und mit Inhalte-Einfügen-Optionen gezielt einfügen
• Rückgängig/Wiederholen und die Schnellzugriffsleiste konfigurieren

Modul 2 — Formatierung und Tabellengestaltung Professionelle Tabellen sind mehr als korrekte Zahlen — sie sind lesbar, konsistent und auf den ersten Blick verständlich. Dieser Block behandelt alle wesentlichen Formatierungsoptionen, von der einfachen Schriftformatierung über Zellgrenzen und Hintergrundfarben bis hin zur automatischen Tabellenformatierung per Vorlage.

• Zellformat zuweisen: Zahl, Datum (kurz/lang), Uhrzeit, Währung, Prozent, Text
• Schrift, Schriftgröße, Fettdruck, Kursiv und Unterstreichung einsetzen
• Rahmen und Hintergrundfarben für Überschriftenzeilen und Summenzeilen setzen
• Excel-Tabelle als strukturiertes Objekt (Einfügen > Tabelle) anlegen und benennen
• Bedingte Formatierung: Wertbereiche einfärben und Datenbalken einfügen
• Barrierefreie Gestaltung: ausreichende Farbkontraste und beschriftete Kopfzeilen

Modul 3 — Formeln und einfache Funktionen Formeln sind der Kern jeder Excel-Auswertung. Dieser Abschnitt beginnt mit dem grundlegenden Formelaufbau und erklärt den entscheidenden Unterschied zwischen relativen und absoluten Bezügen — ein häufiger Stolperstein beim Kopieren von Formeln. Schritt für Schritt folgen die wichtigsten statistischen Grundfunktionen und am Ende die WENN-Funktion als erste logische Entscheidung in einer Zelle.

• Formelaufbau verstehen: Gleichheitszeichen, Operatoren (+, -, *, /), Klammern
• Relative und absolute Zellbezüge ($-Zeichen) beim Kopieren korrekt einsetzen
• SUMME, SUMME-wenn-Bereich (Teilsummen), MITTELWERT, MIN, MAX, ANZAHL anwenden
• WENN-Funktion: Bedingung formulieren, Dann-Wert und Sonst-Wert festlegen
• Fehlerwerte (#DIV/0!, #WERT!, #BEZUG!, #NAME?) lesen und beheben
• Formeln überwachen: Spurpfeile und Formelansicht nutzen

Modul 4 — Daten sortieren, filtern und ausgeben Datenlisten werden erst dann nützlich, wenn man schnell das Gesuchte findet und gezielt auswerten kann. Dieser Block behandelt den AutoFilter, das manuelle Sortieren sowie das Einrichten eines druckfertigen Layouts — Kompetenzen, die im Büroalltag täglich gefragt sind.

• AutoFilter aktivieren und nach Text, Zahl und Datum filtern
• Tabelle nach einer oder mehreren Spalten auf- und absteigend sortieren
• Drucklayout einrichten: Seitenränder, Hoch-/Querformat, Skalierung auf eine Seite
• Kopf- und Fußzeilen mit Dateiname, Datum und Seitenzahl einrichten
• Wiederholungszeilen für mehrseitige Ausdrucke definieren

Praxis-Block — Anwendungsaufgaben aus dem Büroalltag Alle Themen werden an realitätsnahen Aufgaben geübt, die typischen Bürosituationen entsprechen. Teilnehmende erstellen vollständige, formatierte und druckfertige Arbeitsergebnisse.

• Monatliche Ausgabenliste anlegen, formatieren und mit Summen versehen
• Mitarbeiterliste sortieren und nach Abteilung filtern
• Einfache Umsatztabelle mit WENN-Formel für Zielerreichung auswerten
• Rechnungsvorlage mit absoluten Bezügen und automatischer Gesamtberechnung erstellen
• Bedingte Formatierung: Überfällige Posten rot markieren
• Druckfertige Tabelle mit Kopfzeile und Seitennummerierung ausgeben
• Datei in OneDrive speichern und Freigabelink kopieren
• Barrierefreie Tabelle: Alt-Texte für eingebettete Grafiken und Tabellenstruktur prüfen
• Fehlerwerte in einer vorhandenen Arbeitsmappe identifizieren und korrigieren
• Abschließende Kontrollaufgabe: vollständige Tabelle mit Formatierung und Formeln

Nach dem Praxis-Block haben Teilnehmende ein persönliches Referenzblatt mit den wichtigsten Tastaturkürzeln und Formelbeispielen erstellt, das sie direkt am Arbeitsplatz weiterverwenden können. Die erarbeiteten Dateien können auf OneDrive gespeichert werden, sodass der Zugriff von jedem Gerät aus möglich ist — eine Arbeitspraxis, die in modernen Büros zunehmend vorausgesetzt wird.

Der Kurs richtet sich an Personen, die Excel bislang kaum oder gar nicht genutzt haben und sich für kaufmännische, verwaltende oder sachbearbeitende Tätigkeiten qualifizieren möchten.

• Arbeitssuchende mit Büro- oder Verwaltungsinteresse ohne Excel-Vorkenntnisse
• Beschäftigte, die Excel bislang nur intuitiv genutzt haben und Lücken schließen möchten
• Personen in Umschulung oder Qualifizierung mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Migranten und Migrantinnen mit verwaltungsnahem Berufsinteresse und ausreichenden Deutschkenntnissen
• Menschen mit Behinderung, die einen strukturierten, barrierefreien Einstieg suchen

Der Kurs findet in Präsenz oder als Online-Unterricht statt und kombiniert kurze Erklärphasen mit sofortiger Praxisanwendung an der eigenen Workstation. Jede neue Funktion wird zunächst demonstriert, dann von den Teilnehmenden direkt am Rechner nachvollzogen. Übungsaufgaben schließen jeden Themenblock ab und verankern das Gelernte. Fragen werden im Kurs direkt beantwortet; typische Fehler werden im Plenum besprochen und so für alle nutzbar gemacht. Die Kursunterlagen stehen digital zur Verfügung und können nach dem Kurs weiter genutzt werden.

Die genaue Kursdauer variiert je Anbieter; erfahrungsgemäß umfasst ein Einstiegskurs auf diesem Niveau mehrere Kurstage oder entsprechende Online-Einheiten. Die aktuelle Zeitplanung entnehme dem jeweiligen Kursangebot.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die den Kursumfang und die behandelten Inhalte dokumentiert. Ein offizielles Microsoft-Zertifikat ist nicht Bestandteil dieses Grundlagenkurses; wer ein herstellerseitiges Zertifikat anstrebt, kann auf Folgestufen und die Microsoft Office Specialist-Prüfungen aufbauen.

Excel-Kenntnisse auf Grundlagenniveau sind in nahezu jeder Stellenausschreibung für Büro-, Verwaltungs- und kaufmännische Berufe explizit oder implizit gefordert. Wer nach diesem Kurs eine Tabelle sauber formatieren, Formeln fehlerfrei anwenden und Auswertungen druckfertig aufbereiten kann, erfüllt diese Grundanforderung — und signalisiert damit, dass eigenständiges Arbeiten mit Officeprogrammen kein Hindernis ist. Gleichzeitig schafft der Kurs die Grundlage für weitergehende Excel-Qualifikationen. Pivot-Tabellen, komplexere Funktionen wie SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH, sowie Datenvisualisierung per Diagramm bauen auf exakt den Strukturen auf, die hier vermittelt werden. Wer diesen Teil sicher beherrscht, verkürzt den Lernaufwand für alle Folgestufen erheblich. Die Integration von OneDrive und das Verständnis für barrierefreie Tabellengestaltung runden die Qualifizierung praxisgerecht ab: Beide Themen sind in modernen Arbeitskontexten längst keine Extras mehr, sondern selbstverständliche Anforderungen an professionelle Bürodokumentation.