PowerPoint und Excel im Büro - Präsentationen und Tabellen effektiv nutzen

Der Kurs PowerPoint und Excel im Büro verbindet zwei der meistgenutzten Office-Programme gezielt für den Verwaltungs- und Assistenzalltag. Statt PowerPoint und Excel isoliert zu behandeln, stellt der Kurs beide Programme in den Kontext typischer Büroaufgaben: Präsentationen für Meetings und Berichte auf der einen Seite, strukturierte Tabellen für Auswertungen und Verwaltungsprozesse auf der anderen. Am Ende steht die Fähigkeit, beide Programme im Zusammenspiel für vollständige Bürodokumentationen einzusetzen, von der Datenaufbereitung in Excel bis zur überzeugenden Präsentation der Ergebnisse.

Der Kurs gliedert sich in zwei Hauptmodule zu den beiden Programmen sowie einen verbindenden Praxisteil, der beide Anwendungen im Zusammenspiel zeigt. Modul PowerPoint für den Büroalltag: Dieses Modul vermittelt die für Verwaltungs- und Assistenzaufgaben relevanten PowerPoint-Fertigkeiten, mit Fokus auf schnell erstellbare, professionelle Unterlagen.

• Aufbau der Benutzeroberfläche und effizientes Anlegen neuer Präsentationen
• Folienlayouts für Berichte, Statusupdates und Kurzpräsentationen nutzen
• Textgestaltung und Gliederung für übersichtliche Inhalte
• Einbindung von Bildern, Icons und einfachen Grafiken
• Konsistente Formatvorlagen für wiederkehrende Bürodokumente
• Vorbereitung von Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen

Modul Excel für Büro- und Verwaltungsaufgaben: Dieses Modul behandelt Excel gezielt aus der Perspektive typischer Büro- und Verwaltungsarbeit, nicht als allgemeine Tabellenkalkulation für Analysten.

• Erstellung und Pflege von Tabellen für Listen, Übersichten und Verwaltungsdaten
• Grundlegende Formeln für Summen, Mittelwerte und einfache Berechnungen
• Sortier- und Filterfunktionen für die schnelle Datenaufbereitung
• Bedingte Formatierung zur visuellen Hervorhebung wichtiger Werte
• Erstellung einfacher Diagramme aus Tabellendaten
• Aufbau von Terminübersichten, Checklisten und Ressourcenplänen

Zusammenspiel von PowerPoint und Excel: Der dritte Block zeigt, wie beide Programme im Büroalltag ineinandergreifen, statt getrennt betrachtet zu werden.

• Übertragung von Excel-Tabellen und Diagrammen in PowerPoint-Folien
• Aktualisierung eingebetteter Daten bei Änderungen in der Ursprungstabelle
• Aufbau eines Berichts, der Tabellendaten und Präsentationsfolien kombiniert
• Einheitliche Formatierung über beide Programme hinweg
• Effiziente Arbeitsabläufe zwischen Datenaufbereitung und Präsentation
• Vorbereitung gemischter Dokumente für interne und externe Empfängerinnen und Empfänger

Praxisteil: Die drei Module werden durch aufgabenbezogene Übungen ergänzt, die typische Büro- und Verwaltungssituationen abbilden.

• Aufbau einer Terminübersicht in Excel für ein Team
• Erstellung einer Kurzpräsentation zum Status eines laufenden Vorgangs
• Übertragung einer Excel-Auswertung in eine PowerPoint-Folie
• Aufbau einer einfachen Ressourcenplanung mit bedingter Formatierung
• Erstellung eines Diagramms zur Visualisierung von Verwaltungsdaten
• Formatierung einer Liste für die Weitergabe an eine andere Abteilung
• Aufbau einer Präsentation mit eingebetteter Tabelle für ein Meeting
• Pflege und Aktualisierung einer bestehenden Excel-Übersicht
• Erstellung einer Checkliste für einen wiederkehrenden Büroprozess
• Aufbau eines kombinierten Berichts aus Tabelle und Foliensatz
• Anpassung von Formatvorlagen für ein einheitliches Erscheinungsbild
• Zusammenstellung eines vollständigen Büro-Arbeitsergebnisses aus beiden Programmen

Der Kurs orientiert sich durchgehend an Aufgaben, wie sie in Sekretariaten, Assistenzstellen und der allgemeinen Verwaltung tatsächlich anfallen, statt Excel und PowerPoint als isolierte Softwareschulungen zu behandeln. Damit entsteht am Ende kein loses Nebeneinander zweier Programmkenntnisse, sondern ein eingeübtes Zusammenspiel: Daten werden in Excel aufbereitet und fließen anschließend gezielt in überzeugend gestaltete PowerPoint-Unterlagen ein.

Der Kurs richtet sich an Personen in Büro- und Verwaltungsfunktionen, die regelmäßig sowohl Tabellen pflegen als auch Präsentationen oder Berichte erstellen müssen. Vorkenntnisse in beiden Programmen sind hilfreich, werden aber nicht vorausgesetzt.

• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit gemischten Büroaufgaben
• Assistenzkräfte in Sekretariat und Teamorganisation
• Bürokaufleute und Verwaltungsfachkräfte
• Sekretärinnen und Sekretäre mit Berichts- und Präsentationsaufgaben
• Büroangestellte, die Excel- und PowerPoint-Kenntnisse gezielt kombinieren möchten

Der Kurs verzahnt beide Programme bewusst über gemeinsame, büronahe Aufgabenstellungen, etwa wenn eine in Excel aufbereitete Übersicht anschließend in eine PowerPoint-Präsentation überführt wird. Statt zwei getrennte Softwareschulungen aneinanderzureihen, wird durchgehend an Beispielen aus dem Verwaltungsalltag gearbeitet, sodass der praktische Nutzen des Zusammenspiels beider Programme direkt erfahrbar wird. Die Übungen bauen inhaltlich so auf, dass am Ende ein kombiniertes Arbeitsergebnis aus Tabelle und Präsentation entsteht.

Der Kurs gliedert sich in die beiden Programmodule sowie einen verbindenden Praxisteil und ist so bemessen, dass für beide Anwendungen ausreichend Übungszeit zur Verfügung steht. Der zeitliche Rhythmus orientiert sich am gewählten Kurstermin und berücksichtigt sowohl die Einführung neuer Funktionen als auch die Bearbeitung zusammenhängender Büroaufgaben.

Der Kurs schließt mit einer qualifizierten Teilnahmebescheinigung des Kursanbieters ab, die die erworbenen Kenntnisse in PowerPoint und Excel für Büro- und Verwaltungsaufgaben dokumentiert. Eine externe Herstellerprüfung ist nicht Bestandteil dieses Kombikurses; im Mittelpunkt steht der praktische Nachweis, beide Programme im Büroalltag zielgerichtet einsetzen zu können.

Im Büroalltag treten PowerPoint und Excel selten getrennt voneinander auf: Zahlen werden in Excel aufbereitet und müssen anschließend verständlich präsentiert werden. Wer beide Programme im Zusammenspiel beherrscht, spart Zeit bei der Erstellung von Berichten und wirkt in Meetings sicherer, weil Daten und Darstellung aus einer Hand stammen. Der Kurs macht diesen Übergang von der Tabelle zur Präsentation zum durchgängigen roten Faden, statt beide Programme wie in vielen klassischen Schulungen getrennt zu behandeln. Das entspricht deutlich stärker den tatsächlichen Arbeitsabläufen in Sekretariaten, Assistenzstellen und der Verwaltung. Für den weiteren beruflichen Weg schafft der Kurs eine solide, breit einsetzbare Grundlage: Die Fähigkeit, Daten strukturiert aufzubereiten und überzeugend zu präsentieren, wird in nahezu jeder Büro- und Verwaltungsfunktion gebraucht und lässt sich auf immer neue Aufgabenstellungen übertragen.