Vertiefung Word + Outlook + Access (Office 2019) + SharePoint

Die Maßnahme "Vertiefung Word + Outlook + Access (Office 2019) + SharePoint" richtet sich an Bürofachkräfte und Verwaltungsangestellte, die bereits Grundkenntnisse in Microsoft Office mitbringen und diese systematisch auf ein professionelles Anwendungsniveau anheben wollen. Der Kurs deckt die vier zentralen Module Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Access und Microsoft SharePoint für Endanwender ab und ergänzt diese durch ein Modul zu den Neuerungen in Office 2019 Desktop-Anwendungen. Ziel ist es, dass die Teilnehmenden nach Abschluss der Maßnahme selbstständig komplexe Textdokumente erstellen, ein professionelles E-Mail- und Kalendermanagement betreiben, relationale Datenbankabfragen in Access durchführen und Inhalte effizient in SharePoint verwalten können. Die Maßnahme ist modular aufgebaut und kann individuell an den Lernstand und die beruflichen Anforderungen der Teilnehmenden angepasst werden.

Modul 1: Neuerungen in Office 2019 Desktop-Anwendungen Office 2019 brachte gegenüber Office 2016 eine Reihe gezielter Verbesserungen in den klassischen Desktop-Anwendungen. Dieses Eingangsmodul gibt einen strukturierten Überblick über die Neuerungen, damit Teilnehmende wissen, welche vertrauten Funktionen sich verändert haben und welche neuen Möglichkeiten ihnen in Word, Outlook und Access zur Verfügung stehen.

• Neue Tintenfunktionen und Zeichenwerkzeuge in Word und PowerPoint
• Verbesserte Fokus-Modus-Funktion in Word für ablenkungsfreies Schreiben
• Aktualisierungen in Excel 2019: neue Diagrammtypen, IFS- und MAXIFS-Funktionen (Überblick für Kontext)
• Neue Transitions und Morphen-Animation in PowerPoint (Überblick)
• Outlook 2019: Posteingangsorganisation, verbesserter Fokus-Posteingang und Contact-Card-Aktualisierungen
• Lizenzmodell und Unterschied zwischen Office 2019 und Microsoft 365: was bedeutet das für Updates und Funktionen

Modul 2: Microsoft Word — Vertiefung Word ist das meistgenutzte Textverarbeitungsprogramm in deutschen Büros. Dieses Modul hebt den Umgang mit Word von der einfachen Textbearbeitung auf ein professionelles Niveau und behandelt alle Funktionen, die in der täglichen Büropraxis regelmäßig benötigt werden.

• Formatvorlagen erstellen, anpassen und dokumentübergreifend per Vorlage (.dotx) nutzen
• Automatische Inhaltsverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse und Querverweise einfügen
• Abschnittswechsel und Seitenformatierungen: Hoch- und Querformat im selben Dokument
• Kopf- und Fußzeilen mit Feldfunktionen für Seitenzahl, Datum und Dateinamen
• Serienbriefe: Datenquelle verbinden, Felder einsetzen und Ausgabe in Brief und E-Mail
• Überarbeiten und Kommentieren: Änderungen verfolgen, annehmen und ablehnen in Teammanusskripten
• Dokumentenschutz: Bereiche für die Bearbeitung freigeben und andere Bereiche sperren
• Barrierefreiheitsprüfung und PDF-Export aus Word

Modul 3: Microsoft Outlook — Vertiefung Ein professionell eingerichtetes Outlook spart täglich Zeit und sorgt dafür, dass keine Aufgaben oder Termine verloren gehen. Dieses Modul vermittelt systematisches E-Mail-Management, Kalendernutzung und Aufgabenplanung.

• Posteingang organisieren: Regeln, Schnellschritte und Kategorien für effiziente Sortierung
• Suchordner einrichten: intelligente Ansichten für häufig benötigte E-Mail-Gruppen
• Signaturvorlagen für dienstliche und private E-Mails korrekt konfigurieren
• Abwesenheitsassistent: intern und extern unterschiedliche Antworten hinterlegen
• Kalenderplanung: Besprechungseinladungen senden, Antworten verwalten und Raumressourcen buchen
• Aufgaben delegieren und verfolgen: Aufgabenverteilung im Team über Outlook koordinieren
• Kontakte professionell verwalten: Verteilerlisten, Visitenkarten und globales Adressbuch
• Datendateien und Archive: PST-Datei anlegen, Archivierungsregeln und Speicherplatzverwaltung

Modul 4: Microsoft Access — Grundlagen und Vertiefung Access ist die in Microsoft 365 und Office 2019 enthaltene Datenbankwendung für strukturierte Datenverwaltung ohne vollständigen SQL-Server-Aufwand. Dieses Modul führt Teilnehmende von einfachen Tabellen bis zur Erstellung professioneller Berichte.

• Datenbankobjekte verstehen: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte im Überblick
• Tabellen entwerfen: Datentypen, Primärschlüssel und referenzielle Integrität
• Beziehungen zwischen Tabellen: 1:n- und n:m-Beziehungen im Beziehungsfenster einrichten
• Auswahlabfragen grafisch erstellen: Filter, Berechnungsfelder und Sortierungen
• Parameterabfragen: Datenbankabfrage mit variablem Eingabefeld für interaktive Suche
• Formulare mit dem Formular-Assistenten erstellen und anpassen
• Berichte layouten: Gruppierungen, Summenberechnungen und Seitengestaltung
• Datenbankimport: Excel-Tabellen und CSV-Dateien in Access importieren

Modul 5: Microsoft SharePoint für Endanwender SharePoint ist die zentrale Dokumentenmanagement- und Intranetplattform in Microsoft-365-Umgebungen. Dieses Modul befähigt Teilnehmende, SharePoint im Tagesgeschäft selbstständig und sicher zu nutzen.

• SharePoint-Architektur verstehen: Sites, Subsites, Listen und Bibliotheken
• Dokumentbibliotheken: Dokumente hochladen, abrufen und mit Metadaten versehen
• Versionierung: frühere Dokumentversionen einsehen und wiederherstellen
• Mit Kollegen kollaborieren: gleichzeitiges Bearbeiten von Word- und Excel-Dateien in SharePoint
• Berechtigungskonzepte: eigene Zugriffsrechte und die Rechte von Kollegen verstehen
• Benachrichtigungen und Abonnements: bei Änderungen in Bibliotheken automatisch informiert werden

Im praktischen Teil des Kurses werden unter anderem folgende Aufgaben bearbeitet

• Formatvorlagenbasiertes Word-Dokument von zwanzig Seiten mit automatischem Inhaltsverzeichnis erstellen
• Serienbrief aus einer Access-Datenbankabfrage als Datenquelle generieren und als PDF ausgeben
• Outlook-Regeln für den automatischen Umzug von Newslettern und Team-E-Mails in Unterordner einrichten
• Abwesenheitsantwort mit unterschiedlichem internem und externem Text konfigurieren
• Kalenderfreigabe für eine Kollegin einrichten und eine Teamkalenderansicht nutzen
• Access-Datenbank für eine Kundenliste aufbauen: Tabellen, Beziehungen, Abfrage und Bericht
• Parameterabfrage in Access erstellen, die nach Kundennummer filtert und die zugehörigen Bestellungen ausgibt
• Excel-Tabelle in Access importieren und mittels Abfrage mit einer bestehenden Tabelle verknüpfen
• SharePoint-Dokumentbibliothek mit Pflicht-Metadatenfeldern einrichten und Testdokumente hochladen
• Versionierungsverlauf in SharePoint prüfen und eine frühere Version einer Testdatei wiederherstellen
• Kollaboratives Bearbeiten einer freigegebenen Word-Datei in SharePoint-Browser-Ansicht simulieren
• Abschlussprojekt: Workflow dokumentieren, in dem Word-Serienbrief, Access-Datenbank und SharePoint-Bibliothek zusammenwirken

Die Übungen sind eng an reale Bürosituationen angelehnt: Briefe an Kunden, Besprechungsmanagement, Datenverwaltung und dokumentenbasierte Zusammenarbeit im Team.

Diese Weiterbildung richtet sich an alle Bürofachkräfte, die Office 2019 im Arbeitsalltag einsetzen und ihre Kenntnisse in den Kernmodulen gezielt vertiefen wollen.

• Assistenzkräfte und Sekretärinnen, die komplexe Dokumente und Korrespondenz professionell gestalten
• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in Verwaltung, Kommunen und sozialen Einrichtungen
• Bürokaufleute und Bürofachkräfte, die ihre Office-Kenntnisse für den Arbeitsmarkt aufwerten wollen
• Quereinsteiger in kaufmännischen Positionen, die fehlende Office-Kenntnisse systematisch aufholen
• Mitarbeitende, die nach einer Elternzeit oder Erwerbspause ihre IT-Kenntnisse auf den aktuellen Stand bringen

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format statt und verbindet angeleitete Unterrichtseinheiten mit eigenständigen Übungsphasen am Computer. Jede Funktion wird zunächst vom Trainer demonstriert, bevor die Teilnehmenden sie an eigenen Übungsdokumenten und -datenbanken ausprobieren. Ergänzend stehen digitale Kursunterlagen für das Nachschlagen im Selbststudium zur Verfügung.

Die Kursdauer liegt in der Regel zwischen einer Woche und einem Monat. Im Vollzeitformat sind die Module in ein bis zwei Wochen absolvierbar. Teilzeitvarianten über mehrere Wochen sind ebenfalls möglich und erlauben eine Kombination mit Bewerbungsaktivitäten oder Praktika. Einzelne Module können nach Absprache mit dem Anbieter separat gebucht werden.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein Lehrgangszertifikat des durchführenden Bildungsträgers sowie ein international anerkanntes Microsoft-Herstellerzertifikat, das die erworbenen Office-2019-Kenntnisse dokumentiert. Dieses Zertifikat ist bei Bewerbungen im kaufmännischen Bereich ein anerkannter Qualifikationsnachweis.

Professionelle Office-Kenntnisse sind in nahezu jedem Büroberuf eine Grundvoraussetzung. Wer Word effizient einsetzt, Outlook systematisch nutzt und Access für kleinere Datenverwaltungsaufgaben beherrscht, spart täglich wertvolle Zeit und liefert qualitativ hochwertigere Ergebnisse. Unternehmen schätzen Mitarbeitende, die ohne externe Unterstützung komplexe Dokumente, Serienbriefe oder Datenbankberichte erstellen können. SharePoint ist in vielen Unternehmen und Behörden zur zentralen Plattform für die interne Zusammenarbeit geworden. Wer SharePoint sicher bedient, kann Dokumente strukturiert ablegen, mit Versionskontrolle arbeiten und Zugriffsrechte verstehen – Fähigkeiten, die im modernen Hybridarbeitsmodell zunehmend erwartet werden, aber nicht selbstverständlich sind. Der Kurs kann bei AZAV-zertifizierten Anbietern über einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters gefördert werden. Für Beschäftigte kommen Förderungen nach dem Qualifizierungschancengesetz infrage. Bei gesundheitlichen Einschränkungen oder nach Rehabilitationsmaßnahmen können auch Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben über die Deutsche Rentenversicherung beantragt werden. Die Beratung zu Fördermöglichkeiten erfolgt im Vorgespräch beim Anbieter.