Word Level 2 Business – Verzeichnisse, Felder, Serienbriefe

Wer in Büro, Verwaltung oder kaufmännischen Berufen täglich mit Word arbeitet, kommt schnell an die Grenzen einfacher Textbearbeitung. Dieser Vertiefungskurs — Microsoft Word Level 2 Business — richtet sich gezielt an Anwender, die Word bereits auf Grundniveau beherrschen und ihre Kenntnisse auf das nächste professionelle Niveau heben möchten. Im Mittelpunkt stehen die Erstellung und Verwaltung mehrseitiger Dokumente, der sichere Umgang mit automatischen Verzeichnissen, der Einsatz von Dokumentfeldern und -informationen sowie die vollständige Beherrschung der Serienbrief-Funktion für automatisierte Mailingprozesse.

Der Kurs ist in thematische Schwerpunkte gegliedert, die systematisch aufeinander aufbauen und den Übergang von der Grundanwendung zur professionellen Dokumentverwaltung markieren. Block 1 — Mehrseitige Dokumente strukturieren und navigieren: Professionelle Dokumente mit vielen Seiten erfordern eine klare Struktur und effiziente Navigationsmöglichkeiten. In diesem Block lernen die Teilnehmenden, umfangreiche Dokumente so aufzubauen, dass sie für Leser und Autor gleichermaßen übersichtlich bleiben.

• Navigationsbereich gezielt einsetzen für schnelles Springen
• Gliederungsansicht aufrufen und Gliederungsebenen bearbeiten
• Überschriften-Stile zuweisen und hierarchische Dokumentstruktur aufbauen
• Seitenumbrüche und Abschnittswechsel kontrolliert einsetzen
• Kopf- und Fußzeilen für unterschiedliche Abschnitte individuell gestalten
• Seitennummerierung ab einer bestimmten Seite beginnen

Block 2 — Verzeichnisse, Fuß- und Endnoten: Automatische Verzeichnisse sind ein zentrales Merkmal professioneller Word-Dokumente. Dieser Abschnitt behandelt die vollständige Kontrolle über Inhalts-, Abbildungs- und sonstige Verzeichnisse.

• Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen und aktualisieren
• Abbildungsverzeichnis mit beschrifteten Objekten generieren
• Fußnoten und Endnoten einfügen, bearbeiten und formatieren
• Querverweise auf Überschriften, Abbildungen und Seiten einsetzen
• Verzeichnisstile anpassen und eigene Verzeichnis-Formate anlegen
• Fehler in Verzeichnissen diagnostizieren und beheben

Block 3 — Felder, Dokumentinformationen und Zeitangaben: Dynamische Felder machen Dokumente lebendig und aktuell, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind. Dieser Block zeigt den professionellen Einsatz von Feldfunktionen in Word.

• Dokumenteigenschaften (Autor, Titel, Schlüsselwörter) einrichten
• Datum und Uhrzeit als automatisch aktualisiertes Feld einfügen
• Seitenzahl, Seitenanzahl und Dateiname als Felder nutzen
• Autokorrektur-Optionen individuell konfigurieren
• Schnellbausteine erstellen, in der Galerie speichern und wieder abrufen
• Symbole und Sonderzeichen einfügen und verwalten

Block 4 — Serienbriefe und Massenversand: Serienbriefe gehören zu den leistungsfähigsten und in der Praxis am häufigsten genutzten Automatisierungsfunktionen in Word. Dieser Abschnitt führt vollständig durch den Serienbrief-Prozess.

• Hauptdokument einrichten und Datenquelle (Excel, Outlook, CSV) verknüpfen
• Seriendruckfelder in den Brieftext einfügen und anpassen
• Empfängerliste filtern und sortieren
• Vorschau der einzelnen Serienbriefe prüfen
• Serienbriefe drucken oder als einzelne Dokumente zusammenführen
• Serienmail-Funktion für E-Mail-Aussendungen nutzen

Praxisübungen und Anwendungsprojekte: In den Praxisphasen wenden die Teilnehmenden die erlernten Techniken unmittelbar auf realitätsnahe Projekte an, die typischen Anforderungen im Büro- und Verwaltungsbereich entsprechen.

• Erstellung eines professionellen 20-seitigen Geschäftsberichts mit automatischem Inhaltsverzeichnis
• Aufbau eines Handbuchs mit nummerierten Überschriften und Abbildungsverzeichnis
• Gestaltung eines offiziellen Protokolls mit Kopfzeile, Datum-Feld und Fuß- oder Endnoten
• Entwicklung eines Serienbriefs an 50 Empfänger aus einer Excel-Tabelle
• Erstellung und Pflege einer Schnellbaustein-Bibliothek für Standardtexte
• Einrichten und Testen von Querverweisen zwischen Kapiteln
• Formatierung langer Dokumente mit konsistenten Stilen und Sektionsumbrüchen
• Anpassen von Inhaltsverzeichnis-Stilen für ein einheitliches Erscheinungsbild
• Massenmail über die Seriendruck-E-Mail-Funktion erstellen
• Präzises Arbeiten mit Feldfunktionen für dynamische Dokumentinhalte
• Erstellen eines mehrstufigen Literaturverzeichnisses mit Querverweisen
• Abschluss-Projekt mit eigenem vollständigem Dokument nach berufsnahem Szenario

Das abschließende Anwendungsprojekt bildet den Höhepunkt des Kurses. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer erstellt ein vollständiges Berufsdokument, das alle behandelten Funktionen integriert. Dies kann ein Bericht, ein Handbuch oder ein formatiertes Protokoll sein. Das fertige Dokument steht als Referenz für künftige eigene Projekte zur Verfügung.

Der Kurs richtet sich an Berufstätige, die Microsoft Word bereits auf Einsteigerniveau beherrschen und gezielt auf die fortgeschrittene Dokumentverwaltung vorbereitet werden möchten. Er ist besonders wertvoll für alle, die regelmäßig umfangreiche Dokumente erstellen oder Serienbriefe und automatisierte Ausdrucke verwalten.

• Kaufmännische Angestellte und Sachbearbeiter in Büro und Verwaltung
• Assistenzen, Sekretariate und Office-Koordinatorinnen und -Koordinatoren
• Technische Redakteure am Einstiegsniveau
• Projektassistenten und Projektkoordinatoren
• Berufswiedereinsteiger mit Word-Grundkenntnissen, die sich systematisch weiterqualifizieren möchten

Der Kurs wird als Combined Learning durchgeführt: theoretische Einführungen wechseln mit sofort umzusetzenden Praxisübungen direkt am Computer. Lernenden steht während der gesamten Kurszeit Betreuung durch erfahrene Trainer zur Verfügung. Übungsdateien und Musterdokumente erleichtern das eigenständige Nacharbeiten zwischen den Lerneinheiten. Der Kurs ist auch als reines Online-Seminar buchbar, wobei die Interaktivität der Präsenzform weitgehend erhalten bleibt.

Der Kurs hat je nach Intensität und gewählter Variante eine Dauer von einer Woche bis zu mehreren Wochen. Vollzeitvarianten ermöglichen einen schnellen, konzentrierten Abschluss; Teilzeitvarianten eignen sich für Berufstätige, die parallel zum Kurz arbeiten. Die endgültige Kursdauer und der genaue Zeitplan werden im Vorgespräch vorab festgelegt.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein Lehrgangszertifikat sowie ein international anerkanntes Herstellerzertifikat von New Horizons. Das Zertifikat belegt die erworbenen Kenntnisse in der professionellen Dokumentverwaltung mit Microsoft Word Level 2 und wird von Arbeitgebern deutschlandweit und international anerkannt.

Wer Word auf dem Level-2-Niveau beherrscht, erledigt Dokumentaufgaben deutlich effizienter als Anwender, die nur Grundfunktionen kennen. Automatische Verzeichnisse, die sich mit einem Klick aktualisieren, Schnellbausteine für Standardtexte und Serienbriefe, die hunderte Empfänger auf Knopfdruck bedienen, gehören zu den täglichen Effizienzgewinnen. Besonders in Verwaltungsberufen, im Sekretariat und in der technischen Redaktion wirken diese Kompetenzen direkt auf die Arbeitsqualität und Außenwirkung professioneller Dokumente. Das New-Horizons-Zertifikat ist ein starkes Signal im Bewerbungsprozess: Es belegt nicht nur das Können, sondern auch die Bereitschaft zur systematischen Qualifizierung. Personalverantwortliche in kaufmännischen und administrativen Berufen werten dieses Zertifikat als Hinweis auf einen strukturierten, professionellen Arbeitsstil. Für Berufsrückkehrer und Umschüler schließt der Kurs eine wichtige Kompetenzlücke und verbessert die Chancen auf dem Arbeitsmarkt spürbar.