Assistenz der Geschäftsführung

Die Assistenz der Geschäftsführung nimmt eine Schlüsselrolle in Unternehmen ein: Sie koordiniert Termine, bereitet Entscheidungsunterlagen vor, kommuniziert mit Führungskräften und externen Stellen und begleitet bereichsübergreifende Projekte. Dieser Kurs bereitet gezielt auf genau diese Aufgaben vor — mit einem Programm, das Microsoft Office Specialist (MOS)-Zertifizierungen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook, den Einsatz von Microsoft Project für das Projektmanagement sowie die Grundlagen von PRINCE2 als international anerkannte Projektmanagementmethode umfasst. Das Ergebnis ist ein mehrstufig zertifiziertes Kompetenzprofil, das im gehobenen Assistenzbereich und bei Office-Management-Stellen gefragt ist. Hinweis zum Kursinhalt: Die im Quellmaterial genannten Office-Versionen (Word/Excel/PowerPoint/Outlook 2010 und 2013) spiegeln den historischen Ursprung des Kursprogramms wider. In der praktischen Umsetzung lernen Teilnehmende die Programmfunktionen, die auch in aktuellen Microsoft-Office-Versionen Bestand haben; einzelne Versionsdetails können je nach Anbieter variieren.

Microsoft Word umfasst drei aufbauende Lernstufen. Das Programm ist das zentrale Werkzeug für die schriftliche Kommunikation in der Assistenzarbeit — von einfachen Briefen bis zu komplexen Vorstandsberichten. Die drei Niveaustufen ermöglichen einen systematischen Aufbau vom sicheren Einstieg bis zur routinierten Nutzung aller wesentlichen Funktionen.

• Dokumente erstellen, bearbeiten und in verschiedenen Formaten speichern
• Text- und Absatzformatierungen gezielt und konsistent anwenden
• Arbeit mit Tabellen, Spalten, Grafiken und WordArt
• Dokumentvorlagen erstellen, anwenden und anpassen
• E-Mail-Zusammenführung (Serienbrief) für standardisierte Korrespondenz einrichten
• Makros aufzeichnen und für wiederkehrende Aufgaben einsetzen
• Dokument-Versionierung und Prüf-Tools für die Qualitätssicherung nutzen

Microsoft Excel behandelt in drei Stufen den Einsatz von Tabellenkalkulation im Assistenzalltag. Excel ist unverzichtbar für Übersichten, Berechnungen, Budgetkontrollen und die Aufbereitung von Zahlen für Präsentationen und Berichte.

• Grundlegender Aufbau von Tabellen, Formatierungen und einfache Formeln
• Kaufmännische, statistische und Datumsfunktionen für betriebliche Berechnungen
• Logische Funktionen (WENN, UND, ODER) und Textverknüpfungen
• Sortieren, Gruppieren, Filtern und Pivot-Tabellen für Auswertungen
• Diagrammerstellung und grafische Aufbereitung von Zahlen
• Verknüpfungen zwischen Tabellenblättern und Arbeitsmappen

Microsoft PowerPoint in zwei Lernstufen vermittelt, wie Präsentationen für Geschäftsführung und Vorstand professionell gestaltet werden. Eine überzeugende Präsentation ist mehr als eine Folie mit Stichpunkten — sie transportiert Inhalte visuell klar und zielgerichtet.

• Folienstruktur aufbauen und Inhalte in logischer Abfolge anordnen
• Texte, Grafiken und Businessdiagramme wirkungsvoll gestalten
• Animationen und Übergänge gezielt und dosiert einsetzen
• Präsentation als Bildschirmshow vorführen und in verschiedenen Formaten exportieren

Microsoft Outlook in zwei Stufen deckt die vollständige Nutzung als digitales Organisations-Cockpit der Assistenz ab. Outlook ist nicht nur ein E-Mail-Programm — es vereint Kommunikation, Terminplanung und Aufgabenmanagement in einem Werkzeug.

• E-Mails effizient verwalten, Regeln einrichten und Ordnerstrukturen pflegen
• Kalender für mehrere Personen oder Ressourcen koordinieren
• Kontakte und Adressbücher verwalten
• Aufgaben und Nachverfolgung im Arbeitsalltag strukturieren

Microsoft Project führt in zwei Stufen in das professionelle Projektplanungswerkzeug ein. Assistenzen werden häufig in Projektumgebungen eingebunden und müssen Projektstatus, Ressourcen und Termine nachvollziehen und dokumentieren können.

• Projektstruktur anlegen und Vorgänge definieren
• Ressourcen zuweisen und Budgets überwachen
• Zeitrahmen schätzen und Meilensteine festlegen
• Projektfortschritt messen und Berichte erstellen

PRINCE2 Foundation vermittelt die konzeptionellen Grundlagen der strukturierten Projektmanagementmethode PRINCE2. Diese international anerkannte Methode (aktuell PRINCE2 7) ist in vielen Unternehmen und öffentlichen Institutionen Standard und gibt der Assistenz das Vokabular und das Verständnis, das für die aktive Mitarbeit in Projekten erforderlich ist.

• Allgemeines Grundverständnis der prozessorientierten PRINCE2-Projektmanagementmethode
• Vokabular, Rollen, Themen und Prinzipien von PRINCE2
• Projektstrukturierung: Business Case, Risiken, Qualität, Pläne, Fortschritt, Organisation, Änderungen
• Zusammenspiel der PRINCE2-Prozesse und Managementprodukte

Dieser Kurs richtet sich an Personen, die eine Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung, Office-Manager:in oder Projektassistenz anstreben und dafür ein klar strukturiertes Qualifikationsprofil aufbauen möchten. Er ist auch für Personen geeignet, die bereits in diesen Bereichen arbeiten und ihre Kompetenzen durch anerkannte Zertifizierungen formal absichern wollen.

• Personen, die den Einstieg in gehobene Assistenzfunktionen anstreben
• Office-Manager:innen und Sachbearbeiter:innen, die sich für mehr Verantwortung qualifizieren
• Projektassistenzen, die formale Projektmanagementkenntnisse erwerben wollen
• Personen aus anderen Bereichen, die mit einem fundierten Umschulungsprofil in die Büroarbeit wechseln

Der Kurs ist als Combined Learning konzipiert und wird sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit angeboten. Strukturierte Lerneinheiten zu den einzelnen Office-Modulen wechseln mit begleiteten Übungsphasen ab, in denen Teilnehmende die Software selbst bedienen und an praxisnahen Aufgaben arbeiten. Das PRINCE2-Modul folgt dem offiziellen Lehrplan von Axelos und schließt mit der Foundation-Prüfung ab. Inklusive aller Unterlagen und — je nach Anbieter — Zugang zu virtuellen Übungsumgebungen (Labs) für die Prüfungsvorbereitung.

Die Kursdaten nennen keine feste Gesamtdauer; der Umfang ergibt sich aus der Summe der enthaltenen Module. Angesichts der sechs enthaltenen Programmblöcke — Word, Excel, PowerPoint, Outlook je mit mehreren Lernstufen, Microsoft Project sowie PRINCE2 Foundation — handelt es sich um eine umfangreiche Weiterbildung, die je nach Intensität mehrere Monate in Anspruch nimmt.

Teilnehmende erwerben nach bestandenen Prüfungen die Microsoft Office Specialist (MOS)-Zertifizierungen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie die Microsoft Project-Zertifizierung. Die PRINCE2 Foundation-Zertifizierung wird durch Axelos ausgestellt und ist international anerkannt. Zusätzlich erhalten Teilnehmende ein Lehrgangszertifikat des Bildungsträgers. Es handelt sich damit um ein mehrfach zertifiziertes Qualifikationsprofil, das im Assistenzbereich und Office Management substanziellen Wert hat.

Assistenztätigkeiten werden in der Stellenausschreibungspraxis oft unterschätzt, aber in der Realität tragen Assistenzen der Geschäftsführung erheblich zur Leistungsfähigkeit einer Organisation bei. Wer die Office-Werkzeuge auf zertifiziertem Niveau beherrscht und gleichzeitig strukturierte Projektmanagementkenntnisse vorweisen kann, bringt eine Kombination mit, die auf dem Arbeitsmarkt deutlich differenziert. Die PRINCE2 Foundation-Zertifizierung ist dabei mehr als ein formaler Abschluss: Sie vermittelt ein gemeinsames Vokabular und Verständnis für Projektstrukturen, das die Kommunikation zwischen Assistenz und Projektleitung wesentlich erleichtert. Wer weiß, was ein Business Case, ein Risikoregister oder ein Meilenstein bedeuten, kann in Projektumgebungen aktiv mitarbeiten — nicht nur protokollieren. Nicht zuletzt ist die Kombination aus mehreren MOS-Zertifizierungen und PRINCE2 Foundation ein belastbares Bewerbungsprofil. Statt einer allgemeinen Selbsteinschätzung liegen konkrete, von unabhängigen Stellen bestätigte Nachweise vor — ein Unterschied, der bei der Stellensuche im gehobenen Assistenzbereich, im Office Management oder in projektorientierten Unternehmen spürbar ins Gewicht fällt.