Öffentliche Verwaltung - die digitale Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Was früher auf Papier in Aktenschränken lebte, soll heute digital verfügbar, durchsuchbar und rechtssicher archiviert sein. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Behörden, Verwaltungsleistungen digital anzubieten; die EU-Dienstleistungsrichtlinie setzt europäische Mindestvorgaben für grenzüberschreitende Verfahren; und das Datenschutzrecht der DSGVO gilt für Kommunen ebenso wie für private Unternehmen. Dieser Kurs befähigt Teilnehmende, die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur zu verstehen, sondern aktiv mitzugestalten — von der digitalen Akte über elektronische Kommunikation bis zur verwaltungsübergreifenden Zusammenarbeit in IT-Systemen.

Modul 1 — E-Government: Grundlagen und rechtliche Rahmenbedingungen Digitale Verwaltung ist kein freiwilliges Projekt, sondern gesetzlicher Auftrag. Dieser Einstiegsblock klärt, welche Regelwerke den Rahmen setzen, was E-Government konkret bedeutet und wie der Portalverbund von Bund und Ländern aufgebaut ist. Teilnehmende verstehen, warum die digitale Transformation in Behörden langsamer voranschreitet als in der Wirtschaft und welche Herausforderungen dabei praxisrelevant sind.

• Onlinezugangsgesetz (OZG): Ziele, Fristen und Stand der Umsetzung
• EU-Dienstleistungsrichtlinie: einheitliche Ansprechpartner und grenzüberschreitende Verfahren
• Grundlagen des Portalverbunds: once-only-Prinzip und registerübergreifende Datennachnutzung
• E-Government-Standards: XÖV, FIM, OSCI und ihre Funktion im Datenaustausch
• Herausforderungen bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen

Modul 2 — Digitale Aktenführung und Dokumentenmanagement Die papierlose Akte ist der sichtbarste Wandel im Verwaltungsalltag. Dieser Block behandelt die Grundsätze ordnungsgemäßer digitaler Aktenführung, die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und die Archivierungs- und Löschfristen, die im öffentlichen Dienst gelten.

• Grundsätze der digitalen Aktenführung: Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit
• Aktenpläne und Schriftgutverwaltung in der digitalen Umgebung
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Aufgaben, typische Software und Bediengrundlagen
• Scannen und Ersetzendes Scannen: rechtliche Anforderungen
• Aufbewahrungs- und Löschfristen im Behördenkontext
• Versionierung und Änderungshistorie in digitalen Akten

Modul 3 — DSGVO in der öffentlichen Verwaltung Datenschutz ist in Behörden kein Zusatzthema, sondern Kernanforderung. Dieser Abschnitt erklärt die spezifischen Anforderungen der DSGVO im öffentlichen Kontext, die Unterschiede zu privatwirtschaftlichen Anwendungen und die praktischen Pflichten, die aus der Datenverarbeitung in Verwaltungsverfahren entstehen.

• Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung in Behörden (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
• Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung — Verwaltungsverfahren im Vergleich
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Aufbau und Pflege
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): wann notwendig, wie durchführen
• Datenschutzbeauftragter in der Behörde: Rolle und Zusammenarbeit
• Umgang mit Datenpannen: Meldepflichten und interne Prozesse

Modul 4 — IT-Systeme und verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit Behörden sind keine IT-Inseln. Fachverfahren, Register und Kommunikationsplattformen müssen zusammenwirken. Dieser Block gibt einen Überblick über typische IT-Systeme im öffentlichen Dienst, erklärt die Logik behördlicher IT-Sicherheitsanforderungen und zeigt, wie verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit in der Praxis organisiert ist.

• Fachverfahren in der Verwaltung: Typen, Einsatzbereiche, Schnittstellenanforderungen
• Sicheres Verwaltungshandeln: BSI-Grundschutz, Sicherheitsklassen und Nutzerpflichten
• Elektronische Kommunikation: behördliche E-Mail, De-Mail, EGVP und qualifizierte Signatur
• Registermodernisierung: Steuer-ID als Ordnungsmerkmal und Datenabruf zwischen Registern
• Interkommunale Zusammenarbeit und shared-service-Modelle in der IT

Praxis-Block — Digitale Arbeitsprozesse in der Behörde Der Praxis-Block verknüpft alle Modulinhalte und übt die digitalen Arbeitsprozesse, die Verwaltungsbeschäftigte im Alltag beherrschen müssen.

• Online-Antragsformulare aus Nutzersicht und aus Behördensicht bearbeiten
• Digitale Akte anlegen, Dokumente einpflegen und den Aktenplan korrekt anwenden
• Datenpflege-Checkliste: Vollständigkeit, Fristen und Löschprotokolle führen
• DSGVO-Auskunftsanfrage bearbeiten: Ablauf Schritt für Schritt
• Sicherheitsvorfall simulieren: Was ist zu tun, was nicht?
• Fachverfahren-Navigation: typische Benutzeroberflächen und Dateneingabe-Workflows
• Verwaltungsübergreifende Kommunikation per EGVP — Grundbedienung
• Digitalen Bescheid elektronisch signieren und versenden (Grundlagen)
• Gruppenarbeit: Prozessanalyse und Optimierungsvorschlag für einen bestehenden Behördenprozess

Nach der Fallarbeit können Teilnehmende konkrete digitale Verwaltungsprozesse eigenständig bearbeiten und kritisch bewerten, wo Optimierungsbedarf besteht. Das Verständnis für die technischen und rechtlichen Hintergründe ermöglicht es, neue Systemeinführungen in der eigenen Organisationseinheit konstruktiv zu begleiten und Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen.

Der Kurs richtet sich an Personen, die in der öffentlichen Verwaltung tätig werden oder bereits dort arbeiten und die digitalen Arbeitsweisen systematisch erlernen oder vertiefen möchten.

• Quereinsteiger in den öffentlichen Dienst mit Interesse an Digitalisierungsthemen
• Beschäftigte in Kommunal- und Landesbehörden, die ihre digitalen Kompetenzen ausbauen wollen
• Verwaltungsfachangestellte in der Aus- oder Weiterbildung
• Sachbearbeitende, die mit der Einführung digitaler Systeme in ihrer Behörde betraut werden
• Personen mit kaufmännischem oder verwaltungsnahem Abschluss, die in den öffentlichen Dienst wechseln

Der Kurs arbeitet mit einem Mix aus systematischen Erklärphasen und direkter Anwendung. Rechtliche Rahmenbedingungen werden kompakt und mit Praxisbezug erläutert; IT-Themen werden an realen Systemoberflächen und simulierten Verwaltungsvorgängen geübt. Gruppenarbeiten zur Prozessanalyse und gemeinsame Fallbesprechungen fördern das Verständnis für den Verwaltungsalltag.

Kursdauer und Zeitmodell variieren je Anbieter. Die genauen Angaben sind dem jeweiligen Kursangebot zu entnehmen.

Nach Kursabschluss wird ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung ausgestellt, die die behandelten Kompetenzen in den Bereichen E-Government, DSGVO und digitale Verwaltungsprozesse dokumentiert.

Digitale Kompetenz ist im öffentlichen Dienst zunehmend keine Sonderfähigkeit, sondern Grundvoraussetzung. Mit dem Onlinezugangsgesetz und der Registermodernisierung werden Behörden in den kommenden Jahren tiefgreifende Prozessänderungen durchlaufen. Wer die digitalen Grundlagen — E-Akte, DSGVO-Praxis, Fachverfahren — sicher beherrscht, kann diese Veränderungen produktiv mitgestalten statt bloß mitzumachen. Für Quereinsteiger und Berufsumsteiger in den öffentlichen Dienst signalisiert dieser Kurs, dass die spezifischen Anforderungen der Verwaltungsdigitalisierung verstanden wurden — ein handfester Vorteil gegenüber Bewerbenden ohne entsprechende Qualifizierung. Gerade in Kommunen, die Digitalisierungsvorhaben mit begrenztem IT-Personal stemmen müssen, sind Fachkräfte gefragt, die sowohl das fachliche Verwaltungshandeln als auch die digitalen Werkzeuge verstehen. Das Wissen um DSGVO-Anforderungen und IT-Sicherheitspflichten schützt zudem vor unbeabsichtigten Datenpannen — einem Risiko, das für Behörden nicht nur rechtliche, sondern auch erhebliche Reputationsfolgen haben kann.