Sekretär mit ICDL und vorbereitender Buchführung

Ein modernes Sekretariat vereint kaufmännisches Verständnis, digitale Kompetenz und professionelle Kommunikationsfähigkeiten. Diese Weiterbildung deckt alle drei Bereiche ab: Die externe Buchführung legt das betriebswirtschaftliche Fundament, die Fachkraft-Ausbildung für Büroorganisation und -management schult die praktischen Sekretariatskompetenzen, ICDL Microsoft 365 bringt die IT-Kenntnisse auf ein zertifizierbares Niveau und das Kommunikationsmodul rundet das Profil durch Rhetorik und Konfliktmanagement ab. Das Ergebnis ist eine breit aufgestellte kaufmännische Qualifikation, die für den Büro- und Verwaltungsalltag unmittelbar einsatzfähig macht.

Externe Buchführung (Rechnungswesen) Das Buchführungsmodul dauert rund vier Wochen und legt die betriebswirtschaftliche Basis für alle kaufmännischen Aufgaben im Sekretariat. Im Vordergrund steht das Verstehen und Anwenden buchhalterischer Grundprinzipien — nicht die vollständige Buchhaltungsfachkraft-Ausbildung, sondern fundierte Kenntnisse für die Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung und das Verständnis unternehmerischer Zahlen.

• Inventur und Inventar: Vermögens- und Schuldenliste erstellen
• Bestandskonten: Aktiv- und Passivkonten unterscheiden und buchen
• Erfolgskonten: Aufwands- und Ertragskonten führen
• Buchungssätze erstellen und Geschäftsvorfälle abbilden
• Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen und lesen
• Privateinlagen und -entnahmen korrekt verbuchen
• Jahresabschluss im Überblick: Bilanz und GuV als Informationsinstrumente

Fachkraft für Büroorganisation und -management Der umfangreichste Abschnitt mit rund acht Wochen Laufzeit vermittelt die Kernkompetenzen des modernen Sekretariats. Organisationsgeschick und souveräne Kommunikation sind in dieser Rolle untrennbar verbunden.

• Telefontraining: professionelles Annehmen, Weiterleiten und Nachfassen von Gesprächen
• Schriftliche Kommunikation: Geschäftsbriefe, E-Mails und interne Mitteilungen nach DIN-Norm
• Sekretariats-Workflows: Terminplanung, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Wiedervorlagen
• Protokollführung: Ergebnis-, Verlaufs- und Kurzprotokolle anfertigen
• Beschaffung von Büromaterial und Dienstleistungen koordinieren
• Dokumentenmanagement: physische und digitale Ablage systematisch führen
• Interne und externe Kommunikationswege im Unternehmen kennen und nutzen

ICDL Microsoft 365 — Präsentationen sowie Computer und Online Essentials Das erste ICDL-Modul (ca. vier Wochen) deckt digitale Grundkompetenzen und Präsentationserstellung ab. Der ICDL-Standard (International Computer Driving Licence) wird von Unternehmen weltweit als verlässlicher Nachweis digitaler Alltagskompetenz anerkannt.

• Sicherer Umgang mit Betriebssystem, Dateiverwaltung und digitalen Geräten
• Professionelle E-Mail-Kommunikation und Kalender-Management mit Microsoft 365
• PowerPoint: Foliendesign, Textlayouts, Tabellen, SmartArt und Grafiken einfügen
• Masterfolien und Designvorlagen konsistent anwenden
• Animationen und Übergänge gezielt und sparsam einsetzen
• Präsentation für Bildschirm, Ausdruck und PDF ausgeben

ICDL Microsoft 365 — Textverarbeitung und Tabellenkalkulation Das zweite ICDL-Modul (ca. vier Wochen) schult die Kernanwendungen Word und Excel auf einem Niveau, das für qualifizierte Bürotätigkeiten direkt einsetzbar ist.

• Word: Dokumente strukturieren, Formatvorlagen nutzen, Inhaltsverzeichnisse generieren
• Tabellenformatierung, Grafiken, Textfelder und Seriendruck in Word
• Dokumente druckfertig aufbereiten und als PDF exportieren
• Excel: Arbeitsmappen und Tabellenblätter anlegen und verwalten
• Grundlegende Formeln (Summe, Durchschnitt, Min/Max) und verschachtelte Funktionen
• Diagramme aus Tabellendaten erstellen und gestalten
• Daten sortieren, filtern und einfache Pivot-Auswertungen durchführen

Kommunikationsmanagement und Konfliktmanagement Das abschließende Modul (ca. vier Wochen) trainiert die persönliche Wirkung und die Fähigkeit, schwierige Gesprächssituationen professionell zu meistern — eine Kompetenz, die im Sekretariat täglich gefordert wird.

• Gesprächstechniken und Fragetechniken im Berufsleben
• Aktives Zuhören und Paraphrasieren als Kommunikationswerkzeug
• Rhetorik: überzeugend sprechen, Auftreten und Körpersprache
• Konfliktarten erkennen: Sach- und Beziehungskonflikte unterscheiden
• Konfliktgespräche strukturieren und deeskalierend führen
• Persönliches Selbstmanagement und Umgang mit Stress im Arbeitsalltag
• Teamkommunikation und konstruktives Feedback geben

Praxis-Block: Werkzeuge und Anwendungsszenarien

• Vollständige Buchungskette für einen Monatszyklus durchspielen
• Professionellen Geschäftsbrief in Word mit Seriendruck erstellen
• Komplexe Excel-Tabelle mit Diagramm für einen internen Bericht aufbauen
• PowerPoint-Präsentation für eine Abteilungssitzung gestalten und halten
• Telefongesprächs-Rollenspiel: schwieriger Anruf mit verärgertem Kunden
• Protokoll zu einer simulierten Besprechung schreiben
• Konfliktgespräch zwischen zwei Parteien moderieren
• Digitale Ablage nach einem vorgegebenen Schema einrichten
• E-Mail-Kommunikation gemäß Unternehmensstandard formulieren

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die eine breite kaufmännische Büroqualifikation aufbauen oder gezielt erweitern möchten. Die Ausgangssituationen der Teilnehmenden sind dabei vielfältig.

• Berufsein- oder -wiedereinsteiger mit Interesse an Büro- und Verwaltungstätigkeiten
• Personen, die bisher in anderen Branchen tätig waren und in kaufmännische Bereiche wechseln wollen
• Beschäftigte aus dem administrativen Umfeld, die ihre digitale Kompetenz durch ICDL zertifizieren möchten
• Personen, die grundlegende Buchführungskenntnisse für die Zusammenarbeit mit Finanzbuchhaltung benötigen

Der Kurs wird als Combined Learning in Vollzeit durchgeführt: Präsenzphasen oder Live-Online-Einheiten wechseln mit Praxisaufgaben, die eigenständig oder in Kleingruppen bearbeitet werden. Alle fünf Themenbereiche sind curricular verbunden — Buchführungsaufgaben etwa werden auch in Excel-Tabellen abgebildet, Kommunikationsübungen greifen Sekretariatssituationen aus dem Organisationsmodul auf. Für die ICDL-Zertifizierungsprüfungen stehen zugelassene Testcenter zur Verfügung; die Prüfungsorganisation wird im Kurs begleitet.

Insgesamt umfasst die Weiterbildung rund 20 Unterrichtswochen in Vollzeit. Die einzelnen Module bauen aufeinander auf und sind sequentiell angelegt: Buchführung → Büroorganisation → ICDL-Block I → ICDL-Block II → Kommunikation/Konflikt.

Erfolgreiche Teilnehmer erhalten ein trägerinternes Zertifikat über die gesamte Weiterbildung. Zusätzlich können nach den ICDL-Modulen die externen ICDL-Prüfungen (Microsoft 365 Profil) bei zugelassenen Testcentern abgelegt werden, die zu international anerkannten ICDL-Zertifikaten führen.

Die Kombination aus Buchführung, Büroorganisation, IT und Kommunikation schließt genau die Lücken, die bei reinen Einzelkurs-Qualifikationen entstehen. Ein Sekretariat, das nur Büroabläufe beherrscht, kommt ohne digitale Kompetenz in der Praxis kaum noch aus; wer nur Office-Programme kann, fehlt das betriebswirtschaftliche Verständnis für Rechnungen, Kostenstellen und Jahresabschluss-Unterlagen. Diese Weiterbildung liefert alle vier Kompetenzfelder als kohärentes Paket. Das ICDL-Zertifikat ist darüber hinaus ein marktgängiger Nachweis, der von Unternehmen aller Branchen und Größen als standardisierter Qualitätsbeleg anerkannt wird. Im Gegensatz zu rein kursinternen Nachweisen ist die ICDL-Zertifizierung bei externen Bewerbungsverfahren unmittelbar verständlich und einordbar. Der Kommunikations- und Konfliktmanagement-Abschnitt ist oft der Teil, der in anderen Sekretariats-Qualifikationen unterrepräsentiert ist — obwohl gerade hier im Alltag die größten Herausforderungen entstehen. Wer Konflikte deeskalieren, schwierige Gespräche führen und überzeugend kommunizieren kann, ist im Sekretariat nicht nur effizienter, sondern auch als verlässliche Schaltstelle im Unternehmen bekannt.