Lohn- und Gehaltsbuchhaltung mit Lexware, DATEV und Praxiswerkstatt

Entgeltabrechnung ist auf den ersten Blick ein technischer Prozess — Daten eingeben, Brutto und Netto berechnen, Bescheinigungen erstellen. Wer jedoch tatsächlich im Lohnbüro arbeitet, weiß: Die anspruchsvollen Fälle entstehen genau dort, wo Standardfälle enden. Kurzarbeit, Pfändungen, mehrere Beschäftigungsverhältnisse, steuerfreie Zuschläge, Direktversicherungen, Nachzahlungen für zurückliegende Abrechnungsperioden — das sind die Situationen, in denen fundiertes Fachwissen gefragt ist. Dieser Kurs vermittelt genau dieses Fachwissen: technisch, methodisch und mit Softwareunterstützung durch DATEV Lohn und Gehalt sowie Lexware Lohn und Gehalt. Der Kurs richtet sich an Fachkräfte mit kaufmännischer Grundlage, die in die Lohnbuchhaltung einsteigen, eine bestehende Praxis vertiefen oder den Umgang mit DATEV und Lexware professionalisieren wollen. Im Mittelpunkt steht die Entgeltabrechnung — nicht das breite Spektrum des Personalwesens. Personalplanung, Rekrutierung oder allgemeine arbeitsrechtliche Grundlagen sind nicht Gegenstand dieses Kurses.

Modul 1 — Lohnsteuerrecht und Entgeltbestandteile Das Lohnsteuerrecht bildet die gesetzliche Grundlage jeder Entgeltabrechnung. Dieser Block vermittelt die relevanten Paragraphen des Einkommensteuergesetzes praxisorientiert: nicht als Gesetzeskunde, sondern als Handwerkszeug für den Abrechnungsalltag.

• Lohnsteuerliche Grundbegriffe: Arbeitslohn, geldwerter Vorteil, Sachbezüge
• Steuerklassen I bis VI und ihre Auswirkungen auf den Nettolohn
• Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge auf der Lohnsteuerbescheinigung
• Pauschalbesteuerung: Voraussetzungen und Sätze (Par. 37b, Par. 40 ff. EStG)
• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Fahrtkostenzuschüsse, Kinderbetreuung, Jobticket
• Steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit: Berechnungsgrundlage und Grenzen

Modul 2 — Sozialversicherungsrecht in der Abrechnungspraxis Sozialversicherungsbeiträge berechnen zu können, reicht für das Lohnbüro nicht aus — man muss auch wissen, wann welche Grenze gilt, welche Beschäftigungsformen besonderer Behandlung bedürfen und wie Meldungen fristgerecht abgegeben werden.

• Beitragsbemessungsgrenzen und Beitragssätze aller fünf SV-Zweige
• Versicherungspflicht und -freiheit: Unterschiede bei Minijobbern, Auszubildenden, GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern
• Mehrfachbeschäftigung und Zusammenrechnung von Entgelten
• Umlage U1 und U2: Berechnung, Erstattungsansprüche, Buchung
• Elektronisches SV-Meldeverfahren: An-, Ab- und Ummeldungen fristgerecht erstellen
• Prüfungsrelevante Sonderfälle: geringfügige Beschäftigung, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudenten

Modul 3 — DATEV Lohn und Gehalt in der Praxis DATEV ist das dominierende System in deutschen Steuerkanzleien und vielen mittelständischen Unternehmen. Dieser Block führt in die Bedienung von DATEV Lohn und Gehalt ein und übt die Erstellung vollständiger Abrechnungen — von der Stammdatenpflege bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

• Stammdatenpflege: Mitarbeiter anlegen, Steuer- und SV-Merkmale hinterlegen
• Lohnabrechnung Schritt für Schritt: Erfassung, Prüfung, Verbuchung
• ELSTER-Anmeldung und -Übermittlung in DATEV
• SV-Meldungen erstellen und übermitteln
• Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende
• Schnittstellen: Finanzbuchhaltungsübergabe und Auswertungen in DATEV

Modul 4 — Lexware Lohn und Gehalt: parallele Kompetenz aufbauen Neben DATEV ist Lexware in kleineren Unternehmen weit verbreitet. Dieser Block vermittelt die wesentlichen Unterschiede in der Bedienung und schafft die Grundlage, in beiden Systemen sicher zu arbeiten.

• Benutzeroberfläche und Grundeinstellungen in Lexware Lohn und Gehalt
• Mitarbeiter erfassen und Abrechnung erstellen
• Jahresabschluss in Lexware: Lohnkonto, Bescheinigungen, Abschlussarbeiten
• Besonderheiten von Lexware im Vergleich zu DATEV
• Typische Fehlerquellen und wie man sie behebt
• Datenexport und Übergabe an die Buchhaltung

Praxis-Block — Praxiswerkstatt Entgeltabrechnung: Spezialfälle Die Praxiswerkstatt ist das Kernstück dieses Kurses. Hier werden nicht die Standardfälle geübt, die in jedem Abrechnungs-Lehrbuch stehen, sondern die Situationen, an denen auch erfahrene Lohnbuchhalter gelegentlich stolpern: Pfändungen, Kurzarbeit, Einmalzahlungen, Korrekturabrechnungen und Jahresabschlussarbeiten.

• Pfändungsberechnung: Pfändungsfreigrenzen nach Par. 850c ZPO, Berechnung des pfändbaren Einkommens
• Abtretungserklärungen in der Abrechnung berücksichtigen: was gilt, was nicht
• Kurzarbeitergeld: Berechnung von Ist- und Soll-Entgelt, Leistungssatz, Erfassung in DATEV/Lexware
• Einmalzahlungen und Sonderzahlungen: steuerliche und SV-rechtliche Behandlung
• Nachzahlungen für zurückliegende Monate korrekt erfassen und abrechnen
• Korrekturabrechnungen: wenn ein vergangener Monat neu abgerechnet werden muss
• Direktversicherungen und betriebliche Altersversorgung (bAV) in der Abrechnung
• Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung
• Mehrere Beschäftigungsverhältnisse eines Mitarbeiters — korrekte SV-Zuordnung
• Jahresabschluss in der Lohnbuchhaltung: Lohnkonten abschließen, Bescheinigungen erstellen, DEÜV-Meldungen
• Prüfung durch den Rentenversicherungsträger: was wird geprüft, wie bereite ich mich vor?
• Fehler in abgeschlossenen Perioden: Storno, Neuabrechnung, Meldekorrekturen

Die Praxiswerkstatt gibt den Teilnehmenden die Sicherheit, auch komplexe Abrechnungsfälle eigenständig zu lösen — und zu erkennen, wann ein Fall die eigene Kompetenz übersteigt und weitere Beratung notwendig ist.

Dieser Kurs richtet sich an Fachkräfte mit kaufmännischer Ausbildung oder Berufserfahrung, die gezielt in der Lohnbuchhaltung arbeiten wollen.

• Kaufmännische Angestellte, die in die Lohnbuchhaltung wechseln
• Buchhaltungsfachkräfte, die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Spezialgebiet aufbauen wollen
• Lohnbuchhalter mit Praxis, die den Umgang mit DATEV oder Lexware systematisieren wollen
• Finanzbuchhalter, die die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung besser verstehen wollen
• Selbstständige und Kanzleimitarbeitende, die Mandantenunternehmen bei der Entgeltabrechnung betreuen

Der Kurs verbindet fachtheoretische Grundlagen mit direkter Softwarearbeit an DATEV Lohn und Gehalt und Lexware. Abrechnungsübungen werden am System durchgeführt, sodass die Teilnehmenden echte Abläufe kennenlernen — nicht nur Bildschirmfotos betrachten. Die Praxiswerkstatt arbeitet mit realistischen Abrechnungsfällen, die typische Spezialfälle des Berufsalltags abbilden. Der Austausch zwischen Teilnehmenden mit unterschiedlicher Berufspraxis bereichert den Kurs, weil Erfahrungen aus dem Lohnbüro und aus der Kanzlei nebeneinander eingebracht werden können.

Die genaue Kursdauer richtet sich nach dem Anbieter. Das Curriculum umfasst Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeit mit DATEV und Lexware sowie die vollständige Praxiswerkstatt mit Spezialfällen. Der Kurs ist auf eine berufliche Neuausrichtung in der Lohnbuchhaltung ausgelegt, nicht auf eine kurze Auffrischung.

Nach Abschluss des Kurses erhalten die Teilnehmenden eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des Bildungsträgers. Ergänzend kann das DATEV-Zertifikat "Anwender Lohn und Gehalt" erworben werden, das nach einer separaten Abschlussprüfung von DATEV ausgestellt wird und den Kenntnisnachweis in der Software gegenüber Arbeitgebern und Mandanten belegt.

Lohnbuchhaltung ist ein Spezialgebiet, das in jedem Unternehmen mit Angestellten gebraucht wird — und das eine vergleichsweise hohe Eintrittshürde hat, weil Fehler direkt finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. Genau deshalb sind qualifizierte Lohnbuchhalter auf dem Arbeitsmarkt gefragt, und genau deshalb lohnt es sich, nicht nur die Grundlagen zu kennen, sondern auch die Spezialfälle sicher beherrschen zu können. DATEV und Lexware sind die praxisrelevantesten Systeme in der deutschen Lohnbuchhaltung. Wer beide Systeme bedienen kann, hat gegenüber Kandidaten, die nur eines kennen, einen echten Vorteil — vor allem beim Wechsel zwischen Unternehmen oder beim Einstieg in eine Steuerkanzlei, die häufig Mandanten aus verschiedenen Systemen betreut. Das DATEV-Zertifikat ergänzt die Teilnahmebescheinigung als externer Kompetenznachweis. Die Praxiswerkstatt unterscheidet diesen Kurs von reinen Einführungskursen. Wer Pfändungen, Kurzarbeit und Korrekturabrechnungen selbst durchgerechnet hat, ist nach dem Kurs bereit für den Lohnbüroalltag — auch wenn der erste Tag im neuen Job nicht mit dem einfachsten Standardfall beginnt.