Finanzbuchhaltung mit DATEV — Basics

DATEV ist die mit Abstand verbreitetste Buchhaltungssoftware in deutschen Steuerkanzleien und im Rechnungswesen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Wer im kaufmännischen Bereich beruflich tätig sein oder bleiben möchte, kommt an DATEV kaum vorbei. Diese Weiterbildung vermittelt den strukturierten Einstieg in das Programm und verbindet theoretisches Buchwissen mit praxisnaher Übung anhand realer Musterfälle. Teilnehmende lernen das System von der Unternehmensgründung im Programm bis zum Monatsabschluss kennen und gewinnen dabei die Routine, die für eine verantwortungsvolle Stelle im Rechnungswesen gefordert wird.

Das erste Modul legt die konzeptionellen und rechtlichen Grundlagen, ohne die ein professioneller Umgang mit DATEV nicht möglich ist. Hier wird das Verständnis für das System als Ganzes aufgebaut, bevor mit dem praktischen Arbeiten begonnen wird.

• Das Konzept der DATEV eG: Geschichte, Genossenschaftsmodell und Produktübersicht
• Rechtliche Rahmenbedingungen: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und GoBD
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und deren Bedeutung für die tägliche Praxis
• Buchführungspflicht: wer ist betroffen und welche Aufzeichnungspflichten gelten
• Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04: Aufbau, Logik und typische Konten im Vergleich
• Einführung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und die Bedienoberfläche

Das zweite Modul behandelt die Eröffnung eines neuen Mandanten im System sowie die Stammdatenpflege, die die Basis für alle nachfolgenden Buchungen bildet. Fehler hier pflanzen sich durch die gesamte Buchführung fort.

• Unternehmensgründung: Anlage eines neuen Mandanten Schritt für Schritt
• Mandantenstammdatenpflege: Unternehmensform, Steuernummer, Finanzamt und Bankverbindungen
• Personenkonten: Anlage von Debitoren und Kreditoren im Kontenplan
• Buchungsprofile und Buchungsschlüssel konfigurieren
• Zahlungsbedingungen und Skontoregelungen hinterlegen
• Fehlerquellen bei der Stammdatenpflege und wie man sie vermeidet

Das dritte Modul bildet das Herzstück der Weiterbildung: die laufende Buchungspraxis anhand praxistypischer Belege. Hier wird die Verbindung zwischen betriebswirtschaftlichem Verständnis und softwaregestützter Erfassung hergestellt.

• Buchungserfassung von Ausgangsrechnungen mit verschiedenen Steuersätzen
• Buchungserfassung von Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuer und Vorsteuer: Buchungslogik und Steuerkonten
• Saldovorträge buchen und Eröffnungsbilanz erstellen
• Kassenbuchungen: Belege erfassen, Kassenbuch führen und abstimmen
• Bankbuchungen: Kontoauszüge importieren und manuell verbuchen

Praxisblock — In realitätsnahen Übungsszenarien wenden die Teilnehmenden alle erlernten Buchungsschritte an einem durchgängigen Musterfall an.

• Komplette Buchung eines Geschäftsmonats von Eröffnung bis Abschluss
• Behandlung von Skonti, Rabatten und Rücksendungen
• Buchung von Anlagenzugängen und Abschreibungen im Überblick
• Mahnverfahren: Mahnstufen konfigurieren und Zahlungsliste erstellen
• Monatsabschluss: Überprüfung der Konten, Buchung von Abgrenzungen
• Summen- und Saldenliste erzeugen und interpretieren
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) lesen und verstehen
• Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten und prüfen
• Fehlerkorrektur: stornieren, berichtigen und nachbuchen
• Datensicherung und Archivierung im DATEV-System
• Arbeiten mit DATEV Unternehmen online als cloudbasierte Alternative
• Abschlussprüfung der Musterfälle mit Selbstkontrolle

Im Verlauf der praxisorientierten Einheiten werden die Teilnehmenden zunehmend selbstständiger und entwickeln das nötige Fingerspitzengefühl für die Plausibilitätskontrolle von Buchungssätzen — eine Kernfähigkeit, die Arbeitgeber in der Finanzbuchhaltung erwarten. Durch die strukturierte Abfolge von Erklärung, Nachvollzug an Beispielen und eigenständiger Aufgabenbearbeitung wird ein nachhaltiges Verständnis aufgebaut, das über das bloße Bedienen der Software hinausgeht.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die im kaufmännischen Bereich tätig sind oder tätig werden möchten und dabei konkret mit DATEV arbeiten werden. Voraussetzung ist ein grundlegendes Verständnis betriebswirtschaftlicher Zusammenhänge.

• Personen mit kaufmännischer Ausbildung, die DATEV bisher noch nicht kennen und in eine Stelle im Rechnungswesen einsteigen möchten
• Berufliche Wiedereinsteiger/innen aus dem kaufmännischen Bereich, die ihre Kenntnisse aktualisieren und mit praxisrelevanter Software vertraut werden wollen
• Bürokaufleute, Verwaltungsangestellte oder Sachbearbeiter/innen, die ihre Tätigkeiten um Buchhaltungsaufgaben erweitern möchten
• Selbstständige mit kaufmännischen Grundkenntnissen, die ihre Buchführung künftig selbst mit DATEV erledigen möchten
• Quereinsteiger/innen mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld

Der Kurs findet als Combined Learning statt und verbindet Präsenzunterricht oder Live-Online-Sitzungen mit selbstgesteuerten Lernphasen. In den geführten Einheiten erklären erfahrene Fachkräfte die Buchungslogik und führen DATEV-Funktionen live vor. Die Teilnehmenden arbeiten parallel an eigenen DATEV-Übungsumgebungen und erhalten direktes Feedback. Lernvideos, Aufgabenblätter und kommentierte Lösungen ergänzen das Angebot für die eigenständige Vertiefung.

Die Weiterbildung erstreckt sich über mehr als einen Monat bis zu drei Monaten in Vollzeit. Die genaue Dauer variiert je nach Bildungsträger und Programmtiefe. In diesem Zeitrahmen werden neben der Theorie zahlreiche Praxiseinheiten mit realistischen Buchungsfällen absolviert, die eine belastbare Routine im Umgang mit DATEV sicherstellen.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein trägerinternes Zertifikat bzw. eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung des durchführenden Bildungsträgers. Dieses Dokument weist die erworbenen DATEV-Kenntnisse und buchhalterischen Kompetenzen aus. Es handelt sich nicht um ein staatlich anerkanntes Abschlusszeugnis, wird jedoch von Arbeitgebern im kaufmännischen Bereich als relevanter Weiterbildungsnachweis akzeptiert. Einige Träger bieten ergänzend eine Prüfung für ein DATEV-Anwenderzertifikat an.

DATEV-Kenntnisse sind im deutschsprachigen Rechnungswesen nahezu unverzichtbar. Über 500.000 Unternehmen und Kanzleien setzen auf diese Software — wer damit umgehen kann, bringt eine Kernqualifikation mit, die direkt und ohne weitere Einarbeitungszeit einsetzbar ist. Gerade für Berufsrückkehrerinnen und -rückkehrer sowie für Personen, die in eine kaufmännische Stelle neu einsteigen, verschafft dieser Kurs einen messbaren Bewerbungsvorteil. Darüber hinaus fördert die Weiterbildung das Verständnis für buchhalterische Zusammenhänge insgesamt. Wer einmal verstanden hat, wie Geschäftsvorfälle korrekt erfasst und ausgewertet werden, arbeitet auch in anderen ERP-Umgebungen schneller und fehlerfreier. Die Fähigkeit, eine BWA zu lesen und einen Monatsabschluss eigenständig durchzuführen, ist eine Kompetenz, die in kleinen und mittleren Unternehmen sehr geschätzt wird und häufig zu mehr Verantwortung und besseren Gehaltsverhandlungen führt. Die Weiterbildung ist bei AZAV-zertifizierten Trägern in der Regel über den Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder des Jobcenters förderbar. Ergänzend kommen je nach individueller Situation das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr, Leistungen zur Rehabilitation oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung als Finanzierungswege in Betracht. Eine frühzeitige Klärung mit der zuständigen Stelle wird empfohlen.