Office Manager - Buchführung inkl. ICDL und DATEV

Wer im Office-Management oder in der Buchhaltung arbeitet, braucht heute sowohl buchhalterisches Fachwissen als auch sichere digitale Kompetenzen — am besten in Kombination. Diese Weiterbildung vereint vier Themenbereiche in einem strukturierten Programm: externe Buchführung, Büroorganisation und -management, ICDL Microsoft 365 in zwei Modulgruppen sowie die Grundlagen der DATEV-Software. Abgeschlossen wird der Kurs mit einem ICDL-Zertifikat, einem international anerkannten Nachweis digitaler Kompetenz, und einem trägerinternen Abschlusszertifikat als Office Manager/in mit Buchführung.

Modul 1: Assistent/in Rechnungswesen – Externe Buchführung (ca. 4 Wochen) Der buchhalterische Kern des Kurses vermittelt die Grundlagen der doppelten Buchführung, wie sie in kleinen und mittelständischen Unternehmen täglich benötigt wird. Teilnehmende lernen, Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen, Konten zu führen und Jahresabschlüsse vorzubereiten.

• Inventur und Inventar: Bestandsaufnahme und Inventarisierung als rechtliche Pflicht
• Bestandskonten und ihre Funktion im Kontenrahmen (Aktiva, Passiva)
• Erfolgskonten: Aufwands- und Ertragskonten als Grundlage der GuV
• Gewinn- und Verlustrechnung erstellen und auswerten
• Erfolgsermittlung: Jahresüberschuss und -fehlbetrag berechnen
• Privateinlagen und -entnahmen bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften buchen

Modul 2: Fachkraft für Büroorganisation und -management (ca. 8 Wochen) Organisationstalent im Büro ist kein Zufallsprodukt, sondern erlernbar. Dieses Modul vermittelt die Kernkompetenzen für professionelles Sekretariats- und Officemanagement, von der Gesprächsführung über die Protokollführung bis zur internen Kommunikation.

• Telefontraining und Gesprächstechniken für professionellen Kundenkontakt
• Sekretariatsmanagement: Aufgaben, Prioritäten und Ablagesysteme im Büroalltag
• Protokollführung: Ergebnisprotokolle, Verlaufsprotokolle und Kurzprotokolle erstellen
• Schriftliche Kommunikation: Geschäftsbriefe, E-Mails und interne Mitteilungen formulieren
• Kommunikation im Unternehmen: Abteilungsübergreifende Abstimmung und Informationsfluss
• Aufgaben- und Terminverwaltung als Teil des Officemanagements

Modul 3: ICDL Microsoft 365 – Digitale Zusammenarbeit, IT-Sicherheit und Datenschutz (ca. 4 Wochen) Digitale Zusammenarbeit und Datenschutz sind zwei Seiten derselben Medaille. Dieses Modul befähigt Teilnehmende, Microsoft-365-Kollaborationstools sicher und DSGVO-konform einzusetzen — und das Gelernte in ICDL-Prüfungen nachzuweisen.

• Digitale Zusammenarbeit mit Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint
• Effiziente kollaborative Dokumentenarbeit: gleichzeitiges Bearbeiten, Kommentieren, Versionsverwaltung
• Grundlagen der IT-Sicherheit: Bedrohungstypen, Passwortschutz, Phishing erkennen
• Sicherheitskonzepte und Unternehmensstrategien zum Datenschutz
• Sicheres Datenmanagement in der Praxis: Dateiverschlüsselung, Zugriffsrechte, Backups
• Überblick über die DSGVO: Grundsätze, Betroffenenrechte und Dokumentationspflichten
• Praktische Umsetzung von Datenschutzanforderungen im Büroalltag
• Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei E-Mail-Kommunikation und Dokumentenmanagement

Modul 4: ICDL Microsoft 365 – Präsentationen, Computer & Online Essentials (ca. 4 Wochen) Dieses Modul legt die digitalen Grundkompetenzen für den Büroalltag: vom sicheren Umgang mit Gerät und Betriebssystem über professionelle E-Mail-Kommunikation bis zur ansprechenden Präsentation mit PowerPoint.

• Sicherer Umgang mit digitalen Geräten, Anwendungen und Dateiverwaltung
• Professionelle Kommunikation mit E-Mail- und Kalender-Tools in Microsoft 365
• Erstellung ansprechender Präsentationen mit Text, Tabellen und Grafiken in PowerPoint
• Strukturierter Aufbau, Gestaltung und Ausgabe von Präsentationen

Modul 5: ICDL Microsoft 365 – Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (ca. 4 Wochen) Wer im Büro arbeitet, verbringt täglich Zeit mit Word und Excel. Dieses Modul bringt beide Programme auf ein professionelles Niveau und bereitet auf die entsprechenden ICDL-Teilprüfungen vor.

• Texte und Dokumente in Word professionell erstellen, formatieren und ausgeben
• Tabellen, Grafiken und Seriendruck in Geschäftsdokumenten einsetzen
• Arbeitsmappen und Tabellenblätter in Excel strukturiert anlegen und verwalten
• Formeln, Funktionen und Diagramme zur Datenauswertung nutzen
• Dokumente und Tabellen druckfertig aufbereiten und ausgeben

Praxisblock: DATEV und integrierte Anwendung (parallel / abschließend) DATEV ist die meistgenutzte Buchführungssoftware in deutschen Steuer- und Buchhaltungskanzleien. Dieser Block integriert das buchhalterische Wissen aus Modul 1 mit der praktischen Softwareanwendung.

• Benutzeroberfläche von DATEV kennenlernen und navigieren
• Stammdaten anlegen: Mandate, Konten, Buchungskreise
• Buchungsvorgänge in DATEV erfassen: Bankbewegungen, Kassen, Eingangsrechnungen
• Auswertungen generieren: Summen- und Saldenlisten, BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
• Belegmanagement und digitaler Beleg in DATEV Unternehmen online
• Fehler im Buchungsjournal erkennen und korrigieren
• Zusammenspiel von Excel-Auswertungen und DATEV-Export
• Jahresabschlussvorbereitung und Übergabe an Steuerberater
• Sicherheitskonzepte in DATEV: Datenzugriff, Mandantenschutz, Cloud-Sicherheit
• Praxisübungen mit simulierten Buchführungsaufgaben aus dem Kanzlei- und Unternehmensalltag
• Besprechung häufiger Fehler bei der Buchführung in kleinen Unternehmen

Der integrierte Abschluss des Kurses verbindet buchhalterisches Fachwissen, digitale Kompetenz und praktische Softwarenutzung zu einer rundum kaufmännisch einsatzfähigen Qualifikation. Teilnehmende sind nach dem Kurs in der Lage, selbstständig Buchhaltungsaufgaben zu übernehmen, DATEV zu bedienen und Büroprozesse digital zu organisieren.

Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die im kaufmännischen oder administrativen Bereich tätig sind oder tätig werden wollen und ihre fachliche Breite durch eine strukturierte Kombination aus Buchführung, Büroorganisation und digitalen Kompetenzen ausbauen wollen.

• Personen mit kaufmännischer Ausbildung, die buchhalterische Kenntnisse formal nachweisen wollen
• Quereinsteiger in Büroberufe ohne buchhalterische Vorerfahrung
• Bürofachkräfte, die ihre ICDL-Zertifizierung gezielt ergänzen wollen
• Fachkräfte aus dem Sekretariats- oder Assistenzbereich, die in Richtung Rechnungswesen wechseln möchten
• Wiedereinsteiger, die nach einer Erwerbspause ihre digitalen und kaufmännischen Fähigkeiten aktualisieren wollen

Der Kurs findet im Combined-Learning-Format statt, das betreute Unterrichtseinheiten mit angeleiteten Praxisphasen kombiniert. Software wie DATEV und die Microsoft-365-Programme wird direkt an Übungsaufgaben erarbeitet, nicht nur theoretisch vorgestellt. Das Buchführungsmodul folgt dem Prinzip des wiederholten Einübens: Buchungsvorgänge werden mehrfach variiert geübt, bis sie sicher sitzen.

Die Gesamtdauer aller Module beträgt bei Vollzeitdurchführung ca. 20 Wochen. Einzelne Module können je nach Anbieter separat oder als Gesamtpaket gebucht werden. Die Kurszeiten werden bei der Anmeldung festgelegt.

Teilnehmende erwerben ein ICDL-Zertifikat für die absolvierten Microsoft-365-Module — einen international anerkannten digitalen Kompetenznachweis. Zusätzlich wird ein trägerinternes Abschlusszertifikat mit der Bezeichnung "Office Manager/in – Buchführung inkl. ICDL und DATEV" ausgestellt, das die gesamte Qualifikationsbreite des Programms dokumentiert.

Die Kombination aus Buchführung, Büroorganisation und digitaler Kompetenz ist auf dem Stellenmarkt im kaufmännischen Bereich besonders gefragt. Wer alle drei Bereiche in einer Weiterbildung abdeckt, ist breiter einsetzbar als jemand, der nur einen Teilbereich nachweisen kann — ob im Assistenzbereich, in der Kanzlei oder in der Verwaltung kleiner und mittlerer Unternehmen. Das ICDL-Zertifikat ist ein international anerkannter Standard für digitale Kompetenz und wird von vielen Arbeitgebern als konkreter Qualifikationsnachweis geschätzt. In Kombination mit DATEV-Kenntnissen — dem Standardsystem in der deutschen Steuerberatung — entsteht ein Profil, das direkt anschlussfähig an Buchführungs- und Kanzleiberufe ist. Der Kurs eignet sich auch als Wiedereinstieg: Wer nach einer Erwerbspause zurück in den Beruf möchte, findet hier ein strukturiertes Programm, das buchhalterische Grundlagen, digitale Aktualität und ein anerkanntes Zertifikat verbindet — drei Argumente, die bei Bewerbungen in kaufmännischen Berufen regelmäßig nachgefragt werden.