Einstieg in die digitale Buchhaltung – Weiterbildung

Buchhaltung findet heute selten noch auf Papier statt: Belege werden gescannt, automatisiert erkannt, digital kontiert und revisionssicher archiviert. Diese Weiterbildung vermittelt den Einstieg in die digital gestützte Finanzbuchführung anhand gängiger Softwareumgebungen wie DATEV und behandelt den vollständigen Weg eines Belegs - von der Erfassung über Scan- und OCR-Verfahren über die Kontierung in standardisierten Kontenrahmen bis zur Archivierung nach den GoBD-Grundsätzen. Ergänzt wird dies um Grundlagen der Rechnungsprüfung, des einfachen Reportings und der Schnittstellen zu Banken und Steuerberatung, sodass am Ende ein zusammenhängendes Bild digitaler Buchhaltungsprozesse entsteht.

Das erste Modul behandelt digitale Belegarten und deren korrekte Erfassung als Ausgangspunkt jedes Buchhaltungsprozesses.

• Unterscheidung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Erkennen gesetzlicher Pflichtangaben auf Rechnungen und Belegen
• Scan-gestützte Erfassung von Papierbelegen
• Automatisierte Belegübernahme mittels OCR-Verfahren
• Prüfung erkannter Belegdaten auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Umgang mit unterschiedlichen digitalen Belegformaten

Das zweite Modul widmet sich Kontierung und Verbuchung und damit dem fachlichen Kern der Buchhaltungsarbeit.

• Aufbau und Systematik standardisierter Kontenrahmen
• Zuordnung von Belegen zu den passenden Konten
• Durchführung einfacher Buchungen auf Basis erfasster Belege
• Umgang mit wiederkehrenden Buchungsfällen im Tagesgeschäft
• Abgleich gebuchter Werte mit den zugrunde liegenden Belegen
• Vermeidung typischer Kontierungsfehler in der Praxis

Im dritten Modul stehen Workflows zur Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung im Mittelpunkt, mit besonderem Blick auf die GoBD-Konformität.

• Aufbau mehrstufiger Workflows zur Rechnungsprüfung
• Organisation von Freigabeprozessen vor der Zahlungsanweisung
• Archivierung von Belegen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit des gesamten Belegflusses
• Anforderungen an Datenstruktur und Datenqualität bei der Archivierung
• Grundzüge des Datenschutzes sowie der Rechte- und Rollenverwaltung

Das vierte Modul vermittelt Auswertung, Reporting und Schnittstellen und rundet den digitalen Buchhaltungsprozess ab.

• Auswertung von Buchhaltungsdaten mittels einfacher Kennzahlen
• Aufbau eines grundlegenden betriebswirtschaftlichen Reportings
• Nutzung von Exportfunktionen für die Steuerberatung
• Einordnung von Schnittstellen zu Bankdaten und Zahlungsverkehr
• Abstimmung offener Posten im Rahmen des Reportings
• Dokumentation der Auswertungsergebnisse für interne Zwecke

Der praktische Teil begleitet einen vollständigen Belegzyklus von der Erfassung bis zur Auswertung anhand realitätsnaher Beispielfälle aus der Finanzbuchhaltung.

• Digitalisierung und OCR-gestützte Erfassung eines Beispielbelegs
• Prüfung der erkannten Daten auf Pflichtangaben und Vollständigkeit
• Zuordnung des Belegs zu einem passenden Konto im Kontenrahmen
• Verbuchung des Belegs im Rahmen einer einfachen Buchungsübung
• Durchlaufen eines Freigabeworkflows für eine Eingangsrechnung
• Archivierung eines Belegs unter Berücksichtigung der GoBD-Vorgaben
• Abstimmung gebuchter Werte mit den ursprünglichen Belegdaten
• Erstellung eines einfachen Kennzahlen-Reportings aus Beispieldaten
• Export von Buchhaltungsdaten für eine fiktive Steuerberatung
• Einordnung einer Zahlungsverkehrsschnittstelle zu einem Bankkonto
• Vergabe abgestufter Zugriffsrechte für unterschiedliche Rollen
• Zusammenfassung des gesamten Belegwegs von der Erfassung bis zur Archivierung

Die vier Module folgen damit dem tatsächlichen Weg eines Belegs durch ein Unternehmen: von der ersten Erfassung über die Kontierung und die geprüfte Archivierung bis zur Auswertung in einem einfachen Reporting. Diese Reihenfolge spiegelt den Ablauf wider, der Teilnehmenden später im Berufsalltag der digitalen Buchhaltung begegnet. Am Ende der Weiterbildung können die Teilnehmenden digitale Belege eigenständig erfassen, kontieren und GoBD-konform archivieren sowie einfache Auswertungen für Reporting und Steuerberatung erstellen - Fertigkeiten, die in der Assistenz und Sachbearbeitung im Rechnungswesen regelmäßig gefragt sind.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die sich im Bereich der Buchhaltung weiterbilden oder spezialisieren möchten, insbesondere mit einem abgeschlossenen oder abgebrochenen Studium, einer kaufmännischen beziehungsweise buchhalterischen Berufsausbildung oder Erfahrung aus einem vorherigen Beruf.

• Arbeitnehmende, die künftig Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen möchten
• Neu- und Quereinsteigende mit Interesse an digitaler Buchhaltung
• Berufsrückkehrende, die an frühere kaufmännische Tätigkeiten anknüpfen möchten
• Personen mit abgeschlossenem oder abgebrochenem Studium im kaufmännischen Bereich
• Personen mit Berufserfahrung im buchhalterischen oder kaufmännischen Umfeld

Der Unterricht findet im virtuellen Klassenzimmer statt, überwiegend in Teilzeit mit einzelnen Vollzeitabschnitten, sodass sich die Weiterbildung auch neben anderen Verpflichtungen organisieren lässt. Fachliche Inhalte zu Kontierung, GoBD-Anforderungen und Reporting werden online vermittelt und direkt im Anschluss an konkreten Belegbeispielen geübt, sodass der gesamte Weg eines Belegs von der Erfassung bis zur Archivierung praktisch nachvollzogen werden kann. Rückfragen zu einzelnen Buchungsfällen lassen sich im virtuellen Klassenzimmer unmittelbar klären.

Die Weiterbildung wird überwiegend in Teilzeit durchgeführt, mit einzelnen Abschnitten in Vollzeit, und deckt den vollständigen Belegweg von der digitalen Erfassung bis zur Archivierung und Auswertung ab. Der Umfang ist so bemessen, dass die vier Themenfelder Belegerfassung, Kontierung, Workflow/Archivierung und Reporting jeweils mit ausreichend Praxisbeispielen unterlegt werden.

Die Weiterbildung schließt mit einer Teilnahmebescheinigung sowie einem Zertifikat ab, das die vermittelten Inhalte der digitalen Belegverarbeitung, Kontierung und GoBD-konformen Archivierung dokumentiert. Es handelt sich um eine anbieterseitige Bestätigung der Kursteilnahme, nicht um eine staatlich anerkannte Prüfung oder eine Kammerzertifizierung.

Die Digitalisierung der Buchhaltung verändert, wie Belege in Unternehmen und Steuerkanzleien verarbeitet werden - von der papierbasierten Ablage hin zu gescannten, automatisiert erkannten und revisionssicher archivierten Dokumenten. Wer diesen digitalen Belegweg einmal vollständig durchlaufen hat, versteht nicht nur einzelne Buchungsschritte, sondern den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Auswertung. Besonders der Fokus auf GoBD-konforme Archivierung und strukturierte Freigabeworkflows unterscheidet diese Weiterbildung von einer reinen Einführung in Buchungssätze: Teilnehmende lernen, worauf es bei der rechtssicheren digitalen Dokumentation ankommt - ein Aspekt, der in der Praxis von Finanzbuchhaltung und Steuerkanzleien zunehmend an Bedeutung gewinnt. Für den weiteren beruflichen Weg eröffnet dieser Einstieg Perspektiven in der Assistenz der Finanzbuchhaltung, in der Sachbearbeitung Rechnungswesen mit Aufgaben in Kontierung und Zahlungsabgleich oder im Debitoren- und Kreditorenmanagement. Auch für die Unterstützung von Steuerkanzleien bei der digitalen Belegübernahme und dem Datenaustausch bildet die Weiterbildung eine praxisnahe Grundlage.