Kaufmännischer Schriftverkehr — Sprache, Form und DIN 5008

Ein Unternehmen wird nach außen auch durch seinen geschäftlichen Schriftverkehr repräsentiert; Sprache, Form und Inhalt müssen daher rechtlichen, ästhetischen und formalen Ansprüchen genügen. Auch interner Schriftverkehr will gekonnt und ökonomisch formuliert sein. Dieser Kurs vermittelt grundlegende Fertigkeiten zur Erstellung und zum Umgang mit kaufmännischen Schriftstücken. Im Zentrum stehen die formale Gestaltung von Geschäftsdokumenten und die Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008. Sie machen sich mit gängigen Formulierungen vertraut und lernen, präzise und angemessen zu formulieren. Der Kurs bildet den ersten von zwei Teilen zum Thema und geht dem Modul zu den inhaltlichen und rechtlichen Grundlagen voraus; er eignet sich auch als Auffrischung und als Vorbereitung auf eine Umschulung.

Der Kurs verbindet die Regeln der DIN 5008 mit der praktischen Umsetzung am Rechner. Sie lernen nicht nur, welche Vorgaben gelten, sondern setzen diese unmittelbar in Microsoft Word um, sodass normgerechtes Arbeiten zur Routine wird. Den Schwerpunkt bilden die Detailregeln der DIN 5008, die im Berufsalltag häufig falsch angewandt werden und über die Professionalität eines Dokuments entscheiden.

• Wörterzwischenräume sowie Satz- und andere Zeichen
• Rechenzeichen, Zahlen und Aufstellungen
• Größenangaben, Formeln und Hervorhebungen

Ein zweiter Block widmet sich der Strukturierung umfangreicherer Dokumente, damit Inhalte schnell erfassbar bleiben.

• Tabellen, Diagramme und Abbildungen
• Gliederungen, Inhaltsverzeichnisse und Übersichten

Der dritte Block behandelt die äußere Form der geschäftlichen Korrespondenz und die typischen Dokumentarten.

• Beschriftung, Seitenränder sowie Kopf- und Fußzeilen
• Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken
• Form und Sprache der geschäftlichen E-Mail

Besonderes Gewicht liegt auf dem normgerechten Aufbau des Geschäftsbriefs, der im Berufsalltag am häufigsten gebraucht wird. Sie lernen, die einzelnen Bestandteile nach DIN 5008 korrekt anzuordnen.

• Anschriftfeld mit Rücksendeangabe sowie Zusatz- und Vermerkzone
• Informationsblock beziehungsweise Bezugszeichenzeile mit Datum
• Betreff, Anrede, Textkörper und Grußformel
• Unterschriftenbereich, Anlagevermerk und Verteilerhinweis

Damit diese Vorgaben nicht in mühsamer Handarbeit umgesetzt werden, üben Sie die effiziente Umsetzung in Microsoft Word. Im Vordergrund steht, wiederkehrende Aufgaben mit den Bordmitteln der Software zu standardisieren.

• Einrichten von Seitenrändern, Kopf- und Fußzeilen sowie Briefvordrucken als wiederverwendbare Vorlage
• Saubere Tabellen und das normgerechte Einbinden von Diagrammen und Abbildungen
• Automatische Gliederungen, Inhaltsverzeichnisse und Übersichten über Formatvorlagen
• Korrekte Darstellung von Zahlen, Größenangaben, Hervorhebungen und Aufzählungen

Durchgehend arbeiten Sie mit einer aktuellen Version von Microsoft Office. So entsteht ein Gespür dafür, wann eine Gestaltung der Norm entspricht und wann nicht, und wie sich einheitliche, professionelle Dokumente mit geringem Aufwand reproduzieren lassen. Die Verbindung aus Normwissen und Werkzeugkompetenz sorgt dafür, dass Sie Geschäftsdokumente nicht nur korrekt, sondern auch effizient erstellen.

Die Weiterbildung eignet sich für mehrere Zielgruppen, insbesondere für kaufmännische und verwaltende Berufe, für technische Berufe mit Dokumentations- und Berichtsaufgaben, für Management und akademische Berufe sowie für Berufe im Sozial- und Gesundheitswesen.

• Beschäftigte in kaufmännischen und verwaltenden Tätigkeiten
• Fachkräfte mit Dokumentations- und Berichtsaufgaben
• Personen im Management und in akademischen Berufen mit Korrespondenzaufgaben
• Wiedereinsteiger und Umschulungsinteressierte, die ihre Grundkenntnisse auffrischen möchten

Der Kurs ist praxisorientiert und übungsbasiert: Regeln werden erklärt und unmittelbar an konkreten Dokumenten angewandt. Kurze Theorieeinheiten wechseln sich mit eigenständigen Schreib- und Gestaltungsaufgaben ab, deren Ergebnisse anschließend anhand der Norm gemeinsam besprochen werden. Laut den vorliegenden Angebotsdaten wird er überwiegend als Combined Learning angeboten, also als Mischung aus angeleitetem Unterricht und betreuten Übungsphasen, in der Regel in Vollzeit. So entsteht Sicherheit im normgerechten Schreiben mit aktueller Office-Software. Durch die unmittelbare Rückmeldung zu den eigenen Dokumenten verfestigen sich die Regeln deutlich schneller, als es bloßes Nachlesen ermöglichen würde.

Die Dauer richtet sich nach Anbieter und Zeitmodell. Die ausgewerteten Termindaten zeigen für dieses klar umrissene Modul überwiegend eine Spanne von mehr als einer Woche bis zu einem Monat. Da es sich um den ersten von zwei Teilen handelt, lässt es sich gut mit dem Folgemodul zu den inhaltlichen und rechtlichen Grundlagen kombinieren. Wer beide Teile belegt, erarbeitet sich ein rundes Bild des kaufmännischen Schriftverkehrs von der äußeren Form bis zu den inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen.

Zum Abschluss erhalten Sie in der Regel ein trägerinternes Zertifikat beziehungsweise eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die die behandelten Inhalte ausweist. Eine staatliche Prüfung ist nicht Teil des Kurses; die konkrete Bezeichnung des Nachweises unterscheidet sich je nach Bildungsträger.

Korrekter Schriftverkehr ist in nahezu jedem Büro eine Grundvoraussetzung, und die DIN 5008 ist dafür der maßgebliche Standard. Wer ihre Regeln beherrscht, erstellt Geschäftsdokumente, die professionell wirken, einheitlich sind und rechtlichen wie ästhetischen Ansprüchen genügen. Einheitliche, fehlerfreie Korrespondenz wirkt nicht nur nach außen professionell, sondern reduziert intern Reibungsverluste, weil Dokumente schneller erstellt und leichter weiterverarbeitet werden können. In Sekretariat, Sachbearbeitung und Assistenz gehört normgerechtes Schreiben zu den selbstverständlich erwarteten Grundfertigkeiten; wer sie sicher beherrscht und mit aktueller Software umsetzt, ist im Bewerbungsprozess klar im Vorteil. Das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und stärkt das Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen. Die Kombination aus Normwissen und sicherer Bedienung aktueller Microsoft-Office-Software macht Sie im kaufmännischen und verwaltenden Umfeld vielseitig einsetzbar und erleichtert den Quer- oder Wiedereinstieg ins Büro. Als erster Teil einer zweiteiligen Qualifizierung schafft der Kurs außerdem eine solide Grundlage, auf der die inhaltlichen und rechtlichen Aspekte des Schriftverkehrs aufbauen. Gerade für Quer- und Wiedereinsteigende ist die normsichere Korrespondenz ein niederschwelliger, aber wirkungsvoller Baustein, der sich in nahezu allen Bürotätigkeiten auszahlt und sich rasch im Arbeitsalltag bemerkbar macht. Für Arbeitsuchende ist die Weiterbildung bei AZAV-zertifizierten Trägern in der Regel über einen Bildungsgutschein förderbar; je nach persönlicher Situation kommen auch das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr, Leistungen zur Rehabilitation oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Betracht.