Microsoft Outlook — Komplettkurs E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte

Outlook ist das meistgenutzte Tool im Office-Alltag — und das am wenigsten beherrschte. Dieser Komplettkurs schöpft das Potenzial aus. E-Mail-Profi (2 Wochen): Postfach-Organisation mit Ordnerstruktur (Inbox, Sent, Drafts, Archive, Custom Folders), Kategorien (farbcodiert für Priorität/Projekt/Thema), Kennzeichnungen (Flags für Nachverfolgung), Suche mit Filtern (Absender, Datum, Anlage, Subject), erweiterte Suche-Syntax (from:max subject:meeting hasattachments:yes). Regeln für automatische Sortierung (Empfänger, Absender, Subject-Match, Zeit-basiert), Auto-Antwort bei Abwesenheit. QuickSteps für Multi-Step-Aktionen mit einem Klick (z.B. „Move to Folder + Mark as Read + Reply Template"). Schnellbausteine für wiederkehrende Texte (Signature-Snippets). Signaturen mit HTML-Formatierung (Logo, Social Links, vCard). Conditional Formatting für Inbox (z.B. „Mails vom Chef in roter Schrift"). Junk-E-Mail-Filter, Phishing-Reporting. Kalender (1 Woche): Mehrere Kalender (Persönlich, Team, Project, Externe iCal-Subscriptions wie Feiertage), Terminserien mit Ausnahmen, Besprechungen einladen (mit Teams-Integration für virtuelle Meetings), Verfügbarkeit teilen (Scheduling Assistant für freie Zeiten finden, Free/Busy mit Externen via Out-of-Office Calendar Sharing). Bookings (separat aber integriert — externe Termin-Buchung). Calendar Permissions (View-Only vs. Edit vs. Delegate). Aufgaben (1 Woche): To-Do-Liste in Outlook und Microsoft To-Do synchronisiert (eine App, zwei Frontends), Aufgaben aus E-Mails (Drag-Drop auf To-Do-Icon), Erinnerungen, Wiederholende Aufgaben, Categorien, Stellvertreter für Aufgaben. Microsoft Planner integriert (für Team-Aufgaben). Kontakte (1 Woche): Contact Cards mit allen Infos (Name, Phone, Email, Address, Birthday, Notes), Verteilerlisten (Contact Groups), Categories, Photos. Sync mit LinkedIn (Outlook Premium). Gemeinsames Adressbuch (Global Address List GAL im Konzern). Stellvertreter und Geteilte Postfächer (1 Woche): Delegation (Manager-Inbox vom Assistant managen — Send on Behalf vs. Send As), Shared Mailboxes (z.B. „info@firma.de" mit mehreren Bearbeitern), Public Folders (Legacy). Out-of-Office Templates für Stellvertreter. Outlook-Versionen: Classic Outlook for Windows (etabliert, alle Features), New Outlook for Windows (vereinheitlicht mit Outlook on the Web, modernes UI, schneller, einige Features fehlen noch), Outlook on the Web (Browser-Version), Outlook for Mac, Outlook for iOS/Android. Microsoft empfiehlt Wechsel zu New Outlook in den nächsten Jahren — Migration-Strategie wird angesprochen.