Microsoft Project with Microsoft SharePoint Administrator

In vielen Unternehmen leben Projektpläne in Microsoft Project und Projektdokumente in SharePoint — doch die Schnittstelle zwischen beidem wird selten systematisch gestaltet. Wer Microsoft Project bedienen kann, weiß noch nicht, wie SharePoint-Teamsites für Projektablagen aufgebaut, Berechtigungen rollengerecht konfiguriert oder Dokumentenbibliotheken so strukturiert werden, dass sie zum Projektzyklus passen. Diese Weiterbildung adressiert beide Seiten: die Projektplanung und -steuerung in Microsoft Project sowie die technische Administration von SharePoint als Projektinfrastruktur. Der Kurs richtet sich an IT-Fachleute und Projektverantwortliche, die nicht nur planen, sondern auch die digitale Umgebung gestalten, in der Projekte stattfinden.

Modul Microsoft Project — Planung und Steuerungsdaten Das erste Modul vermittelt die Kernfunktionen von Microsoft Project mit besonderem Fokus auf die Daten und Exporte, die für die SharePoint-Integration relevant sind. Neben der Grundplanung lernen Teilnehmende, wie Projektdaten strukturiert abgelegt und für andere Systeme zugänglich gemacht werden.

• Projekterstellung: Kalender, Vorgangstypen, Abhängigkeiten und kritischer Pfad
• Ressourcenplanung: Personenstunden, Kostensätze, Auslastungskonflikte beheben
• Basisplan setzen und Fortschritte wöchentlich eintragen
• Berichte und Exporte aus Microsoft Project: PDF, XML, Excel für SharePoint-Ablage aufbereiten
• Project-Optionen für Teamnutzung: Mehrbenutzer-Szenarien und Dateizugriff über SharePoint

Modul SharePoint-Administration — Infrastruktur für Projekte Das zweite Modul ist der Schwerpunkt des Kurses. Teilnehmende erlernen die technische Administration von SharePoint aus der Perspektive einer Projekt-Infrastruktur: Wie werden Sites, Bibliotheken und Listen so konfiguriert, dass sie den Anforderungen eines Projektlebenszyklus entsprechen?

• SharePoint-Architektur: Site Collections, Hub Sites, Subsites und ihre Beziehungen
• Teamsite vs. Kommunikationssite: Einsatzszenarien und Unterschiede
• Dokumentenbibliotheken aufbauen: Spaltentypen, Pflichtfelder, Inhaltstypen, Ansichten
• Metadaten-Navigation und verwaltete Metadaten für projektspezifische Klassifikation
• Berechtigungsmodell in SharePoint: Standardgruppen, Berechtigungsebenen, Vererbung und Ausnahmen
• Entra ID-Gruppen mit SharePoint-Gruppen verknüpfen
• Site-Einstellungen: Speicherkontingente, externe Freigabe, Versionsverlauf, Papierkorb
• Power Automate Flows: Benachrichtigungen bei Dokumenten-Upload, Genehmigungsworkflows

Integration Project und SharePoint Dieser Abschnitt behandelt die konkrete Verschränkung beider Systeme: Wie werden Projektdaten aus Microsoft Project in SharePoint verfügbar gemacht, und wie bleibt SharePoint als Projektinfrastruktur mit dem Projektplan synchronisiert?

• Microsoft-Project-Dateien in SharePoint-Bibliotheken ablegen und versionieren
• SharePoint-Listen als Risikoregister, Änderungsantragsformular und Aufgaben-Tracker nutzen
• Verbindung zwischen SharePoint-Aufgabenlisten und Microsoft Project herstellen
• Hub Sites für Multiprojekt-Portfolios konfigurieren: Navigation, Suchbereich, gemeinsame Inhalte

Praxis-Block — Projektinfrastruktur von Grund auf aufbauen

• SharePoint-Teamsite für ein neues Projekt anlegen: Name, URL, Site-Vorlage wählen
• Dokumentenbibliothek strukturieren: Phasenordner, Inhaltstypen für Berichte, Protokolle, Spezifikationen
• Berechtigungsmatrix für Projektmitglieder, Stakeholder und Lenkungsausschuss umsetzen
• Externe Freigabe für einen Auftraggeber einrichten: Gastzugang mit eingeschränkten Rechten
• Risikoregister als SharePoint-Liste anlegen: Felder, Ansichten, Exportfunktion
• Änderungsantrag-Workflow mit Power Automate aufbauen: Formular, Genehmigung, Benachrichtigung
• Microsoft-Project-Datei in SharePoint ablegen und Versionsverlauf testen
• Site-Nutzungsbericht auswerten: Wer greift wie oft auf welche Inhalte zu?
• Backup-Test: Papierkorb, Versionsverlauf und Site-Recovery-Optionen durchspielen
• Navigation für ein Multiprojekt-Portfolio mit Hub Site aufbauen
• SharePoint-Suche konfigurieren: Suchbereich einschränken, Metadaten als Suchfilter aktivieren
• Übergabe-Szenario: Projektabschluss — wie wird die Site archiviert oder als Vorlage gesichert?

Der Kurs liefert damit ein vollständiges Bild der technisch-organisatorischen Projektinfrastruktur: von der ersten Vorgangsliste in Microsoft Project bis zur berechtigungsgesicherten, versionierten Ablagestruktur in SharePoint. Wer beide Systeme versteht und konfigurieren kann, ist in der Lage, neue Projekte innerhalb kurzer Zeit mit einer vollständig einsatzbereiten digitalen Umgebung auszustatten. SharePoint-Administration ist ein zunehmend gefragtes Profil, besonders in Unternehmen, die Microsoft 365 intensiv nutzen, aber intern keine dedizierten SharePoint-Admins haben. Wer die Projektmanagement-Perspektive mitbringt, kann als technisch-fachlicher Brückenbauer fungieren und versteht besser als reine IT-Admins, welche Funktionen im Projektalltag wirklich gebraucht werden.

Der Kurs richtet sich an IT-nahe Fachleute und Projektverantwortliche mit Interesse an der technischen Seite der Projektzusammenarbeit.

• IT-Projektmitarbeitende, die SharePoint-Infrastruktur für Projekte aufbauen und verwalten
• SharePoint-Administratorinnen und -Administratoren, die Projektmanagement-Kontext hinzugewinnen wollen
• Projektleitungen in IT-nahen Bereichen mit Verantwortung für die Teamkollaborationsplattform
• Systemadministratorinnen und -administratoren, die Microsoft 365 betreiben und Projektteams unterstützen
• Informationsmanagernde, die Dokumentenstrukturen und Zugriffsrechte verantworten

Der Kurs findet als Live-Online-Schulung statt. Dozenten wechseln zwischen konzeptionellen Erläuterungen und direkten Konfigurationsdemonstrationen in Microsoft Project und SharePoint ab. Teilnehmende arbeiten in einer bereitgestellten Übungsumgebung direkt mit den Tools. Die Abfolge ist so gestaltet, dass methodische Grundlagen unmittelbar in Konfigurationsaufgaben übertragen werden.

Die Kursdauer richtet sich nach der gewählten Modulkombination und dem Anbieter. Der Kurs ist für Vollzeit- und Teilzeit-Formate ausgelegt. Individuelle Starttermine sind auf Anfrage bei den Anbietern möglich.

Nach dem Kurs erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung oder ein trägerinternes Zertifikat. Ob SharePoint- oder Azure-spezifische Microsoft-Zertifizierungsprüfungen Teil der Modulkombination sind, hängt vom jeweiligen Anbieter ab.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass gut geplante Projekte an schlecht organisierten Ablagestrukturen, unklaren Zugriffsrechten oder chaotischen Dokumentenversionen scheitern. Wer SharePoint als Administrator versteht und gleichzeitig weiß, wie Projektpläne in Microsoft Project aufgebaut werden, kann genau diese Schwachstelle schließen. Die Projektinfrastruktur wird dann nicht mehr als notwendiges Übel behandelt, sondern als strategisches Asset, das Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance-Anforderungen gleichzeitig bedient. Für IT-Abteilungen ist dieser kombinierte Kompetenztyp ein klarer Gewinn: Fachleute, die sowohl die fachliche Projektseite als auch die technische Plattform verstehen, können als interne Berater fungieren und Projekte von Beginn an mit einer passenden digitalen Umgebung ausstatten — ohne dass externe Berater benötigt werden. Für die persönliche Entwicklung eröffnet die Kombination aus Projektmanagement-Tool und SharePoint-Administration Zugang zu einem Berufsprofil, das in mittelständischen und großen Unternehmen zunehmend gesucht wird: IT-nahe Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren mit Plattform-Verantwortung.