Microsoft SharePoint with Microsoft Project Manager

Dieser Kurs dreht die Perspektive gegenüber reinen Projektplanungs-Kursen bewusst um: SharePoint steht im Mittelpunkt — als die Plattform, auf der Teams zusammenarbeiten, Dokumente versionieren, Aufgaben verfolgen und Informationen teilen. Ergänzt wird diese technische Plattformkompetenz durch das Rüstzeug des Projektmanagements: Wie werden Phasen geplant, Meilensteine verfolgt, Risiken erfasst und Stakeholder informiert? Wer SharePoint als Projektzusammenarbeitsplattform administriert oder pflegt und dabei den methodischen Kontext versteht, kann beides wirksamer einsetzen als jemand, der nur eine der beiden Seiten kennt. Die Kombination aus SharePoint-Plattform und PM-Methodik macht diesen Kurs für IT-Koordinierende, Informationsmanagernde und projekterfahrene Admins besonders wertvoll.

Modul SharePoint als Projektzusammenarbeit-Plattform Das Herzstück des Kurses liegt auf der technischen und strukturellen Gestaltung von SharePoint für den Projekteinsatz. Teilnehmende lernen, wie eine SharePoint-Umgebung aufgebaut werden muss, damit sie im Projektalltag zuverlässig funktioniert und nicht durch unstrukturierte Ablage oder unklare Zugriffsrechte zum Hindernis wird.

• Teamsite-Struktur für Projekte: Abschnitte, Seiten, Schnellstart-Navigation
• Dokumentenbibliotheken anlegen: Pflichtfelder, Inhaltstypen, Ansichten nach Phase oder Thema
• Metadaten-Navigation: Klassifikation von Dokumenten nach Status, Typ und Verantwortlichkeit
• Versionsverlauf und Dokumentenfreigabe: Wie werden Änderungen nachvollziehbar gemacht?
• Berechtigungsebenen: Standardgruppen, individuelle Berechtigungen, Vererbung unterbrechen
• SharePoint-Listen: Risikoliste, Aufgaben-Tracker, Änderungsantrag-Formular
• Externe Freigabe: Gastnutzer für Auftraggeber oder externe Partner einrichten
• Hub Sites: Navigation und Suche über mehrere Projektseiten hinweg

Modul Power Automate — Workflows für Projekte Dieses Modul zeigt, wie wiederkehrende Projektprozesse in SharePoint automatisiert werden können. Statt manueller E-Mail-Benachrichtigungen oder mündlicher Eskalationen sorgen Flows für verlässliche, nachvollziehbare Prozesse.

• Flow für Benachrichtigung bei neuem Dokument-Upload oder Statusänderung
• Genehmigungsworkflow für Dokumente und Änderungsanträge mit mehrstufiger Eskalation
• Erinnerungs-Flows für ablaufende Fristen in Risikoregistern oder Meilensteinlisten
• Integration von SharePoint-Flows mit Microsoft Teams für Kanal-Benachrichtigungen

Modul Projektmanagement-Grundlagen Der dritte Modulblock vermittelt das PM-Handwerk, das gebraucht wird, um SharePoint-Strukturen sinnvoll auf Projekterfordernisse auszurichten. Wer weiß, wie ein Projektlebenszyklus aufgebaut ist, kann SharePoint-Sites von Beginn an so aufbauen, dass sie zu diesem Zyklus passen.

• Projektphasen und ihre typischen Ergebnisdokumente: Was gehört in welchen Abschnitt der Site?
• Meilensteine und Arbeitspakete: Welche Informationen braucht ein SharePoint-Aufgaben-Tracker?
• Stakeholderanalyse: Wer bekommt welchen Zugang zu welchem Teil der Site?
• Risikoregister in SharePoint: Felder, Ansichten, Filterfunktionen für aktive und abgeschlossene Risiken
• Projektabschluss: Site archivieren, schreibschützen, als Vorlage sichern

Praxis-Block — SharePoint-Projektumgebung von der Initiierung bis zum Abschluss

• Teamsite für ein neues Projekt anlegen: Vorlage wählen, Navigation einrichten, Startseite gestalten
• Dokumentenbibliothek für Projektphasen aufbauen: Inhalt, Protokolle, Berichte, Spezifikationen
• Metadatenspalten für Dokumentenstatus (Entwurf, Review, Freigegeben) anlegen und Ansichten konfigurieren
• Berechtigungsmatrix umsetzen: Projektteam, Stakeholder, externer Auftraggeber
• Risikoliste anlegen: Risikobeschreibung, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Maßnahme, Verantwortliche Person
• Genehmigungsworkflow mit Power Automate aufsetzen: Dokument einreichen, Prüfer benachrichtigen, Status zurückmelden
• Meilenstein-Tracker als SharePoint-Liste: Meilensteinname, Datum, Status, verantwortliche Person, Kommentar
• Kanal in Microsoft Teams mit der SharePoint-Site verknüpfen
• Änderungsantrag-Formular als SharePoint-Liste mit Flow für Eskalation anlegen
• Site-Zugang für externen Gastnutzer einrichten: Einladung, eingeschränkte Berechtigung, Zugangstest
• Abschluss-Szenario: Site in schreibgeschützten Archivmodus versetzen, Lessons-Learned-Liste exportieren
• Neue Teamsite auf Basis des aufgebauten Projekts als Site-Vorlage für Folgeprojekte speichern

Der Kurs vermittelt damit eine Kompetenz, die über reine SharePoint-Administrationskurse deutlich hinausgeht: Teilnehmende verstehen, warum bestimmte Strukturen in der Projektarbeit gebraucht werden — und können SharePoint gezielt so konfigurieren, dass diese Anforderungen zuverlässig erfüllt werden. Besonders in Organisationen, die SharePoint als zentrales Kollaborationssystem einsetzen und gleichzeitig projektorientiert arbeiten, entstehen Lücken, wenn IT-Admins die Projektlogik nicht kennen und Projektleitungen die Plattform nicht konfigurieren können. Wer nach diesem Kurs beide Seiten versteht, kann diese Lücke schließen und ist ein verlässlicher Ansprechpartner für alles rund um die digitale Projektzusammenarbeit.

Der Kurs eignet sich für Fachleute, die SharePoint administrieren oder pflegen und dabei stärker in die Projektarbeit eingebunden sind oder werden.

• IT-Koordinierende und Informationsmanagernde, die SharePoint-Projektseiten betreuen
• SharePoint-Administratorinnen und -Administratoren mit wachsender Projektnähe
• Projektassistenzen und Projektkoordinatorinnen bzw. -koordinatoren mit technischer Affinität
• Systemadministratorinnen und -administratoren, die für Microsoft-365-Infrastruktur in Projektumgebungen verantwortlich sind
• IT-Projektmitarbeitende, die Teamseiten aufbauen und Zusammenarbeitswerkzeuge steuern

Der Kurs findet als Live-Online-Schulung im virtuellen Klassenzimmer statt. Die Dozenten wechseln zwischen der Arbeit direkt in SharePoint und Power Automate und konzeptionellen Erläuterungen zu Projektprozessen ab. Teilnehmende bauen im Kursverlauf schrittweise eine vollständige SharePoint-Projektumgebung auf, die am Ende des Kurses als Referenzmodell genutzt werden kann.

Die genaue Kursdauer hängt von der Modulkombination und dem gewählten Anbieter ab. Das Format ist für Vollzeit- und Teilzeit-Abläufe konzipiert. Individuelle Startzeitpunkte sind auf Anfrage bei den Anbietern möglich.

Teilnehmende erhalten eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung oder ein trägerinternes Zertifikat. Ob weiterführende Microsoft-Zertifizierungsoptionen im SharePoint- oder Power-Plattform-Bereich Teil des Angebots sind, teilt der jeweilige Anbieter im Vorfeld mit.

SharePoint ist in vielen Unternehmen offiziell die Kollaborationsplattform — in der Praxis ist sie es aber oft nur dem Namen nach, weil die Sites unstrukturiert sind, Berechtigungen unklar und Dokumente schwer auffindbar. Wer nach diesem Kurs SharePoint gezielt für Projekte konfiguriert, macht aus einer nominellen Plattform ein wirklich funktionierendes Arbeitsmittel: strukturiert, zugriffsgesichert, nachvollziehbar und über Power Automate in wesentlichen Teilen automatisiert. Der PM-Hintergrund macht den entscheidenden Unterschied gegenüber einer rein technischen SharePoint-Schulung. Wer weiß, was ein Projektteam in der Durchführungsphase an Dokumenten, Kommunikation und Eskalationsprozessen braucht, kann die Site von Beginn an so aufbauen, dass sie diese Bedürfnisse unterstützt — und nicht erst nach mehreren Iterationen und Rekonfigurationen halbwegs funktioniert. Für die eigene Karriere eröffnet diese Kombination ein klares Profil: IT-Koordinierende und SharePoint-Admins mit PM-Grundlagen sind seltener als reine Spezialisten auf einer Seite — und deswegen in projektorientierten Unternehmen besonders gefragt. Das Profil passt in IT-Abteilungen genauso wie in PMO-Funktionen oder in die digitale Transformation von Organisationen, die ihre Projektzusammenarbeit auf SharePoint und Microsoft 365 modernisieren wollen.