Microsoft Visio with Microsoft SharePoint Administrator

Dieses Weiterbildungsprogramm verbindet zwei spezialisierte Microsoft-Kompetenzen: Visio als Werkzeug für die strukturierte visuelle Kommunikation komplexer Sachverhalte und die Administration von Microsoft SharePoint als Plattform für Dokumentenmanagement und digitale Zusammenarbeit. Beide Fähigkeiten ergänzen sich in der Praxis: Visio-Diagramme werden in SharePoint-Bibliotheken abgelegt, geteilt und versioniert; SharePoint-Administratorinnen und -Administratoren visualisieren Berechtigungsstrukturen, Sitehierarchien und Rollenzuweisungen häufig in Visio. Wer beides beherrscht, kann sowohl auf der Inhalts- als auch auf der Infrastrukturseite von Microsoft 365 produktiv arbeiten.

Modul 1 — Microsoft Visio Visio ist Microsofts Speziallösung für die Erstellung technischer und geschäftlicher Diagramme. Anders als Word oder PowerPoint bietet Visio eine Bibliothek vorgefertigter Shapes und intelligenter Verbinder, die auch bei komplexen Diagrammen eine saubere und konsistente Darstellung gewährleisten. Das Modul führt von der ersten Vorlage bis zur fertigen, eingebetteten Diagrammdatei. Da Microsoft für Visio keine eigene Zertifizierungsprüfung anbietet, schließt dieses Modul mit einem trägerinternen Zertifikat ab.

• Visio starten: Benutzeroberfläche, Zeichenfläche, Shapes-Bereich, Schablonen verstehen
• Vorlagen wählen: Unterschiede zwischen Flussdiagramm-, Netzwerk-, Grundriss- und Organigramm-Vorlagen
• Workflowdiagramme erstellen: Startpunkte, Entscheidungsrauten, Prozessschritte, Endpunkte platzieren und verbinden
• Verbindungslinien nutzen: automatische Verbinder, Linienstile, Pfeiltypen und Routing-Optionen
• Organigramme aufbauen: Positionen anlegen, Berichtsbeziehungen visualisieren, Hierarchieebenen verschieben
• Datenbeschriftungen und benutzerdefinierte Felder in Shapes einbetten
• Netzwerkdiagramme entwerfen: physische und logische Topologien, Serverracks, Router, Switches, Firewalls mit Standardshapes darstellen
• Grundrisse erstellen: Räume, Wände, Türen und Möbel nach Maßstab platzieren
• Funktionsübergreifende Flussdiagramme (Swimlane-Diagramme) anlegen: Verantwortlichkeiten in Bahnen aufteilen
• Diagramme anpassen: Farben, Schriftarten, Shapes gruppieren, eigene Schablonen erstellen
• Visio-Dateien in andere Office-Anwendungen einbetten: Objekt in Word- und Excel-Dokumente einfügen
• Diagramme als PDF, PNG oder im VSD/VSDX-Format speichern und teilen
• Visio-Zeichnungen in SharePoint-Bibliotheken ablegen und mit dem Browser anzeigen

Modul 2 — Microsoft SharePoint Administrator Als Administratorin oder Administrator trägt man die Verantwortung für die Struktur, Sicherheit und Verfügbarkeit der SharePoint-Umgebung. Das Modul behandelt die technische Einrichtung und Pflege von SharePoint Online im Microsoft-365-Kontext. Da Microsoft die früheren eigenständigen SharePoint-Administratorprüfungen (MS-300, MS-301) eingestellt hat und SharePoint-Administration heute unter MS-102 fällt oder trägerintern zertifiziert wird, schließt auch dieses Modul mit einem trägerinternen Zertifikat ab.

• SharePoint Admin Center aufrufen und Grundeinstellungen verwalten
• Websitesammlungen erstellen: klassische und moderne Teamsite und Kommunikationssite
• Hub-Sites einrichten und Websitesammlungen als Unterseiten verknüpfen
• Websitesammlungs-Administratoren und Websitebesitzer unterscheiden und zuweisen
• Berechtigungsgruppen konfigurieren: Besucher, Mitglieder, Besitzer; Vererbung gezielt aufbrechen
• Listen und Bibliotheken anlegen: Spaltendefinitionen, Pflichtfelder, Standardwerte
• Inhaltstypen im Inhaltstypehub zentral definieren und auf Bibliotheken verteilen
• Metadaten-Taxonomie einrichten: Begriffsspeicher und verwaltete Metadaten
• Versionsverwaltung konfigurieren: Haupt- und Nebenversionen aktivieren, Limits setzen
• SharePoint-Suchkonfiguration: Ergebnisquellen, Managed Properties, Such-Schema anpassen
• Microsoft-365-Integrationspunkte verwalten: Teams-Channels mit SharePoint-Bibliotheken verknüpfen, OneDrive-Sync-Richtlinien
• Compliance und Datenschutz: Informationsbarrieren, DLP-Grundzüge, Aufbewahrungsrichtlinien im Compliance Center
• Audit-Log aktivieren und Berichte über Datenzugriffsaktivitäten erzeugen
• Datensicherungskonzepte im SharePoint-Online-Umfeld verstehen und Wiederherstellungsoptionen kennen

Abschließende Übungsszenarien verbinden die beiden Module in realistischen Anwendungsfällen.

• Berechtigungsstruktur einer SharePoint-Websitesammlung als Visio-Diagramm visualisieren
• Sitehierarchie (Hub-Site, Teamsite, Unterseiten) in einem Visio-Strukturdiagramm darstellen
• Visio-Datei in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochladen und Zugriffsrechte konfigurieren
• Prozessablauf einer SharePoint-Freigabegenehmigung als Workflowdiagramm in Visio dokumentieren
• Versionierungshistorie einer Visio-Datei in SharePoint nutzen: Entwurf, Review, freigegeben
• Netzwerkplan der SharePoint-Infrastruktur (Server, Verbindungen, Mandanten) in Visio skizzieren
• SharePoint-Site mit eingebetteter Visio-Webpart-Ansicht konfigurieren

Das Programm richtet sich an IT-nahe Fachkräfte und technisch interessierte Anwenderinnen und Anwender, die sowohl visuelles Dokumentieren als auch die Administration von Kollaborationsplattformen als Berufsfeld erschließen wollen.

• IT-Administratorinnen und -Administratoren, die SharePoint Online professionell verwalten möchten
• Systemadministrierende in kleineren und mittleren Unternehmen mit Microsoft-365-Umgebung
• Personen, die Infrastruktur, Prozesse oder Berechtigungsstrukturen grafisch dokumentieren müssen
• IT-Fachkräfte in Umschulung oder Weiterbildung, die ein breites Microsoft-365-Profil aufbauen
• Bürokaufleute und Verwaltungsfachkräfte, die in eine IT-Koordinationsrolle wechseln möchten

Beide Module werden im Live-Unterricht im virtuellen Klassenzimmer unterrichtet, vollzeitmäßig strukturiert. Dozierende führen durch Erklärungsphasen, die unmittelbar von geleiteten Übungsaufgaben gefolgt werden, bei denen die Teilnehmenden die Werkzeuge selbst bedienen. Die Unterrichtsatmosphäre ist interaktiv; Rückfragen per Chat, Kamera und Mikrofon sind jederzeit möglich. Fallstudienarbeiten und praxisnahe Szenarien untermauern die vermittelten Konzepte.

Die Gesamtdauer ergibt sich aus den gewählten Modulen und wird individuell vereinbart. Der Kurs wird im Vollzeitformat angeboten; die Module können zeitlich gestaffelt belegt werden.

Für Microsoft Visio bietet Microsoft keine eigene Herstellerzertifizierungsprüfung an. Das Visio-Modul schließt daher mit einem trägerinternen Zertifikat ab, das die erworbenen Kenntnisse in der Diagrammerstellung dokumentiert. Das SharePoint-Administrationsmodul schließt ebenfalls mit einem trägerinternen Zertifikat ab, da die früheren eigenständigen Microsoft-Prüfungen für diese Rolle eingestellt wurden. Über das Gesamtprogramm wird eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung ausgestellt.

Visio ist in IT-nahen, technischen und organisationsplanenden Berufen das bevorzugte Werkzeug, um komplexe Zusammenhänge auf einer Seite verständlich zu machen. Ein gut gestaltetes Netzwerkdiagramm spart in der IT-Dokumentation mehr Zeit als jede Textbeschreibung; ein klares Organigramm hilft beim Onboarding neuer Mitarbeitender; ein Swimlane-Diagramm eines Genehmigungsprozesses macht Verantwortlichkeiten sofort sichtbar. Wer Visio sicher beherrscht, liefert Dokumentation in einer Qualität, die Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Auditorinnen gleichermaßen überzeugt. SharePoint-Administration ist eine Querschnittskompetenz, die in nahezu jeder Organisation mit Microsoft-365-Einsatz benötigt wird — aber oft auf zu wenige Schultern verteilt ist. Wer eine Teamsite sicher einrichten, Berechtigungen sauber verwalten und Compliance-Anforderungen umsetzen kann, wird schnell zur unverzichtbaren Anlaufstelle. Die Kenntnisse lassen sich auch in Richtung des breiteren Microsoft-365-Administrator-Profils (MS-102) weiterentwickeln. Die Kombination aus Visio und SharePoint-Administration schafft ein ungewöhnliches, aber praxistaugliches Doppelprofil: Wer Berechtigungsstrukturen und Infrastrukturpläne nicht nur verwalten, sondern auch klar und nachvollziehbar visualisieren kann, kommuniziert auf Augenhöhe mit Fachabteilungen, Geschäftsführungen und externen Prüferinnen und Prüfern. Diese Fähigkeit ist in IT-Projekten, Reorganisationen und Compliance-Audits ein echtes Unterscheidungsmerkmal.