Prompt Engineering - KI im Arbeitsalltag mit ChatGPT & MS 365 Copilot

Dieser Kurs richtet sich an Büro- und Verwaltungsfachleute, die den Sprung in eine KI-gestützte Arbeitswelt aktiv gestalten wollen. Im Zentrum stehen ChatGPT und MS 365 Copilot als Werkzeuge zur Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag — von der Texterstellung über die Datenverwaltung bis zur Kommunikation in Teams. Das Besondere: Prompt Engineering wird nicht isoliert vermittelt, sondern in ein vollständiges Weiterbildungsprogramm eingebettet, das Office-Kompetenzen, Projektmanagement, Kommunikationstraining und multimediale Präsentation umfasst. Das ICDL-Zertifikat, das mehrere Module abdeckt, ist ein anerkannter Qualifikationsnachweis für den digitalen Arbeitsalltag.

ICDL Microsoft 365 — Digitale Zusammenarbeit, IT-Sicherheit und Datenschutz (ca. 4 Wochen) Wer heute beruflich vernetzt arbeitet, muss Kollaborationswerkzeuge, Datenschutzrecht und IT-Sicherheit zusammendenken. Dieser Modul-Block behandelt die professionelle digitale Zusammenarbeit in Microsoft 365 ebenso wie die rechtlichen Grundlagen der DSGVO und praktische Sicherheitsstrategien. Teilnehmende lernen, sensibler Umgang mit personenbezogenen Daten in Teams und SharePoint umzusetzen.

• Digitale Zusammenarbeit in Teams und SharePoint organisieren
• Effiziente kollaborative Dokumentenproduktion
• Grundlagen der IT-Sicherheit im Arbeitsumfeld
• Sicherheitskonzepte und organisatorische Schutzmaßnahmen
• Sicheres Datenmanagement und Zugriffsrechte
• Überblick über die DSGVO und Betroffenenrechte
• Praktische Umsetzung rechtlicher Anforderungen

ICDL Microsoft 365 — Präsentationen, Computer & Online Essentials (ca. 4 Wochen) Dieser Block stärkt die digitale Grundkompetenz: sichere Gerätebedienung, professioneller E-Mail-Einsatz und überzeugende Präsentationen mit PowerPoint. Gerade für Fachleute, die Berichte, Konzepte oder Schulungen präsentieren, sind diese Kompetenzen unmittelbar beruflich relevant.

• Sicherer Umgang mit Geräten, Dateisystemen und Anwendungen
• Professionelle E-Mail-Kommunikation und Kalendernutzung
• Präsentationen mit Text, Tabellen und Grafiken gestalten
• Strukturierter Aufbau und zielgruppengerechte Ausgabe von Folien

ICDL Microsoft 365 — Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (ca. 4 Wochen) Word und Excel sind nach wie vor die meistgenutzten Werkzeuge im Büroalltag. Dieser Block bringt beide Anwendungen auf Profi-Niveau: von Seriendruck und komplexen Dokumentstrukturen in Word bis zu Formeln, Pivot-Tabellen und Diagrammen in Excel. Wer danach mit MS 365 Copilot arbeitet, kann dessen Ausgaben kompetent beurteilen und weiterverarbeiten.

• Professionelle Dokumente in Word erstellen und formatieren
• Tabellen, Grafiken und Seriendruck einsetzen
• Excel-Arbeitsmappen strukturieren und pflegen
• Formeln und Funktionen für Berechnungen nutzen
• Daten mit Diagrammen visualisieren
• Dokumente druckfertig aufbereiten

Kommunikationsmanagement und Konfliktmanagement (ca. 4 Wochen) Berufliche Kommunikation ist mehr als Informationsübermittlung. In diesem Block trainieren Teilnehmende, Gespräche sicher zu führen, Rhetorik gezielt einzusetzen und Konfliktsituationen konstruktiv zu lösen. Diese Kompetenzen ergänzen den KI-Einsatz: Wer klarer kommuniziert, formuliert auch bessere Prompts und moderiert KI-gestützte Workflows souveräner.

• Sicher beruflich kommunizieren und auftreten
• Gesprächstechniken und Rhetorik trainieren
• Konflikte erkennen, einordnen und lösen
• Selbstmanagement und persönliche Wirkung stärken
• Teamkommunikation und Führungsverhalten

Multimediale Präsentationstechniken (ca. 4 Wochen) Präsentieren ist eine Kernkompetenz im modernen Büroalltag. Dieser Block geht über das reine PowerPoint-Handling hinaus und vermittelt Dramaturgie, Körpersprache, Moderationstechniken und barrierefreie Mediengestaltung. Teilnehmende lernen, ihre Inhalte so aufzubereiten, dass sie beim Publikum ankommen — ob intern oder nach außen.

• Professionelle Präsentations- und Moderationstechniken
• Multimediale Elemente effektiv einsetzen
• Barrierefreie Gestaltung von Präsentationsmedien
• Zielgruppengerechte Dramaturgie und Inszenierung
• Körpersprache und Überzeugungskraft einsetzen
• Argumentations- und Fragetechniken im Vortrag

Projektmanagement (ca. 4 Wochen) Viele Bürokräfte übernehmen projektartige Aufgaben, ohne formell als Projektleiterin oder -leiter zu gelten. Dieser Block vermittelt das Handwerkszeug für strukturierte Projektarbeit: Planung, Steuerung, Reporting und Teamkommunikation. Auch die Arbeit mit MS Project wird eingeführt, was den Einsatz von Copilot für Projektberichte und Statusmeldungen direkt unterstützt.

• Projekte planen, steuern und abschließen
• Rollen, Abläufe und Kommunikationswege definieren
• Kosten, Berichte und Fortschritte dokumentieren
• MS Project für digitale Projektsteuerung nutzen
• Führung und Kommunikation im Projektteam

Prompt Engineering — KI im Arbeitsalltag mit ChatGPT und MS 365 Copilot (ca. 4 Wochen) Der abschließende KI-Block bringt alle vorherigen Kompetenzen zusammen. Teilnehmende verstehen, wie ChatGPT und Copilot funktionieren, was Prompt Engineering bedeutet und wie man KI-Systeme so anspricht, dass die Ausgaben wirklich nutzbar sind. Daneben werden Einsatzszenarien, Tool-Vergleiche und ethische Fragen im Umgang mit KI behandelt.

• Einführung in Künstliche Intelligenz und Large Language Models
• Aufbau und Logik von ChatGPT-Technologie
• Grundprinzipien des Prompt Engineerings
• Strukturierte KI-Kommunikation für Office-Aufgaben
• MS 365 Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams
• Anwendungsszenarien und Tool-Vergleich
• KI-gestützte Arbeitsprozesse entwickeln und optimieren
• Zukunftsperspektiven: KI im Büro von morgen

Der Kurs richtet sich an Erwachsene, die in Büro-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Berufen tätig sind oder in diese einsteigen möchten und ihre digitalen Kompetenzen gezielt erweitern wollen. Im Vordergrund steht die praktische Anwendung im Arbeitsalltag, nicht das Programmieren oder die technische Entwicklung von KI-Systemen.

• Bürofachkräfte und Sachbearbeiterinnen in kaufmännischen oder Verwaltungsberufen
• Assistenzkräfte, die ihre Arbeitseffizienz mit KI-Tools steigern wollen
• Berufliche Wiedereinsteiger, die ihren digitalen Werkzeugkasten modernisieren möchten
• Office-Manager und Verwaltungsfachleute, die Prozesse mit KI optimieren wollen
• Fachleute mit grundlegenden EDV-Kenntnissen, die das ICDL-Zertifikat anstreben

Der Kurs läuft in Vollzeit im Combined-Learning-Format, das strukturierten Unterricht mit eigenständigen Lernphasen verzahnt. Jedes Modul dauert etwa vier Wochen und schließt thematisch an das vorherige an, sodass ein kontinuierlicher Kompetenzaufbau entsteht. Praktische Übungsaufgaben werden direkt in den Unterricht integriert; Prompting-Techniken werden an realen Bürodokumenten und -szenarien erprobt.

Der Kurs läuft in Vollzeit über einen Zeitraum von mehr als sechs Monaten bis zu einem Jahr. Er gliedert sich in sieben Modulblöcke von jeweils ca. vier Wochen Dauer. Die genaue Stundenstruktur erfragen Sie beim Anbieter.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende ein trägerinternes Kurszertifikat sowie das ICDL-Zertifikat für die abgedeckten Module. Das ICDL (International Computer Driving Licence) ist ein weltweit anerkanntes Zertifikat für digitale Kompetenzen und wird von der ICDL Foundation ausgestellt. Das Trägerzertifikat dokumentiert den Gesamtabschluss einschließlich des Prompt-Engineering-Blocks.

ChatGPT und MS 365 Copilot werden den Büroalltag nachhaltig verändern — aber nur diejenigen, die diese Tools gezielt einzusetzen wissen, profitieren tatsächlich davon. Wer Prompts präzise formuliert, bekommt aus KI-Systemen brauchbare, auf die konkrete Aufgabe zugeschnittene Ausgaben. Wer dagegen unstrukturiert tippt, erhält allgemeine Antworten, die kaum weiterhelfen. Diesen Unterschied zu machen ist die Kernkompetenz, die dieser Kurs systematisch aufbaut. Die Kombination aus KI-Training und ICDL-Zertifikat ist auf dem Arbeitsmarkt besonders wertvoll: Das ICDL dokumentiert solide, international validierte Office-Kenntnisse, während das Prompt-Engineering-Modul zeigt, dass man die aktuellen KI-Werkzeuge nicht nur kennt, sondern produktiv anwendet. Das ist eine Kombination, die sich klar von reinen Kurzworkshops abhebt. Nicht zuletzt sorgen die Module zu Kommunikation, Präsentation und Projektmanagement dafür, dass die erlernten digitalen Fähigkeiten im Team auch wirksam werden: KI-gestützte Ergebnisse überzeugend zu präsentieren, Konflikte bei der Einführung neuer Tools zu moderieren und Projekte strukturiert zu planen — das sind Kompetenzen, die Arbeitgeber bei Kandidatinnen und Kandidaten zunehmend voraussetzen.