KI für Business & Microsoft Project (MO-440) – Weiterbildung

Dieser Lehrgang verknüpft zwei strategisch relevante Kompetenzbereiche für Projektmanagement-Fachkräfte: den gezielten Einsatz von KI-Werkzeugen im Geschäftsalltag und die professionelle Projektplanung mit Microsoft Project. Wer heute Projekte leitet oder koordiniert, begegnet zunehmend KI-gestützten Planungs- und Analysefunktionen — gleichzeitig bleibt Microsoft Project die meistgenutzte Projektmanagement-Software in größeren Organisationen. Der Lehrgang bereitet auf die Microsoft Office Specialist-Prüfung MO-440 (Microsoft Project Associate) vor.

Modul 1: KI für den Geschäftseinsatz — Grundlagen und Anwendungsstrategie KI-Werkzeuge verändern die Art, wie Projektteams planen, kommunizieren und Entscheidungen vorbereiten. Dieses Modul vermittelt ein solides Verständnis davon, was KI-Systeme leisten können, wo ihre Grenzen liegen und welche Einsatzszenarien im Projektmanagement den größten Mehrwert bieten.

• Grundbegriffe: maschinelles Lernen, generative KI, Large Language Models
• Anwendungsfelder im Unternehmenskontext: Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomation
• Microsoft 365 Copilot im Überblick: Einsatz in Word, Outlook, Teams und PowerPoint
• Prompting-Techniken: wie Aufgaben klar formuliert werden, um brauchbare Ergebnisse zu erhalten
• KI-gestützte Zusammenfassungen und Protokolle aus Projektmeetings erstellen
• Qualitätskontrolle und kritische Bewertung von KI-Outputs

Modul 2: Chancen und Grenzen von KI im Projektmanagement KI-Werkzeuge bieten Effizienzgewinne, ersetzen aber keine fundierte PM-Kompetenz. Dieses Modul beleuchtet konkrete Anwendungsfälle ebenso wie Risiken und ethische Fragen beim Einsatz KI-gestützter Entscheidungshilfen.

• KI-gestützte Risikoidentifikation und Szenarioanalysen
• Automatisierte Statusberichte und Projektdokumentation
• Datenschutz und Compliance beim Einsatz von KI-Diensten im Unternehmen
• Grenzen von KI: Kontextverlust, Halluzinationen, Qualitätsprobleme erkennen
• Change Management: KI-Einführung im Projektteam begleiten
• Ethische Rahmenbedingungen und organisationale Governance für KI-Tools

Modul 3: Microsoft Project — Planen, Steuern, Berichten Microsoft Project ist das zentrale Werkzeug für strukturierte Terminplanung und Ressourcensteuerung in größeren Projekten. Dieses Modul vermittelt den kompletten Planungszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss.

• Neue Projektdateien anlegen, Kalender und Basisoptionen konfigurieren
• Vorgänge, Sammelvorgänge und Meilensteine im Gantt-Chart definieren
• Abhängigkeiten zwischen Vorgängen: Typen (Ende-Anfang, Anfang-Anfang usw.) und Verzögerungen
• Ressourcen anlegen, Vorgängen zuweisen und Auslastungsdiagramme lesen
• Überlastungen erkennen und durch Ressourcenabgleich oder Puffernutzung beheben
• Projektbaselines setzen und Abweichungen im Zeitverlauf dokumentieren

Modul 4: Fortgeschrittene Microsoft Project-Funktionen und MO-440-Vorbereitung Für die Prüfung MO-440 werden vertiefte Kenntnisse zu Earned Value, Masterprojekten und automatisierten Auswertungen benötigt. Dieses Modul deckt die anspruchsvolleren Funktionen ab und orientiert sich an den Prüfungszielen.

• Earned Value Management in Microsoft Project: BCWS, BCWP, ACWP, CPI, SPI verstehen und auslesen
• Ressourcenpools erstellen, Sharer-Projekte einbinden und Konflikte auflösen
• Masterprojekte und Teilprojekte: Strukturierung von Multiprojektumgebungen
• Benutzerdefinierte Felder, Formeln und grafische Indikatoren konfigurieren
• Berichte erstellen, anpassen und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereiten
• VBA-Grundlagen: Makros für Automatisierungen in Microsoft Project aufzeichnen und bearbeiten

Praxisblock: Projektszenarien und kombinierte Anwendungsfälle Im Praxisblock werden realistische Projektszenarien bearbeitet, die sowohl MS-Project-Kompetenz als auch den gezielten Einsatz von KI-Werkzeugen erfordern.

• Vollständigen Projektplan in Microsoft Project für ein fiktives IT-Projekt erstellen
• KI-gestützten Kick-off-Bericht und Risikoregister entwerfen
• Earned-Value-Analyse interpretieren und Handlungsschritte ableiten
• Ressourcenauslastungen im Multiprojekt-Kontext optimieren
• Copilot für Projektstatusbericht und Stakeholder-Kommunikation einsetzen
• Makros für wiederkehrende Auswertungsaufgaben entwickeln
• Abweichungsanalyse: Soll-/Ist-Vergleich dokumentieren und eskalieren
• Benutzerdefinierte Projektberichte auf Basis von Filterkombinationen erstellen
• Qualitätskontrolle KI-generierter Texte auf sachliche Korrektheit und Konsistenz prüfen
• Datenexport aus Microsoft Project für externe Berichtstools aufbereiten
• Projektabschluss dokumentieren, Lessons Learned festhalten
• Simulationsübung zur Prüfungsvorbereitung MO-440 anhand typischer Aufgabentypen

Der Lehrgang endet mit einer Zertifikatsphase: Wer die MO-440-Prüfung ablegen möchte, findet in den Übungsaufgaben eine gezielte Vorbereitung auf die praxisorientierten Aufgabenformate des Microsoft Office Specialist-Tests. Hinweis zur Prüfungsstufe: MO-440 ist auf Associate-Niveau positioniert — eine eigenständige "Expert"-Prüfung für Microsoft Project existiert im Microsoft Office Specialist-Programm nicht. Expert-Level-Prüfungen gibt es bei MOS ausschließlich für Word, Excel und PowerPoint.

Der Lehrgang spricht Fachkräfte an, die in Projektmanagement-Rollen tätig sind oder sich dorthin entwickeln möchten und dabei den Einsatz moderner KI-Werkzeuge gezielt erlernen wollen.

• Projektmanager und Projektkoordinatoren, die Microsoft Project professionalisieren möchten
• Programmmanager und PMO-Mitarbeitende mit Multiprojektverantwortung
• Business Analysten, die Planungstools und KI-Assistenz kombinieren
• IT-Projektmitarbeitende, die strukturierte Terminplanung aufbauen möchten
• Fachkräfte, die sich auf die MO-440-Prüfung vorbereiten

Der Unterricht findet als synchrones Live-Training im virtuellen Klassenzimmer statt. Praktische Übungen in Microsoft Project — unterstützt durch Beispielprojektdateien — wechseln sich mit theoretischen Einheiten zu KI-Grundlagen und Anwendungsszenarien ab. Kleingruppen-Übungen und Diskussionsrunden zu KI-Einsatzfragen ergänzen die Werkzeugtrainings.

Die Kursdauer hängt von der Kombination der gewählten Module ab und wird zu Kursbeginn individuell festgelegt. Vollzeit- und Teilzeit-Durchführungen sind möglich.

Absolventen erhalten ein trägerinternes Abschlusszertifikat. Darüber hinaus ermöglicht der Lehrgang die Vorbereitung auf die MO-440-Prüfung (Microsoft Office Specialist: Project Associate), die bei einem akkreditierten Microsoft-Testcenter abgelegt wird. Wichtiger Hinweis: MO-440 ist eine Associate-Level-Prüfung; eine "Expert"-Prüfung für Microsoft Project existiert im MOS-Programm nicht.

Projektleiter, die KI-Werkzeuge souverän einsetzen können, reduzieren Routineaufwand bei Statusberichten, Risikolisten und Kommunikationsaufgaben — und gewinnen dadurch Zeit für die substanzielle Steuerungsarbeit. Die Kombination mit Microsoft Project schließt die Lücke zwischen KI-gestützter Planung und professionellem Termincontrolling: Wer beide Werkzeuge beherrscht, kann Projektdaten strukturiert pflegen und gleichzeitig KI-Assistenz nutzen, um aus diesen Daten schneller kommunizierbare Erkenntnisse zu gewinnen. Die MO-440-Zertifizierung schafft einen nachweisbaren Kompetenznachweis für Microsoft Project auf Associate-Niveau und ist damit ein relevantes Signal auf dem Arbeitsmarkt. Anders als interne Schulungszertifikate ist die MOS-Prüfung standardisiert und herstellerseitig anerkannt — ein Vorteil in Bewerbungsverfahren, bei denen Microsoft-Werkzeugkompetenz gezielt gesucht wird. Insgesamt eröffnet der Lehrgang eine zukunftsorientierte Kombination: klassische strukturierte Projektplanung bleibt unverzichtbar, und KI beschleunigt Teilaufgaben erheblich. Fachkräfte, die beide Seiten beherrschen, sind für datengetriebene Projektorganisationen besonders interessant.