Assistenz der Projektleitung

Diese Weiterbildung bereitet auf eine breite Einsatzfähigkeit in der Unterstützung und Koordination von Projekten vor. Die Ausbildung umfasst vier inhaltliche Säulen: agiles Projektmanagement nach Scrum — auf den Ebenen Foundation und Scrum Master —, klassisches Projektmanagement mit PRINCE2 Foundation, IT-Service-Management mit ITIL 4 Foundation sowie praxisorientiertes Excel auf den Niveaus 1 bis 3. Wer in der Assistenz der Projektleitung tätig ist oder tätig sein möchte, braucht genau diese Kombination: strukturiertes Vorgehen nach Methodik, Kenntnisse digitaler Arbeitsmittel und ein Grundverständnis des IT-Service-Kontexts, in dem viele Projekte ablaufen.

Scrum Foundation und Scrum Master Scrum ist ein schlankes agiles Framework, das ursprünglich für Softwareentwicklung entstand, heute aber in vielen Branchen für Produktentwicklung und Projektarbeit verwendet wird. Die Weiterbildung beginnt mit dem Foundation-Level und baut direkt auf den Scrum-Master-Level auf.

• Scrum Foundation: Einführung in agile Werte und Prinzipien; das Scrum-Framework und seine Bestandteile; Rollen und ihre Verantwortlichkeiten; Sprint-Planung, Sprint Review, Sprint Retrospektive, Daily Scrum
• Schätzung und Planung: Story Points, Planning Poker, Velocity, Release-Planung; Backlog-Refinement und -Priorisierung
• Scrum Master — Rolle und Aufgaben: Moderationsverantwortung, Beseitigung von Impediments, Förderung von Selbstorganisation, Coaching Product Owner und Entwicklungsteam
• Agile Schätzung und Kontrolle: Burndown-Charts, Burnup-Charts, Cumulative Flow Diagram interpretieren
• Skalierung und Fortgeschrittene Konzepte: Scrum in größeren Projekten, Zusammenspiel mit anderen agilen Frameworks
• Vorbereitung auf das EXIN Agile Scrum-Zertifikat

PRINCE2 Foundation PRINCE2 ist eine prozessorientierte Projektmanagementmethode, die in vielen europäischen Unternehmen und Behörden als Standard gilt. Die Foundation-Stufe vermittelt das konzeptionelle Grundwissen.

• Überblick über PRINCE2: Herkunft, Einsatzbereiche, Positionierung zu anderen Methoden
• Die 7 Prinzipien: fortlaufende Geschäftlichkeit, lernen aus Erfahrungen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Steuerung über Ausnahmen, Fokus auf Produkte, Anpassen an die Projektumgebung, Managen nach Phasen
• Die 7 Themen: Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiken, Änderungen, Fortschritt
• Die 7 Prozesse: Starting up, Initiating, Directing, Controlling a Stage, Managing Product Delivery, Managing a Stage Boundary, Closing
• Skalieren und Anpassen: PRINCE2 in kleinen und großen Projekten, Tailoring-Konzept
• Vorbereitung auf die PRINCE2 Foundation-Prüfung (Axelos)

ITIL 4 Foundation ITIL 4 ist das weltweit führende Framework für IT-Service-Management. Die Foundation-Stufe vermittelt das notwendige Grundvokabular und die konzeptionellen Grundlagen, die in IT-nahen Projekten allgegenwärtig sind.

• Service-Konzepte: Wert, Outcomes, Costs, Risks; Service-Relationship-Management
• Die vier Dimensionen des Service-Managements: Organisationen und Menschen, Information und Technologie, Partner und Lieferanten, Wertströme und Prozesse
• Das ITIL-4-Service-Value-System: Leitprinzipien, Governance, Service Value Chain, Continual Improvement
• Die 7 Leitprinzipien: Fokus auf Wert, dort anfangen wo man ist, iterativ entwickeln, zusammenarbeiten, ganzheitlich denken, einfach und praktisch halten, optimieren und automatisieren
• Key ITIL-Practices im Überblick: Incident Management, Problem Management, Service Request Management, Change Control, Service Desk, Continual Improvement
• Vorbereitung auf das ITIL 4 Foundation-Zertifikat (Axelos)

Microsoft Excel — Level 1 bis 3 Excel ist in der Projektassistenz das wichtigste digitale Arbeitsmittel für Planung, Auswertung und Reporting. Die Schulung deckt alle drei Niveaustufen ab — von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Funktionen.

• Level 1 — Grundlagen: Excel-Oberfläche, Hilfefunktion, grundlegende Tabellenbearbeitung, Zellenformatierung, einfache Formeln, Druckeinstellungen, Diagramme erstellen
• Level 2 — Mittelstufe: Tabellen gliedern, Excel als Datenbankersatz, Pivot-Tabellen erstellen und auswerten, Arbeitsmappen verwalten, große Tabellen bearbeiten, Datums- und Uhrzeitfunktionen
• Level 3 — Fortgeschritten: fortgeschrittene Funktionen (WENN, SVERWEIS, Textfunktionen, Datumsfunktionen), bedingte Formatierung, Daten importieren und exportieren, tabellenübergreifende Berechnungen, Datentabellen, Pivot-Charts mit erweiterten Berechnungen

Praxis-Projekte Der Praxisteil verbindet alle vier Kursbereiche in projektbezogenen Übungsszenarien.

• Sprint-Backlog in Excel erstellen: User Stories, Story Points, Prioritäten und Verantwortliche in einer strukturierten Tabelle verwalten
• Burndown-Chart in Excel aus Sprint-Daten berechnen und als Diagramm darstellen
• PRINCE2-Projektplan in Excel: Phasenpläne, Meilensteine, Ressourcenplanung strukturieren
• PRINCE2-Risikomatrix aufbauen: Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Maßnahmen — mit bedingter Formatierung
• ITIL-Incident-Log in Excel führen: Tickets kategorisieren, Prioritäten per WENN-Funktion berechnen, Auswertung per Pivot-Tabelle
• Scrum-Velocity-Auswertung: Sprint-Daten über mehrere Sprints in Excel aggregieren und Trends analysieren
• Hybrides Projektreporting: PRINCE2-Phasenstruktur mit Scrum-Sprint-Zyklen in einem Excel-Dashboard kombinieren
• Stakeholder-Kommunikationsplan auf PRINCE2-Basis erstellen und als formatierten Excel-Report ausgeben
• Service-Improvement-Protokoll nach ITIL 4 Continual Improvement in Excel anlegen und aktualisieren
• Gesamtreporting: Projektstatus-Dashboard für die Projektleitung — Scrum-Velocity, PRINCE2-Fortschritt, offene Incidents

Die Praxisübungen sind so gewählt, dass sie den typischen Arbeitsalltag in einer Projektassistenz-Rolle widerspiegeln: Dokumentation führen, Daten aufbereiten, Status transparent machen und als Schnittstelle zwischen Projektleitung, Entwicklungsteams und Stakeholdern funktionieren.

Diese Weiterbildung richtet sich an Personen, die in der Unterstützung von Projektteams tätig sind oder in diese Rolle wechseln möchten.

• Bürokaufleute und kaufmännische Angestellte, die in projektlastigen Unternehmen arbeiten und einen strukturierten Methodenrahmen erwerben möchten
• Sachbearbeiter und Teamassistenzen, die zunehmend Projektkoordinations-Aufgaben übernehmen
• Berufseinsteiger ohne IT-Vorerfahrung, die sich gezielt für Projektassistenz-Rollen in IT-nahen Branchen qualifizieren
• Fachkräfte aus anderen Bereichen, die in Richtung Projektmanagement-Unterstützung umsatteln möchten

Der Unterricht findet im Combined-Learning-Format statt, meist in Teilzeit, teils auch in Vollzeit. Live-Einheiten im virtuellen Klassenzimmer wechseln sich mit angeleiteten Selbststudiumsphasen ab. Jeder Kursbereich — Scrum, PRINCE2, ITIL 4, Excel — hat eigenständige Unterrichtseinheiten, die aber durch Praxis-Projekte miteinander verknüpft werden. Die Dozenten bringen methodische Kenntnisse aus realen Projekten mit und illustrieren abstrakte Framework-Konzepte mit konkreten Beispielen. Lerncenter-Arbeitsplätze sind verfügbar; Homeoffice ist vollwertig möglich.

Da die Weiterbildung vier eigenständige Kursbereiche umfasst — Scrum (Foundation + Master), PRINCE2 Foundation, ITIL 4 Foundation und Excel (drei Level) —, ist mit einer Gesamtdauer von mehreren Monaten zu rechnen. Das Teilzeit-Format ermöglicht eine berufsbegleitende Durchführung. Starttermine und Modulzuschnitt werden individuell abgestimmt.

Teilnehmende erhalten nach Abschluss eine trägerinterne Qualifizierungsbescheinigung. Der Lehrgang bereitet auf drei externe Zertifizierungsprüfungen vor: EXIN Agile Scrum (Scrum Foundation und Scrum Master), PRINCE2 Foundation (Axelos) und ITIL 4 Foundation (Axelos). Diese Prüfungen werden unabhängig vom Lehrgang bei den jeweiligen Zertifizierungsstellen abgelegt und sind international anerkannt. Das Excel-Modul führt zu keiner gesonderten externen Zertifizierung, ist aber prüfungsrelevant für die Gesamtkompetenz.

In vielen Unternehmen wird die Projektassistenz unterschätzt — dabei ist sie die operative Schaltzentrale zwischen Projektleitung, Entwicklungsteams, Kunden und Management. Wer dort professionell arbeitet, muss sowohl klassische als auch agile Vorgehensmodelle kennen, Daten strukturiert aufbereiten und in verschiedenen Kommunikationskontexten sicher agieren. Die Kombination aus Scrum, PRINCE2 und ITIL 4 ist praxisnah: Viele Organisationen nutzen keine reine Methodik, sondern hybride Ansätze, bei denen agile Sprints in PRINCE2-Phasen eingebettet sind und ITIL-Prozesse den IT-Servicebetrieb rahmen. Wer alle drei Frameworks versteht, kann in diesen Umgebungen als Brücke zwischen den Teams fungieren — und wird von der Projektleitung als verlässliche Unterstützung wahrgenommen. Excel auf drei Niveaustufen ist kein Beiwerk, sondern Kernkompetenz: Von der Sprint-Planung über das PRINCE2-Phasen-Reporting bis zur ITIL-Incident-Auswertung — Excel ist das Werkzeug, das alles zusammenhält. Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse machen den Unterschied zwischen einer Assistenz, die Informationen weiterreicht, und einer, die Daten eigenständig strukturiert, analysiert und visualisiert.