Assistenz im Projektmanagement

Assistenz im Projektmanagement verbindet die Vermittlung der PRINCE2-Methode mit vertieftem Praxiswissen in vier zentralen Microsoft-Anwendungen für die Projektarbeit: Excel, PowerPoint, Project und Visio. Die Projektassistenz übernimmt heute weit mehr als klassische Sekretariatsaufgaben – sie bereitet Projektbesprechungen vor, erstellt Statuspräsentationen, überwacht Termine bei Zulieferern und vertritt die Projektleitung bei Abwesenheit. Dieser Kurs bereitet gezielt auf dieses erweiterte Aufgabenprofil vor, indem er eine anerkannte Projektmanagement-Methodik mit den Werkzeugen verknüpft, die im Projektalltag tatsächlich zum Einsatz kommen.

PRINCE2 Foundation und Practitioner Der methodische Grundstein der Weiterbildung ist PRINCE2, eine der weltweit verbreitetsten Projektmanagement-Methoden. Anders als starre Vorgaben liefert PRINCE2 konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase und behandelt Steuerung, Organisation und Management eines Projekts als Gesamtsystem. Die Teilnehmenden durchlaufen zunächst die Foundation-Ebene und vertiefen anschließend praxisnah auf Practitioner-Niveau.

• Die sieben Prinzipien von PRINCE2 im Überblick
• Themen und Prozesse der PRINCE2-Methodik
• Projektorganisation und Rollenverteilung nach PRINCE2
• Steuerung von Projektphasen und Toleranzgrenzen
• Anwendung der Methode auf reale Projektszenarien
• Abgrenzung zu anderen Projektmanagement-Ansätzen

Excel für Projektauswertungen Excel ist im Projektalltag der Assistenz das zentrale Werkzeug für Datenorganisation und -analyse. Über drei aufeinander aufbauende Level hinweg lernen die Teilnehmenden, Tabellenkalkulationen nicht nur zu bedienen, sondern gezielt für Projektauswertungen, Budgetübersichten und Kennzahlen-Reportings einzusetzen.

• Aufbau und Strukturierung komplexer Tabellenblätter
• Formeln und Funktionen für Projektauswertungen
• Sortieren, Filtern und Extrahieren von Projektdaten
• Erstellung aussagekräftiger Diagramme aus Projektzahlen
• Pivot-Tabellen für Budget- und Ressourcenübersichten
• Datenvalidierung zur Fehlervermeidung in Projektdateien

PowerPoint für Projektpräsentationen Regelmäßige Statusberichte an Projektleitung und Auftraggeber gehören zu den Kernaufgaben der Projektassistenz. Dieses Modul vermittelt über zwei Level hinweg, wie dynamische, klar strukturierte Präsentationsfolien entstehen, die Projektstände nachvollziehbar visualisieren.

• Aufbau überzeugender Präsentationsstrukturen
• Einsatz von Texten, Grafiken und Animationen
• Gestaltung von Statusfolien für Projektbesprechungen
• Vorlagen und Masterfolien für wiederkehrende Reportings
• Präsentation von Kennzahlen und Meilensteinen
• Vorbereitung von Folien für unterschiedliche Zielgruppen

Microsoft Project und Visio für Planung und Visualisierung Im letzten Themenblock kommen zwei spezialisierte Werkzeuge hinzu: Microsoft Project für die Ressourcen- und Terminplanung sowie Microsoft Visio für die visuelle Darstellung von Prozessen und Strukturen. Beide Programme unterstützen die Projektassistenz dabei, Termine bei Zulieferern zu kontrollieren und Projektabläufe verständlich zu dokumentieren.

• Anlage von Projektplänen und Terminketten in Microsoft Project
• Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung
• Budgetverwaltung und Analyse von Arbeitslasten
• Erstellung von Prozess- und Organigrammen in Visio
• Verknüpfung von Visio-Diagrammen mit Word und Excel
• Nutzung professioneller Visio-Vorlagen für Projektdokumentation

Praxis-Block Die vier Themenblöcke werden durch anwendungsorientierte Übungen ergänzt, die typische Aufgaben der Projektassistenz simulieren.

• Vorbereitung einer vollständigen Projektbesprechung inklusive Agenda
• Erstellung einer Budgetübersicht mit Excel-Pivot-Tabellen
• Gestaltung einer Statuspräsentation für ein laufendes Projekt
• Aufbau eines Projektplans mit Meilensteinen in Microsoft Project
• Terminkontrolle bei fiktiven Zulieferern im Projektplan
• Visualisierung eines Freigabeprozesses als Visio-Diagramm
• Verknüpfung eines Visio-Organigramms mit einer Word-Dokumentation
• Zusammenstellung eines Projektstatusberichts aus mehreren Office-Quellen
• Anwendung von PRINCE2-Prinzipien auf ein Beispielprojekt
• Rollenspiel zur Vertretung der Projektleitung in einer Besprechung
• Fehlerkorrektur in einer bestehenden Excel-Projektauswertung
• Erstellung einer Vorlagenbibliothek für wiederkehrende Reportings

Der Kurs verbindet damit bewusst Methodenwissen mit Werkzeugkompetenz: PRINCE2 liefert den strukturellen Rahmen für professionelles Projekthandeln, während Excel, PowerPoint, Project und Visio die konkreten Werkzeuge liefern, mit denen dieser Rahmen im Alltag ausgefüllt wird. Gerade die Projektassistenz profitiert von dieser Kombination besonders, da sie häufig an der Schnittstelle zwischen methodischer Projektsteuerung und operativer Werkzeugarbeit steht und beide Seiten souverän beherrschen muss.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die sich auf eine Tätigkeit als Projektassistenz vorbereiten oder ihre bestehende Rolle methodisch und werkzeugseitig professionalisieren möchten. Sie eignet sich für den Quereinstieg ebenso wie für erfahrene Assistenzkräfte, die ihr Kompetenzprofil erweitern wollen.

• Angehende Projektassistent:innen ohne bisherige PM-Vorerfahrung
• Sekretariats- und Assistenzkräfte mit Wunsch nach Spezialisierung
• Berufsrückkehrer:innen mit Interesse an Projektorganisation
• Fachkräfte, die Projektleitungen zeitweise vertreten sollen
• Quereinsteiger:innen aus kaufmännischen Berufen

Die Weiterbildung findet im Combined-Learning-Format statt und ist überwiegend als Vollzeitkurs angelegt, mit der Möglichkeit einer Teilzeitteilnahme. Theoretische Inhalte zu PRINCE2 wechseln sich mit anwendungsbezogenen Übungen in den vier Office-Programmen ab, sodass Methodik und Werkzeugkompetenz nicht getrennt, sondern im direkten Zusammenspiel erlernt werden.

Der Kurs gliedert sich in fünf inhaltliche Bereiche – PRINCE2 sowie die vier Office-Anwendungen Excel, PowerPoint, Project und Visio – und ist als Vollzeitkurs mit Teilzeitoption organisiert. Durch die modulare Struktur mit jeweils mehreren Levels je Anwendung lässt sich der Lernfortschritt in den einzelnen Programmen klar nachvollziehen.

Nach Abschluss der Weiterbildung erhalten die Teilnehmenden ein Lehrgangszertifikat des Kursanbieters. Die PRINCE2-Zertifizierungen Foundation und Practitioner setzen jeweils eine gesonderte, extern abgelegte Prüfung bei Axelos voraus und sind nicht automatisch im Lehrgangsabschluss enthalten; der Kurs bereitet inhaltlich auf diese Prüfungen vor.

Der zentrale Mehrwert dieser Weiterbildung liegt in ihrer praktischen Ausrichtung auf das tatsächliche Aufgabenprofil einer Projektassistenz. Statt PRINCE2 isoliert als Theoriewissen zu vermitteln, verknüpft der Kurs die Methode direkt mit den Werkzeugen, die im Projektalltag für Terminkontrolle, Budgetübersicht und Statuskommunikation benötigt werden. Diese Kombination macht Absolvent:innen für Unternehmen besonders attraktiv, da sie nicht nur wissen, wie professionelles Projektmanagement strukturiert abläuft, sondern dieses Wissen unmittelbar in Excel-Auswertungen, Project-Zeitplänen, Visio-Diagrammen und PowerPoint-Präsentationen umsetzen können. Langfristig eröffnet die Weiterbildung zudem eine Entwicklungsperspektive: Wer die Rolle der Projektassistenz mit fundiertem PRINCE2-Wissen ausfüllt, verfügt über eine solide Grundlage für einen späteren Schritt in Richtung eigenverantwortlicher Projektsteuerung.