Weiterbildung Assistenz & Sekretariat

Wer im Sekretariat oder in der Assistenz einer Geschäftsleitung arbeitet, ist selten für nur eine Aufgabe zuständig: An einem Tag steht die Organisation einer mehrtägigen Geschäftsreise an, am nächsten ein vertrauliches Protokoll, dazwischen der professionelle Empfang von Gästen und die Koordination widersprüchlicher Terminwünsche. Dieser Kurs bündelt genau die Kompetenzen, die diese Rolle ausmachen: sichere Geschäftskorrespondenz, durchdachte Termin- und Reiseorganisation, ein souveräner Auftritt am Empfang und Telefon sowie die stille Organisationsarbeit im Hintergrund, die eine gute Assistenz von einer bloßen Bürokraft unterscheidet.

Der erste Themenblock behandelt Korrespondenz und Schriftverkehr, wie sie in der Assistenz einer Geschäftsleitung täglich anfallen.

• Geschäftsbriefe und E-Mails nach DIN 5008 professionell gestalten
• zügige und präzise Protokollierung von Besprechungen und Terminen
• Vorbereitung von Serienbriefen und Rundschreiben für die Geschäftsleitung
• Führung von Ablage- und Wiedervorlagesystemen für die Chefetage
• diskreter Umgang mit vertraulichen Dokumenten und Unterlagen
• Anpassung von Tonfall und Form je nach Adressat, etwa Kunde, Behörde oder interne Stelle

Der zweite Block widmet sich der Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation, einem Kernbereich der klassischen Assistenztätigkeit.

• Koordination des Terminkalenders der Geschäftsleitung ohne Kollisionen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• organisatorische und technische Vorbereitung von Besprechungsräumen und Videokonferenzen
• Organisation kleinerer Firmenveranstaltungen und Empfänge
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen nach betrieblichen Vorgaben
• Priorisierung und Zeitmanagement bei mehreren parallelen Anfragen

Der dritte Block behandelt Empfang, Telefonzentrale und Repräsentation, also den unmittelbaren Kontakt zu Gästen und Anrufenden.

• professionelle Gestaltung des Empfangs von Gästen und Geschäftspartnern
• sichere Handhabung von Telefonzentrale und Anrufweiterleitung
• repräsentativer Erstkontakt am Telefon und am Empfang
• selbstständige Einordnung und Bearbeitung von Terminanfragen am Telefon
• sachliches Auffangen und Weiterleiten von Beschwerden am Telefon
• Umgangsformen und Etikette im Geschäftskontext

Der vierte Block behandelt die Büroorganisation und digitale Werkzeuge, die eine Assistenz im Hintergrund am Laufen halten.

• Nutzung digitaler Ablage- und Dokumentenmanagementsysteme für die Assistenz
• strukturierte Führung von Aufgaben- und Wiedervorlagelisten
• Steuerung von Materialbeschaffung und Büroorganisation im Hintergrund
• Schnittstellenarbeit zwischen Geschäftsleitung und Fachabteilungen
• Organisation von Vertretungsregelungen im Sekretariat
• Beachtung des Datenschutzes im Umgang mit Personal- und Kundendaten

Im praktischen Teil des Kurses werden die typischen Situationen einer Assistenztätigkeit durchgespielt, damit Routine entsteht, bevor der Ernstfall im Betrieb eintritt.

• Erstellung eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008 zu einem vorgegebenen Anlass
• Protokollierung einer simulierten Geschäftsleitungssitzung
• Planung einer mehrtägigen Geschäftsreise inklusive Reisekostenabrechnung
• Koordination mehrerer paralleler Terminanfragen in einem Beispielkalender
• Organisation eines kleinen Empfangs für Geschäftspartner
• Durchführung eines simulierten Telefonats mit Terminvereinbarung
• Bearbeitung eines Beschwerdeanrufs mit anschließender Weiterleitung
• Aufbau einer digitalen Wiedervorlage für laufende Vorgänge
• Vorbereitung eines Besprechungsraums inklusive Videokonferenztechnik
• Erstellung eines Rundschreibens an mehrere Abteilungen
• Übernahme einer simulierten Vertretungssituation im Sekretariat
• Organisation eines kleineren Firmen-Events von der Planung bis zur Durchführung
• Zusammenstellung einer Reisemappe mit Unterlagen, Terminen und Kontaktdaten für eine Geschäftsreise
• Priorisierung eines Beispieltages mit mehreren gleichzeitig eingehenden Anfragen

Anders als ein allgemeiner Büro-Grundlagenkurs ist dieses Angebot konsequent auf die Rolle der Assistenz zugeschnitten: Jedes Thema wird aus der Perspektive einer Person behandelt, die Geschäftsleitung oder Team organisatorisch entlastet, statt nur einzelne Verwaltungsaufgaben zu übernehmen. Diese Perspektive prägt auch die Reihenfolge der Themenblöcke, die sich am typischen Tagesablauf einer Assistenz orientiert, von der ersten Korrespondenz am Morgen bis zur Vorbereitung des nächsten Tages am Abend. Diese Rollenperspektive zieht sich durch alle vier Themenblöcke und die praktischen Übungen, sodass am Ende nicht nur Einzelfertigkeiten, sondern ein zusammenhängendes Bild der Assistenztätigkeit steht, in dem Korrespondenz, Terminorganisation, Empfang und Diskretion als ein zusammenhängendes Rollenprofil erkennbar werden.

Der Kurs richtet sich an Personen, die eine Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariat einer Geschäftsleitung anstreben oder ihre bestehende Rolle professionalisieren möchten.

• Personen, die als Assistenz oder im Sekretariat der Geschäftsleitung tätig werden möchten
• Berufserfahrene im Büro, die sich gezielt auf Assistenzaufgaben spezialisieren wollen
• Quereinsteigende mit Organisationstalent und Interesse an repräsentativen Aufgaben
• Berufsrückkehrende, die an frühere Sekretariatserfahrung anknüpfen möchten

Der Kurs arbeitet stark szenariobasiert: Telefonate, Empfangssituationen und Besprechungen werden in Rollenübungen nachgestellt und im Anschluss gemeinsam besprochen. Parallel dazu entstehen anhand von Vorlagen und Mustern eigene Schreiben, Protokolle und Reisepläne, die unmittelbar auf reale Assistenzaufgaben übertragbar sind.

Zu Form und zeitlichem Umfang dieser Weiterbildung liegen keine einheitlichen Angaben vor, da entsprechende Angebote je nach Bildungsträger unterschiedlich getaktet sind. Üblich sind kompakte Formate, die sich sowohl geblockt als auch berufsbegleitend organisieren lassen.

Teilnehmende erhalten nach Abschluss ein trägerinternes Zertifikat, das die erworbenen Kompetenzen für Assistenz- und Sekretariatsaufgaben dokumentiert. Es handelt sich um eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, keine externe Zertifizierungsprüfung.

Eine gute Assistenz wird im Betrieb oft erst dann richtig wahrgenommen, wenn sie fehlt: wenn Termine kollidieren, Reisen schlecht geplant sind oder der Empfang unprofessionell wirkt. Dieser Kurs vermittelt genau die Kompetenzen, die im Hintergrund dafür sorgen, dass all das reibungslos funktioniert, und macht diese oft unsichtbare Organisationsleistung greifbar und erlernbar. Für den beruflichen Werdegang bedeutet das eine klare Positionierung: Wer die hier vermittelten Fähigkeiten in Korrespondenz, Terminorganisation, Empfang und diskretem Umgang mit vertraulichen Informationen mitbringt, ist nicht auf einfache Bürotätigkeiten beschränkt, sondern kann Verantwortung nahe an der Geschäftsleitung übernehmen. Da Assistenzaufgaben in nahezu jeder Branche in ähnlicher Form vorkommen, lässt sich das erworbene Rollenprofil unabhängig vom konkreten Arbeitgeber einsetzen, von kleineren Unternehmen bis hin zu größeren Verwaltungsstrukturen und internationalen Geschäftskontakten.