Büroorganisation mit MS-Office I (Word, PowerPoint) – Kurs

Der Baustein Büroorganisation mit MS-Office I verbindet zwei der meistgenutzten Office-Anwendungen – MS Word und MS PowerPoint – mit den organisatorischen Routinen, die den Alltag in Sekretariat und Sachbearbeitung prägen. Statt Word und PowerPoint isoliert als Software-Funktionen zu vermitteln, stellt der Kurs den Bezug zur eigentlichen Büroarbeit her: Geschäftsbriefe und Rundschreiben verfassen, Termine und Wiedervorlagen im Griff behalten, Ablagen so aufbauen, dass Unterlagen wiederauffindbar bleiben, und Inhalte für Besprechungen oder Präsentationen aufbereiten. Als erster Baustein einer umfassenderen Büroorganisations-Qualifizierung legt der Kurs in rund vier Wochen das Fundament, auf dem weiterführende Module aufbauen können.

Der erste Block widmet sich der schriftlichen Geschäftskorrespondenz mit MS Word, die in Sekretariat und Sachbearbeitung den größten Teil der täglichen Schreibarbeit ausmacht. Im Mittelpunkt steht, wie sich Schreiben nicht nur korrekt, sondern auch effizient und wiederverwendbar erstellen lassen.

• Aufbau normgerechter Geschäftsbriefe nach DIN 5008
• Einsatz von Formatvorlagen für Absätze, Überschriften und Aufzählungen
• Erstellung und Pflege von Dokumentvorlagen für wiederkehrende Schreiben
• Nutzung der Serienbrieffunktion für die Korrespondenz mit mehreren Empfängern
• Einfügen und Formatieren von Tabellen in Textdokumenten
• Einsatz von Kommentar- und Änderungsverfolgung bei der Abstimmung von Schreiben mit Kolleginnen und Kollegen

Der zweite Block behandelt die Erstellung von Präsentationen mit MS PowerPoint. Anders als bei Word steht hier nicht die einzelne Seite, sondern die Wirkung einer ganzen Foliensequenz auf ein Publikum im Vordergrund.

• Strukturierung von Präsentationsinhalten nach Zielgruppe und Anlass
• Gestaltung eines einheitlichen Foliendesigns über den Folienmaster
• Einbindung von Diagrammen, Tabellen und Bildmaterial in Folien
• gezielter, zurückhaltender Einsatz von Übergängen und Animationen
• Aufbau von Foliennotizen zur Vorbereitung des mündlichen Vortrags
• Export und Weitergabe von Präsentationen in unterschiedlichen Dateiformaten

Der dritte Block überträgt die Werkzeugkenntnisse auf die Organisation von Ablage und Terminen – eine Kernaufgabe jeder Büro- und Sekretariatstätigkeit, die unabhängig vom eingesetzten Programm gelöst werden muss.

• Aufbau strukturierter Ablagesysteme für Papier- und Digitaldokumente
• einheitliche Benennungs- und Ordnerlogik für den schnellen Wiederfund von Unterlagen
• Führung von Termin- und Wiedervorlagelisten
• Priorisierung von Aufgaben im täglichen Büroablauf
• sachgerechter Umgang mit Fristen in der Sachbearbeitung
• Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen und Termine

Der vierte Block führt Korrespondenz, Präsentation und Organisation zusammen und spiegelt damit, wie diese Aufgaben im realen Büroalltag ineinandergreifen, statt getrennt voneinander abzulaufen.

• Abstimmung von Word-Dokumenten und PowerPoint-Folien zu einem gemeinsamen Thema
• Aufbereitung schriftlicher Berichte als Grundlage für mündliche Präsentationen
• Weitergabe von Dokumenten und Präsentationen an Kolleginnen und Kollegen
• Grundzüge der Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dokumenten
• Vermeidung typischer Fehlerquellen bei Formatierung und Layout
• Kontrolle von Dokumenten auf Vollständigkeit und Konsistenz vor dem Versand

Im Praxisteil wird jedes Werkzeug unmittelbar an bürotypischen Aufgabenstellungen erprobt, damit die Teilnehmenden nicht nur Funktionen kennen, sondern ganze Arbeitsabläufe durchspielen.

• Verfassen eines vollständigen Geschäftsbriefs nach DIN 5008 aus einer Aufgabenstellung
• Anlegen einer eigenen Dokumentvorlage für ein wiederkehrendes Schreiben
• Durchführung eines Serienbriefs anhand einer Beispiel-Empfängerliste
• Aufbau einer mehrseitigen Präsentation zu einem vorgegebenen Thema
• Gestaltung eines Folienmasters mit einheitlichem Erscheinungsbild
• Einbindung eines Diagramms aus Tabellendaten in eine Präsentationsfolie
• Aufbau eines digitalen Ablagesystems für einen Beispielordner
• Führen einer Wiedervorlageliste über einen simulierten Arbeitszeitraum
• Zusammenstellung einer vollständigen Unterlagenmappe für eine fiktive Besprechung
• Korrekturlesen und Kommentieren eines Kollegendokuments
• Export einer Präsentation als Handout für Teilnehmende einer Besprechung
• Abschlussübung: vollständige Bearbeitung eines Büroorganisationsfalls von der Korrespondenz bis zur Präsentation

Der Baustein ist bewusst kompakt gehalten, deckt aber mit Korrespondenz, Präsentation und Organisation die drei Aufgabenfelder ab, die im Sekretariats- und Sachbearbeitungsalltag am häufigsten zusammentreffen.

Der Kurs richtet sich an Personen mit kaufmännischer Berufsausbildung oder entsprechender Berufserfahrung, die ihre Office-Kenntnisse für den Sekretariats- oder Sachbearbeitungsalltag auffrischen oder gezielt ausbauen möchten. Bei entsprechenden Vorkenntnissen haben auch Quereinsteigende gute Chancen, den Baustein erfolgreich abzuschließen.

• angehende und erfahrene Sekretärinnen und Sekretäre, die ihre Word- und PowerPoint-Kenntnisse strukturieren möchten
• Bürokaufleute, die Korrespondenz und Präsentationen professioneller gestalten wollen
• Sachbearbeitende, die regelmäßig Geschäftsbriefe und Foliensätze erstellen
• Office-Managerinnen und -Manager mit Bedarf an strukturierten Ablage- und Terminroutinen
• Quereinsteigende mit kaufmännischem Bezug, die einen kompakten Einstieg in Büroorganisation suchen

Der Baustein findet im Präsenzunterricht statt, überwiegend in Teilzeit, teils auch in Vollzeit angeboten. Jede Funktion wird zunächst gezeigt und anschließend direkt an bürotypischen Beispielen geübt, sodass Theorie und Handhabung der Programme eng miteinander verzahnt bleiben. Der Wechsel zwischen kurzen Erklärungseinheiten und eigenständigem Üben prägt den gesamten Kursverlauf.

Als Handlungsschrittbaustein ist der Kurs mit rund vier Wochen bewusst kompakt angelegt und auf die beiden Programme Word und PowerPoint sowie die zugehörige Büroorganisation fokussiert. Je nach gewählter Zeitvariante – überwiegend Teilzeit, teils Vollzeit – verteilt sich dieser Umfang unterschiedlich über die Kurswochen.

Der Nachweis der Teilnahme und des erfolgreichen Abschlusses erfolgt durch eine Teilnahmebescheinigung beziehungsweise ein Zeugnis über die absolvierten inhaltlichen Ausbildungsabschnitte. Ergänzend besteht die Möglichkeit, eine MS-Office-Specialist-Zertifizierung für Word beziehungsweise PowerPoint abzulegen und damit die erworbenen Anwenderkenntnisse extern nachzuweisen.

Wer Word und PowerPoint nicht nur bedienen, sondern gezielt für die Büroorganisation einsetzen kann, verschafft sich im Sekretariats- und Sachbearbeitungsalltag einen spürbaren Zeitvorteil. Dokumentvorlagen, Serienbriefe und ein durchdachtes Ablagesystem verhindern, dass wiederkehrende Aufgaben jedes Mal neu erfunden werden müssen. Gerade der Brückenschlag zwischen den beiden Programmen zahlt sich im Arbeitsalltag aus: Wer einen Sachverhalt zunächst schriftlich in Word aufbereitet und ihn anschließend zielgerichtet in PowerPoint für eine Besprechung verdichtet, spart Abstimmungsschleifen und wirkt in Meetings sicherer und besser vorbereitet. Als kompakter erster Baustein schafft der Kurs zudem eine solide Grundlage für weiterführende Büroorganisations- und Office-Qualifizierungen, ohne dass Teilnehmende bereits zu Beginn mit dem vollen Funktionsumfang aller Office-Programme konfrontiert werden.