Dokumentieren und Projektieren mit MS Teams

Diese Weiterbildung vermittelt fundierte Kenntnisse in den zentralen Microsoft-Office-Anwendungen mit besonderem Fokus auf die Einsatzgebiete Projektdokumentation und Teamkommunikation. Die Teilnehmenden lernen, wie sie Microsoft Teams als kollaborative Arbeitsumgebung effektiv nutzen, Projektpläne mit Microsoft Project strukturieren und Dokumente sowie Berichte mit Word, Excel und Visio professionell aufbereiten. Das Programm richtet sich an Berufstätige, die ihre Office-Kompetenzen gezielt ausbauen und in modernen, verteilten Arbeitsumgebungen produktiver werden wollen. Die Weiterbildung ist modular aufgebaut und lässt sich individuell an Vorkenntnisse und berufliche Ziele anpassen.

Microsoft Teams als kollaborative Plattform steht im Mittelpunkt dieses Kurssegments. Die Teilnehmenden erfahren, wie Teams-Kanäle thematisch strukturiert, externe Anwendungen eingebunden und Besprechungen effizient moderiert werden. Besonderes Augenmerk liegt auf der Verwaltung geteilter Dateibibliotheken und der nahtlosen Integration in das restliche Microsoft-365-Ökosystem.

• Teams-Grundlagen: Kanäle, Chats, Benachrichtigungen, Status
• Besprechungen planen und moderieren (inkl. Aufzeichnung und Transkription)
• Dateiverwaltung und SharePoint-Anbindung
• Aufgabenmanagement mit dem integrierten Planner
• Externe Apps und Tab-Integrationen einrichten
• Teams als Hub für Microsoft-Project-Updates nutzen

Microsoft Project bildet das zweite Kernmodul und richtet sich an alle, die Projekte strukturiert planen und steuern müssen. Die Teilnehmenden lernen, Vorgänge zu definieren, Abhängigkeiten zu setzen, Ressourcen zuzuweisen und den Projektfortschritt nachzuverfolgen. Gantt-Diagramme und kritische Pfade werden ebenso behandelt wie einfache Berichte für das Projektcontrolling.

• Projektstruktur und Vorgangslisten anlegen
• Abhängigkeiten, Meilensteine und kritische Pfade
• Ressourcenplanung und Kapazitätsmanagement
• Baseline setzen und Fortschrittsberichte erstellen
• Export und Sharing von Projektdaten

Microsoft Word und Excel ermöglichen die schriftliche und tabellarische Projektdokumentation. In Word werden professionelle Dokumentvorlagen, Formatierungen und Inhaltsverzeichnisse erstellt. In Excel werden Projektbudgets, Statusübersichten und Kennzahlen aufbereitet, visualisiert und für Berichte exportiert.

• Formatvorlagen und Dokumentvorlagen in Word
• Serienbriefe und automatisierte Berichte
• Excel-Formeln für Projektcontrolling (SUMMEWENN, ZÄHLENWENN, Pivot)
• Diagramme und bedingte Formatierung für Status-Dashboards
• Datenvalidierung und Dropdowns in Erfassungstabellen

Microsoft Visio dient der grafischen Prozess- und Strukturdokumentation. Teilnehmende erstellen Organigramme, Ablaufdiagramme, Netzwerkpläne und technische Schaubilder, die in Word oder PowerPoint-Dokumente eingebettet werden können.

• Grundlagen der Diagramm-Erstellung in Visio
• Organigramme aus Excel-Daten erzeugen
• Prozessabläufe und Flussdiagramme nach DIN/ISO-Notation
• Netzwerk- und IT-Infrastrukturpläne visualisieren
• Diagramme in Office-Dokumente einbetten und aktualisieren

Praxismodul: In praxisnahen Übungen wenden die Teilnehmenden alle gelernten Werkzeuge auf ein fiktives Projektvorhaben an und dokumentieren sämtliche Phasen von der Initiierung bis zum Abschluss.

• Kickoff-Meeting in Teams planen und protokollieren
• Projektstrukturplan in MS Project aufbauen
• Statusbericht in Word mit eingebettetem Excel-Dashboard erstellen
• Organigramm und Ablaufplan in Visio zeichnen
• Projekt-Team-Kanal mit allen relevanten Dokumenten und Tabs aufsetzen
• Meilensteinreview mit Teams-Besprechung und Aufgabenzuweisung
• Abschlussdokumentation und Lessons-Learned-Protokoll erstellen
• Präsentation der Projektergebnisse mit Office-Materialien vorbereiten
• Übergabe der Projektdokumentation als SharePoint-Bibliothek einrichten
• Feedback-Runde und individuelle Reflexion der Lernfortschritte
• Bewerbungsunterlagen auf Basis der neuen Zertifizierungen aktualisieren
• Selbststudium und Nachbereitung mit empfohlenem Lernmaterial

Am Ende des Praxismoduls haben die Teilnehmenden ein vollständiges Muster-Projektpaket erstellt, das sie als Referenz und Vorlage für ihre realen Arbeitsprojekte nutzen können. Die Betreuung durch erfahrene Trainerende sichert dabei eine praxisnahe Qualität der Ergebnisse.

Diese Weiterbildung richtet sich an Berufstätige aus dem Office-Bereich, die in der täglichen Arbeit mit Microsoft-Office-Anwendungen Projekte koordinieren oder dokumentieren und dabei ihre Kompetenzen ausbauen möchten.

• Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit Projektverantwortung
• Team Leads und Koordinatorinnen in mittleren und größeren Unternehmen
• Projektassistentinnen und -assistenten aus allen Branchen
• Office-Mitarbeitende, die auf eine Projektmanagement-Rolle vorbereitet werden wollen
• Personen, die eine Wiedereinstiegssituation oder eine berufliche Neuorientierung nutzen, um ihre digitalen Kompetenzen zu erweitern

Die Weiterbildung wird im Combined Learning durchgeführt, einer Kombination aus Präsenz- und Onlinephasen. Präsenzphasen ermöglichen intensiven Austausch, betreute Übungseinheiten und direktes Feedback durch die Trainierenden. Onlinephasen über Microsoft Teams erlauben flexibles Arbeiten im Eigentempo. Alle Inhalte werden durch reale Praxisübungen vertieft; theoretische Inputs werden stets mit konkreten Anwendungsbeispielen verbunden. Individuelle Lernpläne stellen sicher, dass sowohl Einsteigerinnen als auch Fortgeschrittene optimal gefördert werden.

Die Weiterbildung umfasst einen Zeitraum von mehr als einem Monat bis zu drei Monaten und wird sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit angeboten. Die genaue Kursdauer richtet sich nach der individuellen Modulauswahl und den persönlichen Lernzielen, die im Beratungsgespräch festgelegt werden. Dank des modularen Aufbaus ist eine flexible Anpassung des Umfangs an persönliche und berufliche Anforderungen möglich.

Die Weiterbildung schließt mit einem international anerkannten Herstellerzertifikat sowie einem Lehrgangszertifikat ab. Das Zertifikat dokumentiert die erworbenen Kompetenzen in den belegten Microsoft-Office-Modulen und ist von Arbeitgebenden in Deutschland und international anerkannt. Je nach Modulauswahl können weitere spezifische Microsoft-Zertifizierungsprüfungen abgelegt werden, die die Nachweisbarkeit der erworbenen Kenntnisse weiter stärken. Das Lehrgangszertifikat des Anbieters ergänzt die offiziellen Nachweise und dient der vollständigen Dokumentation des Qualifizierungsweges.

Wer in modernen Arbeitsumgebungen Projekte führt oder koordiniert, benötigt nicht nur fachliche Expertise, sondern auch die Fähigkeit, Informationen strukturiert zu kommunizieren, Abläufe transparent zu dokumentieren und verteilte Teams digital zusammenzuführen. Diese Weiterbildung vermittelt genau diese Kombination: Das gesamte Microsoft-Office-Repertoire wird aus einer Projektperspektive erschlossen, sodass die Teilnehmenden unmittelbar nach dem Kurs effizienter arbeiten und in ihrem beruflichen Umfeld sichtbare Verbesserungen erzielen können. Der Einsatz von Microsoft Teams als zentrales Kollaborationswerkzeug ist in deutschen Unternehmen heute Standard. Wer Teams nicht nur als Videokonferenz-Tool, sondern als vollständiges Projektzentrum nutzt, verschafft sich und seinem Team erhebliche Produktivitätsvorteile. Diese Weiterbildung befähigt dazu, Teams in seiner vollen Tiefe auszuschöpfen und gleichzeitig die klassischen Office-Werkzeuge für professionelle Projektberichte und Dokumentationen zu meistern. Bei AZAV-zertifizierten Bildungsträgern ist diese Weiterbildung in der Regel über den Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder der Jobcenter förderbar. Je nach individueller Situation kommen auch das Qualifizierungschancengesetz, die Berufsförderung der Bundeswehr (BFD), Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben oder Förderungen der Deutschen Rentenversicherung in Frage. Ein persönliches Beratungsgespräch klärt, welcher Förderweg im konkreten Fall am besten passt.