Elektronische Rechnungsstellung – Weiterbildung

Seit die elektronische Rechnung im B2B- und B2G-Bereich zum Standard wird, verändert sich die Arbeit in Buchhaltung und Rechnungswesen spürbar: Papierbelege weichen strukturierten Datensätzen, die maschinell geprüft, verarbeitet und archiviert werden müssen. Dieser Kurs vermittelt genau dieses Spezialwissen - von den technischen Formaten XRechnung und ZUGFeRD über die Einbindung in ERP- und Freigabeprozesse bis zur rechtssicheren, GoBD-konformen Archivierung. Ergänzend wird der Datenaustausch über das Peppol-Netzwerk sowie der Umgang mit Signatur-, Authentizitäts- und Integritätsanforderungen behandelt.

Das erste Modul führt in die technischen Formate der elektronischen Rechnung ein und schafft das begriffliche Fundament für alle weiteren Themen.

• Standardisierung von Rechnungsdaten in strukturierten Formaten
• Aufbau und Pflichtfelder des Formats XRechnung
• Aufbau des hybriden Formats ZUGFeRD mit eingebettetem PDF
• Validierungsregeln zur automatisierten Prüfung von E-Rechnungen
• Unterschiede zwischen rein strukturierten und hybriden Rechnungsformaten
• Einordnung der Formate in den rechtlichen Rahmen der E-Rechnungspflicht

Im zweiten Modul geht es um die Einbindung elektronischer Rechnungen in ERP- und Beschaffungsprozesse.

• Prüf- und Freigabeverfahren für eingehende E-Rechnungen im ERP-System
• Schnittstellenmanagement zwischen Rechnungseingang und Buchhaltungssoftware
• Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungsdaten
• Einbindung von E-Rechnungs-Workflows in bestehende Beschaffungsprozesse
• Prozesskoordination bei elektronischer Beschaffung und Rechnungsprüfung
• Umgang mit Ausnahmefällen und fehlerhaften Rechnungsdatensätzen

Das dritte Modul behandelt Archivierung, Nachweisführung und die rechtlichen Anforderungen an die digitale Aufbewahrung.

• GoBD-konforme Archivierung elektronischer Rechnungen
• Sicherstellung von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit im digitalen Archivsystem
• Umgang mit Signaturanforderungen bei elektronischen Belegen
• Datenschutzaspekte bei der Speicherung rechnungsbezogener Daten
• Grundlagen der Tax-Compliance im Kontext elektronischer Rechnungsstellung

Das vierte Modul widmet sich dem Datenaustausch über Peppol und der Einordnung in größere, unternehmensübergreifende Prozesse.

• Grundprinzip des Peppol-Netzwerks für den europaweiten Rechnungsaustausch
• Einordnung von Peppol im Verhältnis zu XRechnung und ZUGFeRD
• Anbindung von Unternehmen an den Peppol-Zugangspunkt
• Datenaustausch zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen
• Prozesskoordination bei grenzüberschreitendem Rechnungsversand
• Einordnung künftiger Entwicklungen im Bereich E-Rechnung und Meldepflichten

Ergänzend zu den vier Modulen üben die Teilnehmenden anhand praxisnaher Fallbeispiele, wie die einzelnen Prozessschritte im Arbeitsalltag zusammenwirken.

• Prüfung eines Beispiel-Datensatzes im Format XRechnung auf Vollständigkeit
• Vergleich eines ZUGFeRD-Belegs mit dem zugehörigen PDF-Dokument
• Simulation eines Freigabeprozesses für eine eingehende E-Rechnung im ERP-Testsystem
• Nachvollziehen eines vollständigen Prüf- und Buchungswegs vom Eingang bis zur Archivierung
• Einordnung eines Belegs hinsichtlich GoBD-konformer Aufbewahrungspflichten
• Bearbeitung eines Fehlerfalls mit unvollständigen Pflichtfeldern
• Nachstellen eines Datenaustauschs über einen Peppol-Zugangspunkt
• Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung an einem Beispielvorgang
• Dokumentation eines Prüfschritts für die Nachvollziehbarkeit im Archivsystem
• Diskussion von Datenschutzfragen bei der digitalen Belegablage
• Erarbeitung einer Checkliste für die Prüfung eingehender E-Rechnungen
• Abschließende Fallstudie zur vollständigen Abwicklung eines E-Rechnungs-Workflows

Der Kurs verbindet damit bewusst die technische Formatebene mit der prozessualen und rechtlichen Seite: Wer nur die Dateiformate kennt, aber nicht weiß, wie Prüfung, Freigabe und Archivierung ineinandergreifen, kann E-Rechnungsprozesse im Unternehmen nicht verlässlich steuern. Am Ende der Weiterbildung steht ein belastbares Verständnis dafür, wie elektronische Rechnungen von der Übermittlung über die Prüfung bis zur rechtssicheren Archivierung durchgängig abgewickelt werden - ein Wissen, das angesichts der zunehmenden Verbindlichkeit der E-Rechnung im Rechnungswesen an Bedeutung gewinnt.

Die Weiterbildung richtet sich an Personen, die sich im Bereich Buchhaltung weiterbilden oder auf digitale Rechnungsprozesse spezialisieren möchten, mit einem abgeschlossenen oder abgebrochenen Studium, einer kaufmännischen Ausbildung oder Berufserfahrung im buchhalterischen Bereich.

• Arbeitnehmende, die Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen oder ausbauen möchten
• Neu- und Quereinsteiger/-innen mit Interesse an digitalen Finanzprozessen
• Arbeitsuchende und Berufsrückkehrende mit kaufmännischem Hintergrund
• Personen, die sich auf E-Rechnungs- und ERP-nahe Tätigkeiten spezialisieren möchten
• Von Arbeitslosigkeit bedrohte Personen mit Interesse an Rechnungswesen

Der Kurs findet im virtuellen Klassenzimmer statt und kombiniert die Vermittlung technischer Formatgrundlagen mit der Arbeit an praxisnahen Beispieldatensätzen und Prüfszenarien. Da das Thema stark prozess- und systemorientiert ist, wechseln sich Erläuterungen zu Formaten und rechtlichen Vorgaben mit Übungen ab, in denen Prüf-, Freigabe- und Archivierungsschritte an konkreten Belegen nachvollzogen werden.

Die Weiterbildung wird überwiegend in Teilzeit, teils auch in Vollzeit angeboten. Der Umfang deckt die vier fachlichen Schwerpunkte - Formate, ERP-Einbindung, Archivierung und Peppol-Datenaustausch - mit ausreichend Übungszeit an praxisnahen Beispieldatensätzen ab.

Der Kurs schließt mit einer Teilnahmebescheinigung und einem Zertifikat ab, die die erworbenen Kenntnisse zu E-Rechnungsformaten, ERP-Einbindung und GoBD-konformer Archivierung dokumentieren. Eine gesonderte externe Abschlussbezeichnung ist mit dem Kurs nicht verbunden.

Elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sind kein Randthema mehr, sondern werden im B2B- und B2G-Bereich zunehmend zum verbindlichen Standard. Wer in Buchhaltung, Rechnungswesen oder ERP-nahen Positionen arbeitet, kommt an strukturierten Rechnungsdaten, automatisierten Prüfprozessen und rechtssicherer Archivierung kaum noch vorbei - dieser Kurs vermittelt genau das dafür nötige Spezialwissen. Der praktische Wert liegt darin, dass die Formate nicht isoliert erklärt werden, sondern im Zusammenhang mit den Prozessen, in denen sie tatsächlich verarbeitet werden: von der Prüfung im ERP-System über die Archivierung bis zum unternehmensübergreifenden Austausch via Peppol. So entsteht ein Verständnis für den vollständigen Weg einer elektronischen Rechnung durch das Unternehmen. Für Tätigkeiten in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, in der ERP-Fachadministration oder in Compliance- und Dokumentationsaufgaben rund um GoBD und Tax-Compliance bildet der Kurs damit eine gezielte Spezialisierung, die über allgemeines Buchhaltungswissen hinausgeht.