Fachkompetenz MS Office

Dieser Kurs vermittelt fundierte Anwenderkompetenz in den zentralen Programmen der Microsoft-Office-Suite: Word für professionelle Textverarbeitung, Excel für Tabellenkalkulation und Datenanalyse, Outlook für E-Mail- und Terminmanagement, PowerPoint für wirkungsvolle Präsentationen sowie MS Teams für die digitale Teamarbeit. Der Lehrgang ist konzipiert für Teilnehmende, die ihre Bürokompetenz systematisch aufbauen oder vertiefen möchten und im Berufsalltag regelmäßig mit diesen Programmen arbeiten.

Modul Word: Textverarbeitung und Dokumentengestaltung Microsoft Word bildet die Grundlage für die berufliche Textverarbeitung. Die Teilnehmenden erlernen den strukturierten Aufbau von Dokumenten, die zielgerichtete Anwendung von Formatierungsoptionen und den sicheren Umgang mit Tabellen und grafischen Elementen.

• Grundlagen der Textverarbeitung: Texteingabe, Bearbeiten und Speichern
• Textformatierung: Zeichenformate, Absätze, Einzüge und Seitengestaltung
• Tabellen erstellen, formatieren und anpassen
• ClipArts, Grafiken und Diagramme einfügen und bearbeiten
• Suchen und Ersetzen, Rechtschreibprüfung und Autokorrektur
• Dokumente drucken, exportieren und weitergeben

Modul Excel: Tabellenkalkulation und Datenanalyse Excel ermöglicht die strukturierte Verwaltung und Auswertung von Daten. Das Modul führt von den Grundlagen der Tabellenarbeit bis hin zu fortgeschrittenen Formeln, Diagrammen und Datenbankfunktionen.

• Arbeiten mit Zellen, Arbeitsmappen und Arbeitsblättern
• Grundlagen beim Erstellen von Formeln und Funktionen
• Tabellen formatieren sowie Daten sortieren und filtern
• Funktionsbibliothek, Formelüberwachung und Fehlersuche
• Verschachtelte Funktionen und verschachtelte Wenn-Funktionen
• Diagramme erstellen, gestalten und drucken; Daten mit Sparklines visualisieren

Modul Outlook: E-Mail- und Terminmanagement Outlook strukturiert die tägliche Kommunikation und Terminplanung im Büroalltag. Das Modul behandelt alle wesentlichen Funktionen für ein professionelles Postfachmanagement und eine effiziente Kalendernutzung.

• E-Mails verfassen, organisieren und mit Signaturen sowie Anlagen arbeiten
• Abstimmungen und Aufgabenverwaltung über Outlook steuern
• Kalender, Terminfunktionen und Kategorisierungen einrichten
• Besprechungen organisieren, Einladungen versenden und verwalten

Modul PowerPoint: Präsentationen professionell gestalten PowerPoint wird im Berufsalltag für Berichte, Meetings und externe Präsentationen eingesetzt. Das Modul vermittelt den Aufbau wirkungsvoller Folien und den souveränen Umgang mit Präsentationswerkzeugen.

• Erstellen und Strukturieren von Präsentationen
• Folienbearbeitung: Texte, Layouts und Designvorlagen
• Objekte, Formen, SmartArts und Videos einfügen und positionieren
• Präsentationen und Begleitmaterialien vorbereiten und ausgeben

Modul MS Teams: Digitale Teamarbeit MS Teams ist die zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit in modernen Unternehmen und hat sich in den vergangenen Jahren vom Chat-Tool zur vollständigen Arbeitsumgebung entwickelt. Neben schnellen Textnachrichten laufen heute Videobesprechungen, Dokumentfreigaben und Projektkoordination über Teams — wer diese Plattform nicht aktiv nutzt, bleibt im hybriden Arbeitsumfeld abgehängt.

• Einführung in MS Teams: Oberfläche, Navigationsleiste, Teams und Kanäle anlegen
• Kommunikation über Chat: Direktnachrichten, Gruppen-Chats, Kanal-Beiträge mit @-Erwähnungen
• Videobesprechungen planen und durchführen: Einladungen, Teilnehmersteuerung, Bildschirmfreigabe
• Die eigene Arbeit mit MS Teams strukturieren: Aufgaben, Benachrichtigungsfilter, persönlicher Status
• Kollaborativ an Dokumenten arbeiten: Word- und Excel-Dateien direkt in Teams öffnen und gemeinsam bearbeiten
• Dateien in Kanal-Bibliotheken hochladen, verschieben, freigeben und mit Kommentaren versehen
• Erweiterte Nutzung: App-Tabs in Kanälen einrichten, Connectors konfigurieren, Teams wie ein Profi einsetzen

Praktische Übungen zu allen fünf Modulen Die einzelnen Module werden durch integrierte Praxisaufgaben miteinander verknüpft, die realistische Bürositationen simulieren. Anstatt die Programme isoliert zu üben, erarbeiten die Teilnehmenden Aufgabenketten, bei denen sie von Word zu Excel zu PowerPoint zu Outlook zu Teams wechseln — genau so, wie es im Büroalltag abläuft.

• Formatiertes Dokument in Word erstellen: Tabelle einfügen, Grafik positionieren, als PDF exportieren
• Verkaufsdaten in Excel mit Summenformeln, Filtern und einem Säulendiagramm aufbereiten
• Excel-Auswertung als Tabelle in ein Word-Dokument einbetten
• Besprechungseinladung mit Tagesordnung in Outlook erstellen und an Teilnehmende versenden
• PowerPoint-Präsentation auf Basis der Excel-Daten aufbauen: Designvorlage, SmartArt, Folienanimation
• Fertige Präsentation im Teams-Kanal veröffentlichen und Feedback über Chat einholen
• Teams-Besprechung abhalten und die PowerPoint-Folie live teilen

Der Kurs richtet sich an Personen, die beruflich regelmäßig mit Microsoft Office arbeiten und ihre Kenntnisse systematisch auf- oder ausbauen möchten. Er ist geeignet für Arbeitssuchende, die sich für Bürotätigkeiten qualifizieren möchten, ebenso wie für Beschäftigte, die ihr vorhandenes Wissen aktualisieren oder vertiefen wollen.

• Berufseinsteiger und Berufsrückkehrende mit grundlegenden Windows-Kenntnissen
• Sachbearbeiter, Assistenten und Office Manager, die Office-Kenntnisse vertiefen wollen
• Migrantinnen und Migranten sowie Asylbewerber, die ihre berufliche Integration fördern
• Menschen ohne Berufsabschluss, die administrative Kenntnisse aufbauen möchten
• Alleinerziehende in der beruflichen Neuorientierung

Der Kurs wird im Combined-Learning-Format durchgeführt, das angeleitete Phasen am PC mit eigenständigen Übungszeiten verbindet. Die Teilnehmenden arbeiten von Anfang an mit echten Office-Anwendungen und lösen aufeinander aufbauende Aufgaben. Kurze Erklärungsphasen werden sofort durch praktisches Tun vertieft, sodass das Gelernte nicht abstrakt bleibt. In der Lerngruppe werden Übungen gemeinsam nachbesprochen, Fehler analysiert und Lösungsansätze diskutiert. Das Lerntempo wird an den Vorkenntnissen der Gruppe ausgerichtet.

Der Kurs läuft als Vollzeitmaßnahme über mehr als einen Monat bis zu drei Monate. Diese Dauer ist notwendig, um fünf vollständige Office-Module — von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Funktionen — gründlich zu durchlaufen. Komplexe Inhalte wie verschachtelte Formeln in Excel, Animationssequenzen in PowerPoint oder strukturierte Kanal-Hierarchien in Teams erfordern Wiederholung und Übungszeit, die im Kursrahmen eingeplant ist. Der genaue Zeitplan wird im Beratungsgespräch abgestimmt.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung sowie ein trägerinternes Zertifikat des jeweiligen Bildungsträgers — zum Beispiel ein bfz-Zertifikat oder ein faw-Zertifikat. Diese Bescheinigungen dokumentieren die erworbene Office-Kompetenz gegenüber zukünftigen Arbeitgebern und geben Auskunft über Inhalt und Dauer der Weiterbildung. Eine staatlich anerkannte Abschlussprüfung ist nicht Bestandteil des Kurses.

Wer alle fünf Module absolviert hat, verfügt über eine breite, zusammenhängende Office-Kompetenz, die im deutschen Büroalltag als selbstverständliche Grundvoraussetzung gilt. Anstatt einzelne Programme isoliert zu kennen, wird hier das Zusammenspiel der Anwendungen erfahrbar und geübt: Ein Bericht wird in Word geschrieben, die Zahlenbasis kommt aus einer Excel-Tabelle, das Ergebnis wird als PowerPoint-Präsentation aufbereitet, per Outlook-Termin mit dem Team abgestimmt und im Teams-Kanal allen zugänglich gemacht. Diese Vernetzung ist der eigentliche Mehrwert gegenüber Einzelkursen. Für Arbeitssuchende und Berufsrückkehrende ist dieser Kurs oft der entscheidende Schritt zur Marktfähigkeit: Viele Stellenanzeigen für kaufmännische, administrative und verwaltende Berufe nennen Word, Excel und Outlook explizit als Anforderung. Das trägerinterne Zertifikat — ob bfz, faw oder ein anderer AZAV-Träger — signalisiert potenziellen Arbeitgebern, dass die Kandidatin oder der Kandidat die Anwendungen praxisnah beherrscht und ohne lange Einarbeitungszeit eingesetzt werden kann. Beschäftigte, die ihre bestehenden Kenntnisse aktualisieren, profitieren besonders vom Teams-Modul: Die Plattform hat sich in Unternehmen aller Größen als zentrales Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug etabliert. Wer Teams bisher nur passiv genutzt hat — also Nachrichten gelesen, aber keine Kanäle eingerichtet oder Besprechungen moderiert hat — gewinnt durch dieses Modul die Sicherheit, die Plattform vollständig und produktiv einzusetzen. Das ist in der Ära hybrider Arbeit keine optionale Zusatzqualifikation, sondern eine berufliche Basisanforderung.