IHK: Buchführung & Gehaltsabrechnung in KMU – Weiterbildung

In kleinen und mittleren Unternehmen liegen Buchführung und Gehaltsabrechnung häufig in denselben Händen, statt auf spezialisierte Abteilungen verteilt zu sein. Dieser IHK-Zertifikatslehrgang trägt dieser Realität Rechnung und vermittelt beide Bereiche gemeinsam: die laufende Buchführung mit den gängigen Softwarelösungen DATEV und Lexware sowie die Gehaltsabrechnung von der Sozialversicherung bis zur Lohnsteuer. Ziel ist eine Qualifikation, die genau auf den Bedarf kleinerer Unternehmen zugeschnitten ist, in denen Generalist:innen statt Spezialist:innen gefragt sind.

Block 1 — Grundlagen der laufenden Buchführung Der Einstieg vermittelt die Basis jeder kaufmännischen Tätigkeit: die laufende Erfassung und Kontierung von Geschäftsvorfällen nach dem für KMU üblichen Kontenrahmen.

• Grundprinzipien der doppelten Buchführung
• Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen
• Erfassung laufender Geschäftsvorfälle und Belege
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung im KMU-Kontext
• Umsatzsteuerliche Grundlagen der laufenden Buchführung
• Grundzüge des Jahresabschlusses für kleinere Unternehmen

Block 2 — Buchführung mit DATEV und Lexware Der zweite Block überführt die Buchführungsgrundlagen in die softwaregestützte Praxis, wie sie in vielen KMU tatsächlich stattfindet.

• Laufende Buchführung mit DATEV umsetzen
• Laufende Buchführung mit Lexware umsetzen
• Belegerfassung und Kontierung in beiden Softwarelösungen
• Auswertungen und Berichte aus DATEV und Lexware ableiten
• Unterschiede zwischen beiden Softwarelösungen im KMU-Alltag einordnen

Block 3 — Gehaltsabrechnung: Grundlagen Gehaltsabrechnung folgt eigenen rechtlichen Regeln, die von der Buchführung klar zu unterscheiden sind. Dieser Block vermittelt die sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Grundlagen.

• Sozialversicherungsrechtliche Grundlagen der Gehaltsabrechnung
• Lohnsteuerliche Grundlagen und Steuerklassen
• Bestandteile einer Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen
• Meldeverfahren gegenüber Sozialversicherungsträgern einordnen

Block 4 — Gehaltsabrechnung in der Praxis Der letzte Block überführt die rechtlichen Grundlagen in die softwaregestützte Erstellung tatsächlicher Gehaltsabrechnungen.

• Gehaltsabrechnungen softwaregestützt erstellen
• Sonderfälle wie Krankheit, Urlaub oder Kurzarbeit in der Abrechnung berücksichtigen
• Lohnjournale und Meldungen für einen Abrechnungszeitraum erstellen
• Zusammenspiel von Buchführung und Gehaltsabrechnung im Monatsabschluss

Praxisblock — Eine vollständige Monatsabrechnung erstellen

• Laufende Geschäftsvorfälle für ein Beispielunternehmen in DATEV erfassen
• Dieselben Geschäftsvorfälle vergleichend in Lexware nachvollziehen
• Eine Debitoren- und Kreditorenübersicht für den Beispielmonat erstellen
• Eine Umsatzsteuervoranmeldung für den Beispielmonat vorbereiten
• Eine Gehaltsabrechnung für eine Beispielmitarbeiterin softwaregestützt erstellen
• Sozialversicherungsbeiträge für die Beispielabrechnung korrekt berechnen
• Eine Lohnsteuerberechnung für unterschiedliche Steuerklassen durchführen
• Einen Sonderfall wie Krankheit in einer Gehaltsabrechnung berücksichtigen
• Ein Lohnjournal für den Abrechnungszeitraum zusammenstellen
• Buchführung und Gehaltsabrechnung für denselben Monat inhaltlich abgleichen
• Typische Fehlerquellen in einer Beispielabrechnung identifizieren und korrigieren
• Eine vollständige Monatsabrechnung von der Buchung bis zur Gehaltsabrechnung fertigstellen

Wer diesen Lehrgang abschließt, kann die beiden Kernaufgaben der kaufmännischen Verwaltung eines kleinen oder mittleren Unternehmens eigenständig übernehmen: die laufende Buchführung und die Gehaltsabrechnung. Die Verzahnung beider Bereiche entspricht dabei genau der Arbeitsrealität in vielen KMU, in denen diese Aufgaben nicht auf getrennte Abteilungen verteilt sind, sondern von denselben Personen bearbeitet werden.

Der Lehrgang richtet sich an Personen, die einen kaufmännischen Beruf erlernt haben und/oder Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich gesammelt haben und sich auf Buchführungs- und Gehaltsabrechnungsaufgaben in kleineren Unternehmen spezialisieren möchten.

• Kaufmännische Angestellte mit Interesse an Buchführung und Gehaltsabrechnung
• Quereinsteiger:innen mit kaufmännischer Vorbildung
• Personalsachbearbeiter:innen, die ihre Kenntnisse in der Gehaltsabrechnung vertiefen möchten
• Mitarbeitende in KMU, die beide Aufgabenbereiche gemeinsam verantworten

Der Lehrgang verbindet die rechtlichen und fachlichen Grundlagen aus Buchführung und Gehaltsabrechnung durchgehend mit der praktischen Umsetzung in DATEV und Lexware. Ein durchgehendes Beispielunternehmen dient dazu, beide Themenbereiche am Ende zu einer gemeinsamen Monatsabrechnung zusammenzuführen.

Der zeitliche Umfang richtet sich nach dem gewählten Anbieter und der jeweiligen Terminvariante; genaue Angaben sind im Buchungsprozess einsehbar.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Teilnehmende das IHK-Zertifikat Fachkraft Buchführung und Gehaltsabrechnung in KMU sowie eine DATEV-Teilnahmebestätigung. Diese Kombination aus Kammerzertifikat und softwarebezogener Bestätigung dokumentiert sowohl das fachliche als auch das praktische Anwendungswissen.

In vielen kleineren Unternehmen gibt es weder eine eigene Lohnbuchhaltung noch eine getrennte Finanzbuchhaltung — beide Aufgaben landen bei denselben ein bis zwei Personen. Wer beide Bereiche fundiert beherrscht, ist für genau diese Unternehmen besonders wertvoll, statt nur die Hälfte der tatsächlich anfallenden Aufgaben abdecken zu können. Der Wert der IHK-Zertifizierung liegt zusätzlich in ihrer branchenübergreifenden Anerkennung: Anders als eine rein softwarebezogene Schulung dokumentiert das Kammerzertifikat fachliches Grundlagenwissen, das über die konkrete Softwareversion hinaus Bestand hat, auch wenn ein Unternehmen später die eingesetzte Software wechselt. Für den Berufsweg ist die parallele Vermittlung von DATEV und Lexware ein weiterer Vorteil: Wer beide gängigen Softwarelösungen kennt, ist nicht auf einen einzigen Arbeitgeber mit einer bestimmten Systemlandschaft festgelegt, sondern kann sich flexibel auf unterschiedliche kleinere und mittlere Unternehmen bewerben, unabhängig davon, welches der beiden Systeme dort im Einsatz ist. Gerade weil Buchführung und Gehaltsabrechnung im Lehrgang nicht nacheinander abgehandelt, sondern im Praxisblock an einem gemeinsamen Beispielunternehmen zusammengeführt werden, entsteht ein realistisches Bild des tatsächlichen Arbeitsalltags in einem kleinen Unternehmen: Am Monatsende müssen beide Bereiche zueinander passen, damit weder die Buchführung noch die Gehaltsabrechnung nachträglich korrigiert werden muss. Wer diesen Abgleich bereits im Lehrgang geübt hat, geht mit deutlich mehr Sicherheit in den ersten eigenständigen Monatsabschluss im neuen Job, statt Buchführung und Gehaltsabrechnung erst am Arbeitsplatz mühsam miteinander in Einklang bringen zu müssen. Diese Breite ist besonders für kleinere Betriebe ohne eigene Personal- oder Finanzabteilung relevant, in denen eine einzelne Fachkraft häufig für beide Bereiche gleichzeitig verantwortlich ist. Wer hier ausschließlich Buchführung oder ausschließlich Gehaltsabrechnung beherrscht, deckt strukturell nur einen Teil der tatsächlich anfallenden Aufgaben ab und ist im Bewerbungsprozess gegenüber Kandidat:innen mit beiden Kompetenzen im Nachteil, selbst wenn die eigenen Kenntnisse im jeweiligen Einzelbereich vergleichbar tief sind.