KI im Projektmanagement mit ChatGPT und Microsoft 365 Copilot

Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Projekte geplant, koordiniert und dokumentiert werden. Dieser Kurs bringt Projektverantwortlichen bei, wie sie ChatGPT und Microsoft 365 Copilot gezielt in den Projektalltag integrieren – von der Anforderungserhebung über die Sprint-Planung bis hin zu automatisierten Statusberichten. Dabei werden klassische Projektmanagement-Methoden mit agilen Ansätzen und konkreten KI-Anwendungen verknüpft, sodass Teilnehmende nach Abschluss sofort produktiv arbeiten können.

Grundlagen der KI im Projektmanagement Der erste Themenblock legt das konzeptionelle Fundament. Teilnehmende lernen, wie Sprachmodelle wie ChatGPT technisch funktionieren, welche Stärken und blinden Flecken sie haben und warum Prompts entscheidend für die Ausgabequalität sind. Praxisbeispiele aus realen Projektsituationen machen sofort deutlich, wo KI echte Zeitersparnis bringt und wo menschliche Urteilskraft unverzichtbar bleibt.

• Funktionsweise von Large Language Models einfach erklärt
• Unterschiede zwischen ChatGPT, Copilot und anderen KI-Assistenten
• Prompt-Grundstruktur: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format
• Typische Fehlerquellen: Halluzinationen erkennen und korrigieren
• Ethische und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen

Microsoft 365 Copilot im Projektalltag Microsoft 365 Copilot ist tief in die Office-Anwendungen integriert und bietet deshalb besonders direkte Unterstützung für PM-Teams. Dieser Block zeigt, wie Copilot in Teams Besprechungsnotizen erstellt, in Outlook Projektupdates formuliert und in Planner Aufgabenlisten strukturiert. Außerdem wird gezeigt, wie Copilot in Word Projektberichte nach Vorlage aufbereitet.

• Copilot in Teams: Besprechungs-Zusammenfassungen und Action-Items
• Copilot in Outlook: Statusmails und Eskalations-E-Mails formulieren
• Copilot in Planner und Loop: Aufgabenverwaltung und Fortschrittstracking
• Copilot in Word: Statusberichte, Risikolisten und Projektpläne erstellen
• Grenzen und Datenschutz bei M365-Copilot im Unternehmenseinsatz

Agile Projektmethodik mit Scrum und ChatGPT Agile Frameworks wie Scrum profitieren besonders von KI-Unterstützung, weil viele wiederkehrende Dokumentations- und Kommunikationsaufgaben anfallen. Dieser Block verbindet Scrum-Grundlagen mit ChatGPT-Anwendungen: Wie lassen sich User Stories mit KI-Hilfe schärfen? Wie bereitet man ein Sprint Review vor? Wie dokumentiert man Retrospektiven effizient und trotzdem sinnvoll?

• Scrum-Grundlagen: Rollen, Events, Artefakte
• User Stories mit ChatGPT formulieren und verfeinern
• Sprint-Planung: Kapazitäten abschätzen und Backlog priorisieren
• Daily Standup und Sprint Review vorbereiten und protokollieren
• Retrospektiven: Erkenntnisse strukturiert festhalten

Praxisblock: KI-gestütztes Projektmanagement im vollständigen Projektzyklus Im Praxisblock begleiten Teilnehmende ein fiktives Digitalisierungsprojekt von der Initiierungsphase bis zum Projektabschluss. Alle relevanten Dokumente und Kommunikationsartefakte werden mit ChatGPT und Copilot erstellt, geprüft und überarbeitet.

• Projektcharter und Stakeholder-Analyse mit KI-Unterstützung
• Kick-off-Präsentation und Agenda mit Copilot vorbereiten
• Risikoregister erstellen und KI-Vorschläge kritisch bewerten
• Wochenstatus-Report automatisiert aus Teams-Notizen generieren
• Änderungsanträge mit ChatGPT texten und strukturieren
• Abschlussdokumentation und Lessons-Learned-Bericht erstellen
• Projekt-Retrospektive digital dokumentieren
• Qualitätsprüfung: KI-Texte faktenprüfen und freigeben
• Datenschutz-Checkliste für KI-Werkzeuge im Projekteinsatz
• Einbinden von KI-Outputs in bestehende PM-Templates
• Kombination von Copilot und ChatGPT für komplexere Aufgaben
• Abschlusspräsentation der eigenen KI-gestützten Projektdokumentation

Die praktischen Übungen sind eng an reale Berufsbilder geknüpft. Übungen finden sowohl in Einzel- als auch in Gruppenformaten statt, damit der kollegiale Austausch über Anwendungsfälle direkt im Kurs stattfindet. Werkzeuge und Plattformen, die im Kurs zum Einsatz kommen, umfassen ChatGPT (GPT-4o), Microsoft 365 Copilot, Microsoft Teams, Outlook, Planner, Word und PowerPoint sowie grundlegendes Prompt-Engineering-Wissen für den beruflichen Alltag.

Der Kurs richtet sich an alle, die Projekte leiten, koordinieren oder dabei mitwirken und KI-Werkzeuge produktiv einsetzen wollen.

• Projektmanager und Projektmanagerinnen, die ihren Dokumentationsaufwand reduzieren wollen
• Scrum Master und Product Owner, die KI in agile Prozesse integrieren möchten
• Digitalisierungsbeauftragte, die neue Tools evaluieren und einführen
• IT-Fachleute, die Projekte koordinieren und Reporting-Aufgaben übernehmen
• Berufseinsteiger mit PM-Interesse, die sich praxisnah qualifizieren

Unterrichtet wird im kombinierten Lernformat, das Online- oder Präsenzeinheiten mit vertiefenden Übungsphasen am eigenen Rechner verbindet. Jede Unterrichtseinheit besteht aus einer strukturierten Einführung, einer angeleiteten Demonstration und einer eigenständigen Übungsphase, in der Teilnehmende die vorgestellten KI-Werkzeuge direkt mit eigenen Projektszenarien erproben. Gruppenarbeiten und moderierte Fallbesprechungen ergänzen das Programm und ermöglichen, unterschiedliche Anwendungskontexte kenenzulernen.

Der Kurs umfasst mehrere Wochen und wird sowohl als Vollzeit- als auch als Teilzeitvariante angeboten. Im Vollzeitformat sind die Unterrichtszeiten werktags von 09:00 bis 16:30 Uhr; im Teilzeitformat stehen halbtägige Blöcke zur Verfügung. Die konkrete Kursdauer und Gesamtstundenzahl variiert je nach Anbieter und individuellem Lernpfad.

Nach Abschluss des Kurses erhalten Teilnehmende eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung, die den absolvierten Kurs und die erworbenen Kompetenzen dokumentiert. Zusätzlich können ein ICDL-Zertifikat und ein Scrum-Zertifikat erworben werden, sofern die entsprechenden Prüfungsmodule absolviert werden. Diese Nachweise belegen praxiserprobte Kenntnisse in KI-gestütztem Projektmanagement und agilen Arbeitsmethoden.

Wer ChatGPT und Microsoft 365 Copilot beherrscht, kann Routineaufgaben im Projektmanagement erheblich schneller erledigen. Protokolle, Statusberichte und Risikolisten entstehen in Minuten statt Stunden – mehr Zeit bleibt für strategische Entscheidungen und Teamführung. Gerade in Umgebungen, in denen Projekte parallel laufen und Dokumentationsanforderungen hoch sind, wirkt sich der KI-Einsatz direkt auf die Produktivität aus. Darüber hinaus entsteht durch den Kurs ein kritischer Umgang mit KI-Ausgaben: Teilnehmende lernen nicht nur, wie man Texte generiert, sondern auch, wie man sie überprüft, einordnet und verantwortet. Dieses Unterscheidungsvermögen – was KI zuverlässig kann und wo menschliches Urteil unverzichtbar bleibt – ist eine Schlüsselkompetenz, die Arbeitgeber und Projektteams gleichermaßen schätzen. Der Kurs positioniert Absolventinnen und Absolventen an der Schnittstelle von Projektmanagement, agilem Arbeiten und KI-Anwendung – einer Kombination, die am Arbeitsmarkt zunehmend gefragt ist. Wer nach diesem Kurs mit einer strukturierten KI-Praxis in Projekten arbeitet, gewinnt nicht nur Effizienz, sondern auch Verlässlichkeit in der Kommunikation mit Stakeholdern und Führungsebenen.