Micosoft Specialist Outlook Level 1-2

Dieses zweistufige Training vermittelt den strukturierten Umgang mit Microsoft Outlook für die tägliche Organisation von E-Mails, Kontakten und Terminen. Level 1 schafft die Grundlage im Umgang mit Nachrichten, Kontakten und Kalender, Level 2 vertieft fortgeschrittene Funktionen wie automatische Regeln, Serien-E-Mails und die Planung von Besprechungen. Ziel ist ein aufgeräumtes, effizient genutztes Postfach statt eines überquellenden E-Mail-Eingangs.

Das Training führt von der täglichen Grundbedienung zu fortgeschrittenen Organisationsfunktionen, die besonders bei hohem E-Mail-Aufkommen den Unterschied machen. Der erste Teil von Level 1 konzentriert sich auf Nachrichten und die tägliche E-Mail-Kommunikation als Kernfunktion von Outlook.

• Die Outlook-Arbeitsoberfläche, Menüband und Hilfefunktion kennenlernen
• E-Mails erstellen, adressieren und versenden
• Dateien und Signaturen an Nachrichten anhängen
• Nachrichten erneut senden und bei Bedarf zurückrufen
• Eingegangene Nachrichten lesen, verarbeiten und über Benachrichtigungen im Blick behalten
• Antworten oder Weiterleiten mit eingebetteten Kommentaren gestalten

Der zweite Teil von Level 1 erweitert den Blick auf Kontakte, Kalender und praktische Kurzbefehle für den Arbeitsalltag.

• Anlagen sicher öffnen und prüfen
• Kontakte erstellen, bearbeiten und bei Bedarf löschen
• Die Kalenderübersicht nutzen sowie Termine erstellen, bearbeiten und löschen
• Nützliche Tastenkombinationen für E-Mails, Kontakte und Aufgaben anwenden

In Level 2 rückt die Nachrichtenverwaltung bei hohem E-Mail-Aufkommen in den Mittelpunkt, damit das Postfach auch bei vielen eingehenden Nachrichten übersichtlich bleibt.

• Fortgeschrittene Nachrichtenverwaltung für hohes E-Mail-Aufkommen
• Nachrichten filtern, sortieren und gruppieren
• Automatische Antworten für Abwesenheiten einrichten
• Unerwünschte Mails erkennen und wirksam aussortieren
• Das Postfach regelmäßig aufräumen und archivieren

Der zweite Teil von Level 2 widmet sich Aufgaben, Kontakten und der Terminplanung als organisatorischem Rückgrat des Arbeitstages.

• Aufgaben erfassen, zuweisen und in der Vorgangsliste verfolgen
• Kontakte verwalten, importieren und exportieren
• Verbindung zu sozialen Netzwerken für den Kontaktabgleich nutzen
• Kontakte drucken, Visitenkarten nutzen und Kontaktgruppen anlegen
• Serien-E-Mails erstellen und für wiederkehrende Kommunikation einsetzen
• Terminserien planen, Termine kategorisieren und den Kalender drucken
• Besprechungen planen, Einladungen versenden und auf Einladungen reagieren
• Outlook-Regeln einrichten, um E-Mails automatisch zu verschieben
• Regeln kombinieren, um mehrstufige Postfachlogiken abzubilden
• Vorgangslisten und alternative Ansichten für die tägliche Priorisierung nutzen
• Zusammenspiel von Regeln, Kategorien und Ordnerstruktur im Alltag abstimmen
• Praxisübungen zur Reduzierung eines überfüllten Posteingangs

Der rote Faden dieses Trainings ist die schrittweise Professionalisierung der E-Mail- und Terminorganisation: Level 1 sorgt dafür, dass die tägliche Kommunikation reibungslos läuft, Level 2 zeigt, wie sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren und das Postfach dauerhaft ordnen lassen, statt es nur punktuell aufzuräumen. Gerade der Übergang von manueller zu automatisierter Postfachpflege markiert den größten Lernsprung im Kurs: Wer in Level 1 gelernt hat, einzelne Nachrichten sorgfältig zu bearbeiten, überträgt dieses Verständnis in Level 2 auf Regeln, die wiederkehrende Abläufe künftig eigenständig übernehmen. Ergänzend wird die Verwaltung von Kontakten über den reinen Adressbucheintrag hinaus behandelt, etwa der Import und Export größerer Kontaktmengen sowie die Nutzung von Kontaktgruppen für die Kommunikation mit ganzen Teams.

Das Training richtet sich an alle, deren Arbeitstag von einem hohen Aufkommen an E-Mails, Terminen und Abstimmungen geprägt ist und die ihr Postfach als Organisationszentrale statt als tägliche Belastung nutzen wollen. Im Mittelpunkt steht, eingehende Nachrichten schnell einzuordnen, Termine ohne Überschneidungen zu koordinieren und wiederkehrende Kommunikation zu automatisieren. Wer viele externe Kontakte betreut oder Besprechungen für mehrere Beteiligte plant, profitiert besonders von den vertieften Funktionen aus Level 2.

• Personen mit hohem täglichem E-Mail-Aufkommen, die den Überblick behalten müssen
• Assistenzkräfte, die Termine, Besprechungen und Kalender für andere koordinieren
• Rollen mit vielen externen Ansprechpartner:innen und wechselnden Kontakten
• Teammitglieder, die Aufgaben und Fristen über E-Mail und Vorgangslisten nachverfolgen

Anhand von Beispielpostfächern werden Funktionen zunächst gezeigt und anschließend im eigenen, während des Kurses angelegten Übungspostfach direkt nachvollzogen. Besonderes Gewicht liegt auf dem Ausprobieren von Regeln, Filtern und automatischen Antworten in einer geschützten Übungsumgebung, bevor diese im echten Arbeitsalltag eingesetzt werden. Der Unterricht ist als Combined Learning organisiert und findet überwiegend in Teilzeit statt, teils auch in Vollzeit.

Das Training umfasst zwei aufeinander aufbauende Level und wird überwiegend in Teilzeitform angeboten, wobei je nach Kurstermin auch eine Durchführung in Vollzeit möglich ist. Die Inhalte sind so gestaffelt, dass Grundfunktionen und Automatisierungsfunktionen getrennt und in sich abgeschlossen vermittelt werden.

Der Kurs schließt mit einem international anerkannten Herstellerzertifikat für Outlook sowie einem Lehrgangszertifikat ab, die den erfolgreichen Abschluss beider Level dokumentieren. Beide Nachweise belegen konkret die Fähigkeit, ein hohes E-Mail-Aufkommen mit Regeln und Filtern eigenständig zu strukturieren sowie Termine und Kontakte über Serien und Gruppen effizient zu verwalten.

Ein unübersichtliches Postfach kostet im Berufsalltag spürbar Zeit – gesuchte Nachrichten werden nicht gefunden, Termine überschneiden sich, wichtige E-Mails gehen in der Masse unter. Dieses Training setzt genau hier an und vermittelt, wie sich E-Mail-Flut, Terminplanung und Kontaktverwaltung mit den vorhandenen Outlook-Werkzeugen strukturiert in den Griff bekommen lassen. Besonders die in Level 2 vermittelten Regeln und Filter zahlen sich im Alltag aus: Wer eingehende Nachrichten automatisch sortieren und archivieren lässt, muss nicht mehr jede E-Mail einzeln manuell einordnen. Die Fähigkeit, Besprechungen effizient zu planen und Terminserien anzulegen, reduziert zudem den Koordinationsaufwand in Teams mit vielen wiederkehrenden Meetings spürbar. Da Outlook in den meisten Büroumgebungen das zentrale Kommunikations- und Organisationswerkzeug ist, wirkt sich ein sicherer Umgang unmittelbar auf die tägliche Arbeitsgeschwindigkeit aus. Wer Postfach, Kalender und Kontakte souverän verwaltet, gewinnt Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben zurück, statt sie mit der Verwaltung der Kommunikation selbst zu verbringen. Gerade in Rollen mit vielen externen Kontakten und wechselnden Ansprechpartner:innen zeigt sich der praktische Nutzen der vertieften Kontakt- und Kalenderfunktionen: Kontaktgruppen, importierte Adresslisten und sauber gepflegte Terminserien ersparen wiederholtes manuelles Nachschlagen und reduzieren Missverständnisse bei der Terminabstimmung mit mehreren Beteiligten.