Microsoft Access with Microsoft Visio Professional

Dieser Kurs verbindet eine vollständige Microsoft-Access-Ausbildung — von den Grundlagen relationaler Datenbanken bis zur Automatisierung mit Makros — mit einer Einführung in Microsoft Visio Professional. Teilnehmer erwerben damit zwei praxisnahe Werkzeugkompetenzen, die im kaufmännischen und verwaltenden Bereich häufig Hand in Hand gehen: die strukturierte Datenhaltung in Access und die visuelle Dokumentation von Abläufen in Visio.

Modul 1 — Access Grundlagen (Level 1) Der Einstieg in Microsoft Access beginnt mit dem Datenbankdesign: Teilnehmer lernen, wie relationale Datenbanken strukturiert sind und welche Designprinzipien eine saubere Datenhaltung sichern. Der Navigationsbereich wird ebenso erläutert wie die beiden zentralen Arbeitsmodi Datenblattansicht und Entwurfsansicht.

• Grundlagen des Datenbankentwurfs und der Normalisierung
• Tabellen in Datenblattansicht und Entwurfsansicht erstellen
• Felddatentypen auswählen, anpassen und berechnen
• Daten suchen, sortieren, filtern und ersetzen
• Kriterien in Abfragen definieren, Berechnungsfelder anlegen
• Abfragen auf Basis mehrerer verknüpfter Tabellen aufbauen
• In Formularen navigieren, sortieren und filtern
• Excel-Dateien importieren und Daten exportieren

Modul 2 — Access Aufbau (Level 2) Im zweiten Level vertiefen Teilnehmer ihr Verständnis für die Datenbankstruktur und lernen Werkzeuge kennen, die Datenbanken robuster und wartbarer machen. Aktionsabfragen ermöglichen massenhafte Datenoperationen, die manuell nicht effizient durchführbar wären.

• Tabellenindizes setzen und Standardeinstellungen für Tabellenformate anpassen
• Aktionsabfragen kennenlernen: Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen
• Standardeinstellungen für Formularentwurf festlegen
• Bedingte Formatierung für Felder einrichten
• Datenbanken reparieren, komprimieren und dokumentieren
• Sicherheitseinstellungen in Access konfigurieren

Modul 3 — Access Experten (Level 3) Das fortgeschrittene Niveau konzentriert sich auf die Automatisierung durch Makros und auf Verteilungs- und Sicherheitsmechanismen für Datenbankdateien. Wer Access-Datenbanken im Unternehmensumfeld betreut, braucht genau diese Kenntnisse, um Arbeitsabläufe zu standardisieren und Dateien vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

• Makros erstellen, ausführen und in Formularen sowie Berichten einbinden
• Feldinhalt abhängig von Eingaben setzen; Bedingungen innerhalb von Makros anwenden
• Sicherheitsstrukturen und ACCDE-Datenbanken erstellen
• Kennwort- und Startoptionen festlegen
• Access Web Apps und Steuerelemente für verknüpfte Daten
• Datenbanken paketieren, signieren und als Paket verteilen
• Signierte Pakete entpacken und weiternutzen

Modul 4 — Microsoft Visio Professional Visio Professional ergänzt die Access-Kompetenz um die Fähigkeit, Abläufe und Strukturen grafisch darzustellen. Von einfachen Flussdiagrammen bis hin zu technischen Netzwerk- oder Datenbankschemas deckt Visio ein breites Spektrum an Diagrammtypen ab.

• Grundlagen der Visio-Oberfläche und des Vorlagenkonzepts
• Flussdiagramme und Geschäftsprozesse modellieren
• Organigramme und Projektpläne erstellen
• Datenbankmodelle und technische Diagramme anlegen
• Shapes verbinden, formatieren und mit Daten verknüpfen
• Diagramme in andere Office-Dokumente einbinden oder exportieren

Praxisübungen Praxisaufgaben vertiefen alle Theorieinhalte anhand konkreter Szenarien aus dem kaufmännischen Alltag.

• Kundendatenbank von Grund auf aufbauen und normalisieren
• Mehrstufige Auswahlabfragen und Berechnungsfelder erstellen
• Formular mit Bedingungs-Makro für automatische Feldbefüllung umsetzen
• Bestandsdatenbank per Aktualisierungsabfrage pflegen
• Datenbank komprimieren, kennwortschützen und als ACCDE sichern
• Excel-Exportdaten in Access importieren und zusammenführen
• Signiertes Datenbankpaket erstellen und auf einem zweiten Rechner öffnen
• Prozesskette als Visio-Flussdiagramm visualisieren
• Organigramm einer Abteilung in Visio anlegen und formatieren
• Datenbankmodell aus der Access-Übungsdatenbank in Visio nachzeichnen
• Fertige Visio-Diagramme in Word- und PowerPoint-Dokumente einbetten
• Kombinierten Abschlussbericht (Access-Auswertung + Visio-Diagramm) erstellen

Die Übungen sind so aufgebaut, dass Teilnehmer schrittweise Sicherheit gewinnen — von geführten Musterlösungen bis zu selbstständig zu lösenden Aufgabenstellungen.

Der Kurs richtet sich an kaufmännische Angestellte, Sachbearbeiter sowie Fach- und Führungskräfte, die strukturierte Datenverwaltung und professionelle Prozessdokumentation im Berufsalltag benötigen.

• Bürokaufleute und Verwaltungsangestellte mit Bedarf an Datenbankgrundlagen
• Sachbearbeiter, die bislang Excel für Datenverwaltungsaufgaben verwenden
• IT-Anwendungsbetreuer, die Access-Datenbanken im Unternehmen betreuen
• Fachkräfte, die Prozesse und Organisationsstrukturen visuell darstellen müssen
• Quereinsteiger aus kaufmännischen Berufen, die ihr IT-Profil schärfen möchten

Der Unterricht findet im virtuellen Klassenzimmer statt, kombiniert live geführte Theoriephasen mit unmittelbarer Praxisarbeit an der eigenen Arbeitsstation. Dozenten präsentieren Inhalte abwechselnd per Bildschirmfreigabe und erläutern Konzepte, bevor Teilnehmer dieselben Schritte in ihrer eigenen Access-Umgebung nachvollziehen. Fragen können per Chat, Mikrofon oder Kamera jederzeit gestellt werden. Ergänzend steht Material zum Selbststudium bereit, das außerhalb der Livezeiten genutzt werden kann. Das Combined-Learning-Format erlaubt flexible Zeiteinteilung und eignet sich auch für eine begleitende Teilzeitnutzung.

Der Kurs läuft im Vollzeitformat; die genaue Gesamtdauer hängt von den individuell gewählten Modulen ab. Die drei Access-Level bauen aufeinander auf und werden in der Regel sequenziell belegt, während das Visio-Modul parallel oder im Anschluss absolviert werden kann. Angeboten wird auch ein Teilzeiteinstieg für Personen, die den Kurs neben einer bestehenden Beschäftigung absolvieren.

Teilnehmer erhalten ein trägerinternes Lehrgangszertifikat, das den erfolgreichen Abschluss der Weiterbildung dokumentiert. Microsoft Access und Microsoft Visio sind keine MOS-Prüfungsprodukte (es existiert kein offizielles Microsoft-Office-Specialist-Examen für diese Programme), sodass der Abschluss als qualifizierte Teilnahmebescheinigung ausgestellt wird. Wer eine externe Herstellerzertifizierung anstrebt, kann nach Abschluss das erworbene Wissen als solide Grundlage nutzen.

Die Kombination von Access und Visio ist im Berufsalltag wertvoller als jedes der beiden Werkzeuge für sich allein. Access strukturiert und speichert Informationen effizient, Visio macht die dahinterliegenden Prozesse und Organisationsstrukturen sichtbar — wer beides beherrscht, kann Daten nicht nur verwalten, sondern auch kommunizieren. Das ist besonders in Schnittstellenrollen zwischen Fachabteilung und IT gefragt. Access deckt dabei ein breites Spektrum ab: von einfachen Kundenlisten über automatisierte Aktualisierungsabfragen bis hin zu gesicherten Unternehmens-Datenbanken mit Kennwortschutz und Makro-Steuerung. Die dreistufige Kursstruktur stellt sicher, dass Teilnehmer nicht mit dem Fortgeschrittenenstoff überfordert werden, sondern Vertrauen in die Werkzeuge aufbauen, bevor die Komplexität steigt. Das Wissen aus diesem Kurs ist direkt einsetzbar: Wer Access-Datenbanken im Unternehmen aufbaut oder pflegt, kann mit den Level-2- und Level-3-Inhalten typische Alltagsaufgaben — Datenpflege, Berichterstellung, Sicherheitskonfiguration — sofort übernehmen. Visio-Kenntnisse wiederum erleichtern die Kommunikation mit Kollegen, Führungskräften und IT-Abteilungen, weil Prozesse und Strukturen grafisch vermittelt werden können, ohne auf Textbeschreibungen allein angewiesen zu sein.