Excel & Microsoft Project: Tabellen & Projektplanung – Kurs

Dieser Kurs verbindet zwei Microsoft-Werkzeuge, die in der Praxis häufig gemeinsam eingesetzt werden: eine vollständige Excel-Ausbildung vom Einstieg bis zu fortgeschrittenen Analysefunktionen — und darüber hinaus Microsoft Project, die Standardsoftware für strukturierte Projektplanung, Ressourcensteuerung und Terminverwaltung in Unternehmen. Während Excel in nahezu jeder kaufmännischen und operativen Funktion unverzichtbar ist, ermöglicht Microsoft Project die strukturierte Verwaltung von Projekten mit Vorgängen, Abhängigkeiten, Ressourcen und Zeitplänen. Die Kombination beider Werkzeuge qualifiziert Sie sowohl für allgemeine Bürotätigkeiten als auch für operative Rollen in der Projektabwicklung.

Modul 1: Excel — Grundlagen bis fortgeschrittene Analysen Der Excel-Teil vermittelt das vollständige Spektrum der Tabellenkalkulation — von der Eingabe und Strukturierung von Daten über Formeln und Diagramme bis hin zu fortgeschrittenen Analyse- und Automatisierungswerkzeugen. Diese Grundlage ist sowohl für kaufmännische Tätigkeiten als auch für ergänzende Projektkosten- und Ressourcenanalysen relevant.

• Grundlagen der Tabellenbearbeitung: Zellbezüge, Datentypen, Tabellenstruktur und Navigation
• Zellformatierung: Zahlenformate, bedingte Formatierung, Ausrichtung und Zellschutz
• Formeln und Funktionen: mathematische, logische, Text- und Datumsfunktionen sicher anwenden
• Diagramme erstellen, formatieren und für Reports und Präsentationen anpassen
• Schnellanalyse, Tabellentools und professionelle Druckeinstellungen
• Datenanalyse mit Filtern, Sortierfunktionen und Datenbankfunktionen
• Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme für mehrdimensionale Auswertungen aufbauen
• Arbeitsmappen: Blattschutz, Verknüpfungen und Konsolidierung mehrerer Tabellen
• Fortgeschrittene Funktionen: SVERWEIS, INDEX/VERGLEICH, verschachtelte WENN-Funktionen
• Fortgeschrittene Analysen: Zielwertsuche, Solver und Was-wäre-wenn-Tabellen
• Grafiken und Objekte einfügen; Teamarbeit und gemeinsame Bearbeitung von Arbeitsmappen

Modul 2: Microsoft Project — Projektstruktur und Planung Microsoft Project ermöglicht es, Projekte von der Idee bis zum Abschluss strukturiert zu planen. Dieses Modul behandelt die grundlegende Arbeitsweise der Software: Projekte anlegen, Vorgänge strukturieren und einen realisierbaren Zeitplan aufstellen.

• Benutzeroberfläche von Microsoft Project: Ribbons, Ansichten und Hilfsmittelleiste kennenlernen
• Neues Projekt anlegen: Projektstart, Kalender und Grundeinstellungen festlegen
• Vorgangsliste erstellen: Aufgaben eingeben und hierarchisch nach PSP / WBS gliedern
• Dauern schätzen und eingeben: Arbeit, Dauer und abgeschlossene Prozente dokumentieren
• Vorgänge verknüpfen: Abhängigkeitstypen (Ende-Anfang, Anfang-Anfang und weitere) verstehen
• Meilensteine definieren und im Gantt-Diagramm visualisieren
• Kritischen Pfad berechnen und Pufferzeiten analysieren
• Projektkalender und Arbeitszeitprofile konfigurieren

Modul 3: Microsoft Project — Ressourcen und Kosten Projekte scheitern häufig nicht an der Planung der Aufgaben, sondern an der Ressourcen- und Kostensteuerung. Dieses Modul behandelt den Aufbau eines realistischen Ressourcenplans und die Erfassung von Projektkosten in Microsoft Project.

• Ressourcenarten: Arbeit, Material und Kosten — Unterschiede und typischer Einsatz
• Ressourcen einem Projekt hinzufügen: Kapazität, Stundensatz und Kalender festlegen
• Vorgänge Ressourcen zuweisen und Auslastungen prüfen
• Ressourcenüberlastungen erkennen und durch Kapazitätsausgleich beheben
• Kostenverfolgung: Projektbudget anlegen und Kostenentwicklung laufend beobachten
• Basisplan speichern als Vergleichsreferenz für die spätere Fortschrittsverfolgung

Modul 4: Microsoft Project — Fortschritt, Berichte und Kommunikation Ein Projektplan ist ein lebendes Dokument. Dieses Modul behandelt die laufende Pflege des Plans, die Erfassung von Fortschritten und die Erstellung von Berichten für Auftraggeber, Steuerungskreise und Teammitglieder.

• Fortschritt erfassen: Ist-Start, Ist-Abschluss und verbleibende Dauer aktualisieren
• Abweichungsanalyse: Plan vs. Ist in Zeitplan und Kosten visuell darstellen
• Ansichten nutzen: Gantt, Netzplan, Ressourcenblatt und Teamplaner im Vergleich
• Standardberichte und individuelle Berichte für unterschiedliche Zielgruppen erstellen
• Drucken und Exportieren: Berichte und Gantt-Diagramme für Projektmeetings aufbereiten
• Projektabschluss: Dokumentation, Archivierung und Auswertung von Lessons Learned

Typische Aufgaben und Übungsszenarien aus dem Kursprogramm sind zum Beispiel

• Erstellung einer Kostenübersicht in Excel für ein fiktives IT-Projekt mit Pivot-Auswertung
• Aufbau einer Budgetplanung mit Excel-Formeln, bedingter Formatierung und Diagrammen
• Anlegen eines vollständigen Projekts in Microsoft Project mit PSP-Struktur und Meilensteinen
• Verknüpfung von 15 Vorgängen mit gemischten Abhängigkeitstypen und Pufferanalyse
• Berechnung des kritischen Pfads und Identifikation von Pufferzeitenreserven
• Ressourcenzuweisung für ein Fünf-Personen-Projektteam mit anschließender Kapazitätsprüfung
• Behebung einer Ressourcenüberlastung durch manuelle Anpassung und automatischen Kapazitätsausgleich
• Speichern eines Basisplans und Erfassen von Fortschrittsdaten nach zwei Wochen
• Abweichungsanalyse: Zeitverzug und Kostenabweichung gegenüber dem Basisplan darstellen
• Erstellung eines Projektstatusberichts für einen Lenkungsausschuss mit Project-Standardberichten
• Export eines Gantt-Diagramms als PDF für die Verteilung im Projektmeeting
• Querauswertung: Projektkosten aus Microsoft Project in Excel analysieren und visualisieren

Der Kurs richtet sich an Personen, die kaufmännische Grundkompetenzen in Excel mit dem Einstieg in strukturiertes Projektmanagement mit Microsoft Project verbinden möchten.

• Sachbearbeiter:innen und kaufmännische Fachkräfte, die in Projektumgebungen eingesetzt werden
• Projektassistent:innen und Projektkoordinator:innen, die Planungswerkzeuge erlernen möchten
• Office Manager und Assistenzkräfte, die Projekttermine und Ressourcen koordinieren
• Buchhalter:innen und Controller:innen, die Projektkosten und -budgets verfolgen
• Personen, die in eine Projektmanagement-Rolle wechseln möchten

Der Kurs findet live im virtuellen Klassenzimmer statt. Instruktions- und Demonstrationsphasen wechseln sich mit betreuten Übungsaufgaben ab, bei denen sowohl Excel- als auch Project-Szenarien bearbeitet werden. Die Fallbeispiele greifen typische Projekte aus Büro-, IT- und Verwaltungsumgebungen auf. Teilnehmende können wahlweise von einem Schulungsrechner vor Ort oder aus dem Homeoffice teilnehmen.

Die Gesamtdauer ergibt sich aus dem Umfang beider Kursbestandteile und wird vom jeweiligen Anbieter festgelegt. Der Kurs findet überwiegend im Vollzeitformat statt.

Nach Abschluss erhalten Teilnehmende eine trägerinterne Teilnahmebescheinigung. Der Kurs bereitet inhaltlich auf die produktive Nutzung beider Microsoft-Werkzeuge vor; eine offizielle Microsoft-Prüfung für Project ist optional und wird separat abgelegt.

Microsoft Project ist in vielen mittelständischen und größeren Unternehmen das Standardwerkzeug für strukturierte Projektplanung — besonders in IT-, Bau- und Organisationsprojekten. Wer Project sicher bedienen kann, bringt in Projektassistenz- und Koordinationsrollen einen konkreten Mehrwert mit, der in Stellenanzeigen häufig explizit genannt wird. Die Kombination mit Excel ist dabei besonders praxisnah: In der täglichen Arbeit werden Projektbudgets oft in Excel analysiert, Statusberichte als Excel-Auswertungen aufbereitet und Ressourcenkosten zwischen beiden Programmen ausgetauscht. Wer beide Werkzeuge kennt, kann nahtlos zwischen ihnen wechseln und Aufgaben dort erledigen, wo das jeweilige Programm seine Stärken ausspielt. Darüber hinaus schafft dieser Kurs eine robuste Basis für den Einstieg in eine Projektmanagement-Karriere: Unabhängig davon, ob später eine formale PM-Zertifizierung (z. B. CAPM oder PRINCE2 Foundation) angestrebt wird, ist die sichere Bedienung des am häufigsten genutzten Microsoft-PM-Werkzeugs eine wichtige praktische Grundlage, die Arbeitgeber direkt in der täglichen Arbeit nutzen können — ohne Einarbeitungszeit für grundlegende Software.