Microsoft Access — Datenbanken, Formulare, Abfragen & Berichte

Microsoft Access ist das meistgenutzte Desktop-Datenbanksystem im Windows-Ökosystem und in zahllosen Unternehmen das Rückgrat für Datenverwaltung, Reporting und Prozessautomatisierung. Ob Kundenverwaltung, Lagerdaten, Projekttabellen oder interne Listen — Access ermöglicht es, strukturierte Daten übersichtlich zu speichern, abzufragen und in professionellen Berichten aufzubereiten. Dieser Kurs vermittelt alle wesentlichen Grundfunktionen von Access und führt Schritt für Schritt in fortgeschrittene Bereiche wie relationale Datenbankmodelle, komplexe Abfragen, benutzerdefinierte Formulare, Makroautomatisierung und Access Web Apps ein. Nach Abschluss beherrschen die Teilnehmenden Access in einem Umfang, der sie befähigt, eigenständig professionelle Datenbankprojekte zu realisieren und im betrieblichen Alltag produktiver zu arbeiten.

Der Kurs ist sequenziell aufgebaut und führt von der Datenbanktheorie über die praktische Erstellung von Tabellen, Abfragen und Formularen bis hin zu fortgeschrittenen Automatisierungsfunktionen. Alle Inhalte werden direkt in Access geübt, sodass die Teilnehmenden am Ende jedes Abschnitts ein funktionsfähiges Teilergebnis in Händen halten. Grundlagen und Tabellendesign: Dieser Block legt das Fundament. Sie lernen, was relationale Datenbanken sind, wie Access diese umsetzt und wie Sie Tabellen professionell strukturieren, damit Daten korrekt gespeichert und effizient abgefragt werden können.

• Datenbankkonzepte: Tabellen, Datensätze, Felder, Datentypen und Normalisierung
• Eine neue Datenbank anlegen und Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen
• Datentypen wählen: Text, Zahl, Datum/Uhrzeit, Ja/Nein, Anlage und AutoWert
• Primärschlüssel definieren und Eindeutigkeit sicherstellen
• Eingaberegeln, Standardwerte und Pflichtfelder für Datenqualität einrichten
• Daten importieren: aus Excel, CSV-Dateien und anderen Quellen in Access übernehmen

Relationale Datenbanken und Abfragen: In diesem Block wird das Herzstück relationaler Datenbankarbeit erarbeitet. Sie verknüpfen mehrere Tabellen miteinander und erstellen gezielte Abfragen, die exakt die Daten liefern, die für Analyse und Reporting benötigt werden.

• Beziehungen zwischen Tabellen: 1-zu-1, 1-zu-n und n-zu-m-Beziehungen
• Referenzielle Integrität und Löschweitergabe korrekt konfigurieren
• Auswahlabfragen in der Abfrageentwurfsansicht erstellen und filtern
• Berechnungsfelder und Aggregatfunktionen (Summe, Anzahl, Mittelwert) in Abfragen nutzen
• Parameterabfragen für dynamische Benutzerfilter einrichten
• Aktionsabfragen: Anfüge-, Aktualisierungs-, Lösch- und Tabellenerstellungsabfragen

Formulare und Berichte: Dieser Block dreht sich um die Benutzeroberfläche und die Ausgabe von Daten. Sie gestalten Formulare, die die Dateneingabe erleichtern und Fehler reduzieren, sowie Berichte, die Daten strukturiert und druckfertig aufbereiten.

• Formulare mit dem Formular-Assistenten und im Entwurfsmodus erstellen
• Steuerelemente einfügen: Textfelder, Kombinationsfelder, Listenfelder und Schaltflächen
• Unterformulare für verknüpfte Datensätze gestalten
• Berichte anlegen: Gruppierung, Sortierung und Teilergebnisse konfigurieren
• Berichtsheader, -footer und Seitenlayout für den Druck optimieren
• Berichte als PDF exportieren und in anderen Anwendungen verwenden

Praxis- und Erweiterungsblock Im Praxisblock werden Makros, Sicherheit und Web-Apps behandelt — Themen, die Access-Anwendungen robuster, benutzerfreundlicher und für Teams zugänglich machen. Alle Inhalte werden in realistischen Projektszenarien geübt.

• Makros erstellen: AutoExec, Schaltflächenmakros und Bedingungsmakros
• Makros in Formulare und Berichte einbinden für automatisierte Abläufe
• Sicherheitseinstellungen: vertrauenswürdige Speicherorte, Datenbankpasswörter und Benutzerberechtigungen
• Erweiterte Abfragen: Kreuztabellenabfragen und SQL-Ansicht für komplexe Szenarien
• Mehr über Tabellen: Tabellenverknüpfungen, externe Datenquellen und verknüpfte Tabellen
• Mehr über Formulare: Ereignisprozeduren auslösen und Formularverhalten steuern
• Mehr über Abfragen: Unterabfragen, Union-Abfragen und Pass-Through-Abfragen
• Access Web Apps: Datenbank im Browser bereitstellen und mit SharePoint verknüpfen
• Extras und Hilfsmittel: Datenbankdokumenter, Leistungsanalyse und Compact & Repair
• Import und Export: Datenaustausch mit Excel, Outlook und externen Datenbanken
• Abschlussprojekt: eine vollständige kleine Datenbank von der Anforderungsanalyse bis zum fertigen Bericht
• Individuelle Lernplan-Anpassung auf Basis des Eingangsgesprächs und persönlicher Vorkenntnisse

Nach Abschluss aller Kurseinheiten sind die Teilnehmenden in der Lage, eigenständig professionelle Access-Datenbanklösungen für betriebliche Anwendungsfälle zu entwickeln, zu pflegen und bei Bedarf als webbasierte Apps bereitzustellen.

Der Kurs richtet sich an alle, die in ihrem Berufsalltag mit strukturierten Daten arbeiten und dafür ein leistungsfähiges Desktop-Datenbanksystem nutzen möchten.

• Kaufmännische Fachkräfte und Sachbearbeiterinnen, die Excel-Listen durch eine echte Datenbank ersetzen wollen
• IT-Sachbearbeiter und Anwendungsbetreuer, die Access-Datenbanken in Unternehmen administrieren
• Quereinsteiger, die Datenbankwissen für neue Aufgaben im Büroumfeld aufbauen möchten
• Mitarbeitende, die Access-Datenbanken erweitern oder pflegen sollen, aber bisher wenig Erfahrung haben
• Personen, die eine systematische Grundlage in Datenbankarbeit für Bewerbungszwecke aufbauen möchten

Die Weiterbildung wird im Combined-Learning-Format durchgeführt, das Präsenz- und Online-Phasen verbindet; reine Online-Seminar-Varianten sind ebenfalls möglich. Der Unterricht ist stark praxisorientiert: Alle Inhalte werden direkt in Microsoft Access geübt, und die Teilnehmenden arbeiten an einer wachsenden Beispieldatenbank, die im Laufe des Kurses schrittweise ausgebaut wird. Inklusive sind offizielle Schulungsunterlagen und Zugang zu einer virtuellen Übungsumgebung.

Die Maßnahme dauert im Vollzeitformat üblicherweise mehr als eine Woche bis zu einem Monat; Teilzeitvarianten können bis zu drei Monate umfassen. Umfang und Tempo richten sich nach den Vorkenntnissen der Teilnehmenden und werden im Erstgespräch festgelegt. Grundlagen- und Fortgeschritteneninhalte können je nach Wissenstand unterschiedlich gewichtet werden.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein Lehrgangszertifikat des Bildungsträgers sowie das international anerkannte Herstellerzertifikat von New Horizons. Das Zertifikat bestätigt die erworbenen Kenntnisse in Microsoft Access und ist bei Bewerbungen in kaufmännischen und IT-nahen Berufsfeldern ein anerkannter Kompetenznachweis.

In Unternehmen aller Branchen werden täglich Daten in Access verwaltet — Kundenlisten, Lagerbestände, Projekttabellen, Auftragsdaten. Wer Access professionell beherrscht, kann diese Daten nicht nur ablesen, sondern strukturieren, bereinigen, automatisiert verarbeiten und in Berichten aufbereiten. Diese Kompetenz spart dem Unternehmen Zeit und dem Mitarbeitenden schafft sie Sichtbarkeit als jemand, der Datenbankprobleme eigenständig lösen kann. Der Schritt von einfachen Excel-Tabellen zu einer relationalen Access-Datenbank ist für viele Unternehmen ein spürbarer Qualitätssprung in der Datenverwaltung. Wer diesen Schritt begleiten kann — sowohl konzeptionell als auch technisch —, ist für viele IT-nahe und kaufmännische Positionen deutlich attraktiver als Kandidaten ohne diese Fähigkeit. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen, wo kein dediziertes Datenbankteam existiert, sind Access-Kenntnisse häufig ein direktes Differenzierungsmerkmal. Bei Vorliegen eines Bildungsgutscheins der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters kann die Maßnahme bei AZAV-zertifizierten Bildungsträgern in der Regel vollständig gefördert werden. Auch das Qualifizierungschancengesetz für Beschäftigte und Leistungen zur beruflichen Rehabilitation kommen als Förderwege in Betracht. Das individuelle Erstgespräch klärt die konkrete Fördersituation und unterstützt bei der Beantragung des Bildungsgutscheins.