Microsoft OneNote with Microsoft Visio Professional

Dieser Kurs bringt zwei unterschiedliche Seiten der visuellen Wissensarbeit zusammen: Microsoft OneNote als digitales Notizsystem für die schnelle, flexible Erfassung von Informationen, und Microsoft Visio Professional als Werkzeug für die präzise grafische Darstellung von Prozessen, Organisationsstrukturen, Netzwerktopologien und technischen Abläufen. Wer beide Programme beherrscht, kann Informationen nicht nur festhalten, sondern sie in strukturierte, kommunikationsfähige Diagramme überführen — eine Kombination, die in Büroumgebungen, Qualitätsmanagement, IT-Planung und Prozessoptimierung stark nachgefragt wird. Dieser Kurs ist für Personen gedacht, die in ihrem Berufsalltag sowohl dokumentieren als auch visualisieren und diese Tätigkeiten mit professionellen Microsoft-Werkzeugen effizient erledigen möchten.

Modul 1 — Microsoft OneNote: Vom Notizbuch zur strukturierten Wissensablage Dieses erste Modul behandelt OneNote als eigenständiges Werkzeug, bevor es im Praxisteil mit Visio kombiniert wird. Der Fokus liegt auf der strukturierten Organisation von Informationen, die im beruflichen Alltag anfallen: Besprechungsnotizen, Checklisten, Rechercheergebnisse, eingebettete Dateien. Teilnehmende lernen, ihre Notizbücher so zu strukturieren, dass sie auch bei wachsendem Umfang übersichtlich bleiben.

• Notizbücher erstellen und zwischen lokaler und Cloud-Speicherung wählen
• Abschnitte und Seitengruppen für Projekte, Kunden oder Zeiträume anlegen
• Tags für Aufgaben, Fragen, wichtige Markierungen effizient einsetzen
• Texte, Bilder, Tabellen und eingebettete Dateien kombinieren
• Volltext-Suchfunktion und Seitennavigation für schnelles Wiederfinden nutzen
• Notizbuch-Inhalte mit Kolleginnen und Kollegen teilen und Rechte verwalten

Modul 2 — Microsoft Visio Professional: Diagramme erstellen und professionell gestalten Visio Professional bietet deutlich mehr als eine einfache Zeichensoftware. Dieser Block führt in die Welt der standardisierten Diagrammerstellung ein. Teilnehmende lernen, die Programmoberfläche zu navigieren, Schablonen zu laden und erste Diagramme zu erstellen — von einfachen Flussdiagrammen bis zu Organigrammen. Der Unterschied zwischen verschiedenen Verbindungstypen, Formen und Ausrichtungsoptionen wird direkt am Programm erarbeitet.

• Visio-Oberfläche erkunden: Zeichenfläche, Schablonen-Panel, Shape-Bibliotheken
• Neue Zeichnung anlegen und Seitenformat konfigurieren
• Formen aus Schablonen auf die Zeichenfläche ziehen und positionieren
• Verbindungslinien manuell zeichnen und automatisch verbinden
• Text in Formen einpflegen und Formatierung anpassen
• Ausrichtungswerkzeuge, Rastergitter und Führungslinien nutzen

Modul 3 — Prozesse, Organigramme und technische Diagramme mit Visio Im dritten Block werden spezifische Diagrammtypen vertieft, die in professionellen Umgebungen häufig benötigt werden: Prozessflussdiagramme nach BPMN, Organigramme für Unternehmensbereiche und Netzwerkpläne für IT-Infrastrukturdarstellungen. Jeder Diagrammtyp wird anhand realistischer Beispiele erarbeitet.

• Flussdiagramme nach DIN 66001 und BPMN-Grundnotation erstellen
• Entscheidungsknoten, parallele Prozesse und Fehlerpfade modellieren
• Organigramm manuell aufbauen und mit Daten aus Excel befüllen
• Netzwerkdiagramm mit IP-Adressen und Netzwerksegmenten annotieren
• Visio-eigene Schablonen für Netzwerk, Server und IT-Infrastruktur laden
• Seitenübergreifende Hyperlinks für komplexe mehrseitige Diagramme nutzen

Modul 4 — Datengrafiken, Themes und Export Visio Professional erlaubt es, Formen mit externen Daten zu verbinden und diese Daten direkt in der Grafik anzuzeigen — sogenannte Data Graphics. Dieser Block zeigt, wie Diagramme nicht nur optisch professionell gestaltet, sondern auch mit aussagekräftigen Informationen angereichert werden. Zusätzlich werden Export- und Einbettungsoptionen behandelt.

• Shapedaten definieren: benutzerdefinierte Felder und Datenzuordnungen
• Data Graphics einrichten: Fortschrittsbalken, Farbskalen, Textfelder direkt in Formen
• Diagramm-Themes anwenden und anpassen
• Zeichnung als PDF, PNG oder SVG exportieren
• Visio-Diagramm in Word- und PowerPoint-Präsentationen einbetten
• Visio-Datei in OneNote als Anhang verankern und dort kommentieren

Praxisblock — Kombiniertes Arbeiten mit OneNote und Visio Der Praxisteil schließt beide Programme zusammen. Teilnehmende dokumentieren ein fiktives internes Optimierungsprojekt: Sie protokollieren Besprechungen und Anforderungen in OneNote, entwickeln daraus Prozessdiagramme in Visio, exportieren diese und verknüpfen sie zurück in ihrem OneNote-Projektnotizbuch.

• Kick-off-Notizen in OneNote strukturieren und Anforderungsliste anlegen
• Aus Anforderungsliste einen ersten Prozessablauf in Visio skizzieren
• Prozessdiagramm schrittweise verfeinern: Entscheidungsknoten ergänzen
• Organigramm des Projektteams in Visio erstellen
• Netzwerkdiagramm für die technische Infrastruktur des Projekts zeichnen
• Alle Visio-Diagramme als PDF exportieren
• PDFs als Anhang in das OneNote-Notizbuch einbetten
• Kommentare und Querverweise in OneNote zu den Visio-Diagrammen ergänzen
• Projektfortschritt in OneNote durch Checkbox-Tags verfolgen
• Abschlusspräsentation aus OneNote-Notizen und Visio-Exporten zusammenstellen
• Diagramme durch Data-Graphics-Elemente mit Statusfarben anreichern
• Gesamtes Projektnotizbuch für das Team freigeben

Die Übungsszenarien sind so gewählt, dass sie typische Arbeitssituationen aus Büro, IT-Abteilung und Qualitätsmanagement widerspiegeln. Teilnehmende verlassen den Kurs mit einem Portfolio an Beispieldokumenten, das ihre neu erworbenen Fähigkeiten konkret belegt.

Dieser Kurs richtet sich an Bürofachkräfte, Prozessverantwortliche und IT-Anwenderinnen und -Anwender, die ihren Werkzeugkasten für visuelle Kommunikation erweitern möchten. Grundlegende Office-Kenntnisse sind ausreichend; Kenntnisse in Visio oder in Diagrammerstellung sind nicht erforderlich.

• Büroangestellte mit IT-Kenntnissen, die Prozesse visualisieren wollen
• IT-Trainerinnen und Trainer, die Schulungsunterlagen mit Diagrammen anreichern
• Prozessverantwortliche aus Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung
• Projektmitarbeitende, die Strukturpläne und Organigramme selbst erstellen wollen
• Personen, die einen ersten strukturierten Einstieg in Visio suchen

Der Kurs verbindet Demonstrationseinheiten, in denen Dozierende Programmfunktionen live vorführen, mit unmittelbaren Übungsphasen, in denen Teilnehmende eigene Diagramme und Notizbücher erstellen. Das Format ermöglicht es, Unsicherheiten und Fehler direkt im Live-Setting zu klären. Teilnehmende können von zu Hause aus teilnehmen; alternativ steht ein PC-Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen im Schulungscenter zur Verfügung.

Der Kurs ist modular aufgebaut und lässt sich in Vollzeit oder Teilzeit absolvieren. Die Gesamtdauer hängt von den gewählten Modulen ab. Ein vollständiger Durchlauf beider Programmbereiche ist typischerweise auf mehrere Wochen ausgelegt.

Teilnehmende erhalten nach Kursabschluss ein trägerinternes Lehrgangszertifikat. Für beide abgedeckten Programme — OneNote und Visio Professional — können gesonderte Microsoft-Herstellerprüfungen abgelegt werden; diese werden über akkreditierte Testcenter organisiert und sind optionaler Bestandteil des Kursangebots.

Die Kombination aus Notizmanagement und Diagrammerstellung deckt einen Bedarf ab, der in vielen Büroumgebungen unterschätzt wird: Informationen sammeln und sofort in kommunikationsfähige visuelle Form bringen. Wer in Besprechungen Anforderungen notiert und diese anschließend als sauberes Prozessdiagramm aufbereiten kann, erspart Teams redundante Abstimmungsrunden und schafft Dokumentationsqualität, die auch bei Mitarbeiterwechseln Bestand hat. Visio Professional ist eine der präzisesten und am weitesten verbreiteten Diagrammlösungen im Microsoft-Ökosystem. Wer Visio beherrscht, kann Organisationsstrukturen, IT-Infrastrukturpläne, Qualitäts-Prozessdokumentationen und Projektstrukturpläne erstellen, die den formalen Anforderungen von ISO-Zertifizierungen, internen Audits und Managementpräsentationen standhalten. Diese Kompetenz hebt Fachkräfte in zahllosen Berufsfeldern deutlich hervor. Die Verknüpfung von Visio-Diagrammen mit OneNote schließt eine Lücke, die oft entsteht, wenn visuelle Planung und textbasierte Dokumentation getrennt voneinander laufen. Teilnehmende dieser Weiterbildung lernen, beides als System zu denken — und schaffen damit eine Grundlage für professionelle, langlebige Projektdokumentation.